コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

Webメールのメリットってなに?

第119回 21年12月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんは普段どのようなタイプのメールを利用されているでしょうか?今やメールは誰もが使うツールの一つになっていますが、使っているメールの正体まで分かっている方もおられるのではないでしょうか?ここではさまざまなメリットのあるWebメールを取り上げてみましょう。

 

リモートワークにはWebメールがおすすめって本当?

リモートワークにはWebメールがおすすめされる理由は、インターネットにつながる環境であればどの端末からでも利用できるという特徴を持っているからです。

Webメールとよく比較されるものにメールソフトがあります。これはメールソフトをインストールした端末(主にPC)でのみ扱えるものなので、メールを確認するにはその端末が必要になります。

一方、Webメールはそうしたソフトのインストールが不要なため、スマートフォンや自宅のPCはもちろんのこと、外出先のネットカフェやホテルで借りたPCなどでもメールの確認・作成が可能です。

自宅でリモートワーク環境を構築できているならば、自然とWebメールの使用環境も整っていることになるので問題になりません。そうしたことから、リモートワークで利用するメールとしてはWebメールがおすすめです。

 

Webメールはネット環境があれば使えるって本当?その理由は?

Webメールはネット環境があればどこでも使えるサービスです。使用する際は基本的にWebブラウザを用い、各サイトに自分のアカウントでログインするだけで操作ができるようになっています。

メールデータはそれぞれの端末の中ではなくインターネット上に保存されているので、利用する端末がスマートフォンでもPCでも、全く同じメールデータにアクセスできます。

インターネットにつながりさえすればよいので、会社でも自宅でも、あるいは街中でも問題無く利用できます。また利用する端末も自分専用のスマートフォンやPCである必要はなく、ネットカフェのPCや誰かから貸してもらったスマートフォンやタブレットなどでもアクセスが可能です。

 

WebメールはPCの容量を心配しなくていいって本当?その理由は?

Webメールにはパソコンの容量を心配しなくていいというメリットがあります。これはWebメールがかつてのメールソフトとは違い、メールに関するデータをクラウド上に保存しているからです。

メールソフトの場合はメールデータを各自の端末(パソコン)に保存していたため、ストレージ(HDDやSSDなど)の容量を使っていました。

これにはメールそのもののデータはもちろん、それに添付された各種ファイルも保存されます。またメールソフト自体もインストールにある程度の空き容量を必要としています。

それらによってパソコンの容量を使ってしまうのがメールソフトのデメリットの一つとされていましたが、webメールはそうしたデータをクラウド上(インターネット上)で保存・処理するので、パソコンの容量は気にする必要はありません。

 

WebメールはPC買い換え時にも設定が不要って本当?その理由は?

Webメールはパソコンの買い換え時にも設定が不要という特徴があります。一昔前まで、パソコンでメールを利用する際は、メールソフトをそれぞれの端末にインストールするのが一般的でした。

それにより各端末でメールの送受信が行えるようになっていたのですが、これではパソコンを買い替えた時にメールソフトの設定も白紙になるため、その都度インストールや設定をやり直す必要がありました。

一方、メールアカウントのアドレスやパスワードさえ分かっていれば、どの場所、どの端末からでも利用可能であるのがWebメールの特徴です。

そのためパソコンを買い替えた場合でも、新しいパソコンにインストールされているインターネットブラウザを使えばすぐにWebメールの利用が可能となり、再インストールや再設定の手間はいりません。

 

Webメールには誤送信防止機能があるって本当?どういう機能?

皆さんはスマートフォンのメールで宛先を間違って送信したことは無いでしょうか?親しい間柄なら連絡して誤れば済みますが、これが業務上のメールの誤送信だと話は違ってきます。

そもそも誤送信する原因は宛先の間違い、メール内容のミス、セキュリティポリシーの違反の3つがあります。これらが原因で誤送信した場合、個人情報の漏洩、機密情報の漏洩などで多額の損害賠償に至ることもあります。そこでwebメールにおいて、メールの誤送信を極力減らすという機能が誤送信防止機能です。

誤送信防止機能には、メールを送信する前に誤りがないかどうかをチェックするチェックボックス機能、社内外を分けた確認画面の表示・社外アドレスをハイライト表示する注意喚起機能、初めて利用する送信先アドレスの注意喚起機能、指定アドレス以外のアドレスへの送信を制限する機能などがあります。

これらの機能を利用すれば100%人的なミスが無くせるというものではありませんが、誤送信を減らすことには役立ちます。

 

Webメールのメリットについて

Webメールは、インターネット環境であればどの端末からでも利用できるという特徴を持っています。環境が整っているテレワークであればwebメールはおすすめだと言えます。
WebメールはWebブラウザを用い、サイトにログインするだけで操作ができます。インターネットにつながりさえすればよいので、場所は問いません。また利用する端末もネットカフェのPCや他人のタブレットなどでも大丈夫です。
メールソフトのようにインストールの必要が無いため、パソコンを買い替えてもすぐに使えます。しかもメールの容量などを心配する必要もありません。どのメールでも誤送信の可能性はありますが、Webメールには誤送信防止機能があるので心配も減ります。
このようなメリットの多いWebメールを通信手段としてお使い下さい。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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