コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

業務効率化の方法とは?①

第89回 21年05月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社では業務効率化で困っていることは無いでしょうか?業務効率化が進めばコスト削減につながるなど多くのメリットが考えられます。ここでは業務効率化の意味をもう一度確認し、業務効率化の進め方や効率的な方法について考えていきましょう。

 

業務効率化ってどういうこと?

業務効率化とは業務における「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、より一層効率よく業務を行うための取り組みです。

業務効率化の具体的なポイントとしては、ムラやムダがある部分を明確にし、まとめられる業務はまとめること、業務をマニュアル化しクオリティを担保すること、業務を自動化しITツールを導入することなど、さまざまな取り組み方法があります。加えて、業務内容だけでなく、従業員と業務環境の相性などを考慮することも必要です。

業務効率化における注意点としては、合わないやり方で進めると逆に手間やコストが増えてしまうこと、効率化にこだわり過ぎる余りミスやクレームの増加につながることなどがあります。

業務効率化の方法はいくつかあります。自社にあった方法を見つけ、積極的に取り入れていく姿勢が大切です。

 

業務効率化と生産性向上の違いって何?

労働者数や労働時間などを「投資」、売り上げや利益、生産量などを「成果」とすると、生産性は「成果÷投資」で表されます。投資を最小限に抑え、成果を最大化することができれば生産性は上がりますが、この活動のことを生産性向上と呼びます。

労働人口の減少が深刻な日本では、いかに最小限の人員で最大限の成果を生み出すかは大きな課題です。また日本の1人当たりの労働生産性は世界的に低いレベルにあり、企業がグローバル化を進めるうえで生産性向上は必要不可欠なこととなっています。

一方、業務効率化とは生産性向上の一つの手段であり、同じ業務を短時間・低費用で達成できるように改革することを示します。つまり生産性を表す「成果÷投資」の「投資」をいかに低く抑えるかということになります。

 

業務効率化はなぜ必要なの?

業務のムダは見えにくいものですが、行程の中でムダが生じると時間や人的資源を有効に使うことができず、コストや人件費を過剰に費やしてしまうことになります。とりわけ、今は労働力不足と言われており、一人一人が効率よく仕事することが求められている時代です。

このような状況で業務効率化が図られるなら、従業員のモチベーションは上がり、生産性の向上につながります。その結果、企業としても余計な人件費の支払いを避けることができます。また、歩合制なら従業員は短い時間で多くの対価が得られるため、労働時間の短縮にもつながります。

働くことに満足感が得られればライフワークバランスが向上し、離職率を下げることもできます。正しい業務効率化が行われるなら、従業員にも企業にも多くのメリットが生まれるということです。

 

業務効率化ってどうやって進めたらいいの?

業務効率化の手順としては①現状の業務内容を把握する②課題・問題点を洗い出す③スケジュールを立て業務改善策を考える④業務改善策を実施する⑤効果検証を行い、改善のPDCAサイクルを回す、となります。

現状の業務内容の把握では、何にムダがあるかという観点で、業務に関わる時間、業務内容、人員の数等を可視化していきます。

課題・問題点の洗い出しでは、残業が多く発生しているなら、それを少なくするために業務量を調整できないか、業務に関しては部署毎に適切な業務がなされているか、重複した業務が無いか、ミスを最小限にするために何ができるか、などを洗い出します。

業務改善策を考える段階では、例えば人員に関しては、一つの業務に関しての最適な人数、過剰な人員の再配置等を考え改善策を立案します。

業務改善策の実施では、もし機械やロボットでできる分野があれば、それに移行することはできないか考えます。

業務効率化は効率化しやすい単純な分野から調整していきます。マニュアルの作成をしたり、会議時間を短縮したり、ペーパーレス化したりすることから始めると進めやすいです。

 

データベースソフトを導入するとなぜ業務効率化できるの?

データベースとはさまざまなデータを集めて整理したものです。データベースシステムとはデータベースを管理・分析するためのシステムで、それを可能にするのがデータベースソフトになります。

企業においては一つの部署内にとどまらず、たくさんのデータが蓄積されています。この膨大なデータは適切の管理されなければ、利用したい時に探し出せないなど非常に非効率な状態を招きます。

そのような事態から脱却するにはデータベースソフトの活用が必要となります。データベースソフトで膨大な量のデータが適切に管理されれば、業務は効率化し、属人性の排除にもつながります。

データベースソフトでは複数人が同時にアクセスし編集することが可能となります。業務が効率よく行えるだけでなく、常に最新のデータが保存できます。

自動バックアップ機能を使えば定期的なバックアップが可能となります。手動で保存やコピーをする必要がなくなり、業務は効率化しコスト削減にもつながります。

 

業務効率化の方法について①

生産性向上とは、投資を最小限に抑え、成果を最大化する活動のことを言います。業務効率化は生産性向上の一つの手段で、「ムリ・ムダ・ムラ」を排除し、より一層効率よく業務を行うための取り組みのことになります。
業務効率化が必要なのは、一人一人の生産性が向上し、その結果、従業員のモチベーション向上や離職率の低下にもつながるからです。業務効率化を進めるには、業務の可視化、マニュアルの構築、会議の短縮、ペーパーレス化などが必要になってきます。業務効率化を図るにはデータベースソフトの導入など、便利なツールの活用も必要です。
まずは日々やっている業務を徹底的に洗い出し、可視化することから始め、必要に応じてツールの活用を考えてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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