コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアを導入することによるメリットとは?

第01回 19年12月更新

鈴与シンワート企画部A氏

グループウェアを導入すればどのようなメリットがあるのかご存知でしょうか?
ここではグループウェア導入により、スケジュール管理や情報共有、タスク管理、コミュニケーション、ペーパーレス化、業務時間短縮がどうなるのかという点で考えてみましょう。

グループウェアによるスケジュール管理や情報共有のメリットとは?

グループウェアを導入する上でのメリットについては、業務が効率的になる、コミュニケーションが円滑になる、広く情報共有を図ることができる、などさまざまな点をあげることができます。

特に情報共有に関しては、社内の情報そのものを共有するということと、社員が個別に持つ情報を共有するという二つの側面があります。

前者については、例えば事務的な連絡事項の共有の他、会議資料の事前共有、議事録の共有などがあげられます。連絡漏れや資料の配布漏れを防ぐことができ、会議に参加できなかった方も会議内容を把握することができます。

後者について、個人が持つ情報を広い意味で捉えるのであれば、各個人が現在抱えているタスク、進捗状況、スケジュールなどの情報をあげることができます。例えばスケジュールを共有することで、いつ、どれぐらい忙しいかを把握することができ、仕事の割り振りを判断する材料の一つになります。

グループウェアによるタスク管理におけるメリットとは?

タスク管理とは、複数の仕事の量やスケジュールを適切に調整することで、仕事がスムーズに進むように管理することを指します。

このタスク管理を行うことで、複数あるタスクを整理して管理することで仕事を段取りよく進められる、別な仕事が突然入った時でもすぐに対応できる、はっきりした目的意識をもって仕事に取り組める、などのメリットがあります。

タスク管理をすることで、仕事の優先順位が明確になり、納期に遅れるなどのリスクを回避することができます。仕事がよりスムーズに進められるようになると、より多くの仕事も受注できるほか、ステップアップも視野に入れたスケジュール管理ができるようになります。

このタスク管理をグループウェアの利用で行えば組織の問題点が見えやすくなり、お互いの役割を再認識し、チームとしての目標意識を高めることもできます。

グループウェアによるコミュニケーション上のメリットとは?

一般に組織は大きくなればなるほどコミュニケーションをとるのが難しくなりがちです。多人数になると従来のやり方では、迅速かつ的確なホウ・レン・ソウ(報告・連絡・相談)はしにくいからです。

しかし、グループウェアを備えることでそれらの課題は解決され、社内でのコミュニケーションが円滑になります。

グループウェアの中にはその性質上、社員や新卒内定者など普段同じ職場にいない社員とのコミュニケーションを可能にするものがあります。

グループウェアがあれば職制や部署などの垣根を取り払ったコミュニケーションがとれ、チームワークが上手く機能することで業務の活性化に大きく貢献します。

グループウェアによるペーパーレス化というメリットとは?

業務の効率化を目的とするグループウェア導入では、オフィス内でのペーパーレス化が図れるという効果があります。

例えば、会議や打ち合わせの資料は、従来は紙に印刷したものを配布していました。しかしグループウェアのファイル共有機能を活用すれば、一連の資料を電子化したうえで共有することが可能になります。

他にも、稟議決裁や経費申請、勤怠申請などを、グループウェアに備わるワークフロー機能に乗せることで、これらの業務のペーパーレス化も実現できます。

ペーパーレス化によって一連の書類はグループウェアのデータベース上に保管されるため、紙の資料を保管するために要していたファイルや保管スペースの節減や、管理業務にかける人的コストの縮減といったメリットが大いに期待できます。

グループウェアによる業務時間短縮のメリットとは?

グループウェアを導入すると、メンバー間の業務連絡が効率よく行えます。チャット機能を使うことにより、従来メールや電話にかかっていた手間を省くことができるためです。

また、未読確認も行えるため、相手がメールを見ておらず、業務が滞る事態も減らすことができます。

資料共有のための手間も省けます。掲示板機能によりネットワーク上でのファイルの一斉共有が可能なためです。

従来、紙やメールで送っていた資料も掲示板でファイル共有することにより、送付の手間や検索の手間を削減できるようになります。

社内の申請業務の手間の改善も図れます。ワークフロー機能を使うことで、申請業務がネットワーク上で完結できるためです。これにより、わざわざ上司のもとに足を運ばなくてもよくなり、外出等で不在の場合もネットワーク上で確認が行えるため、余計な手間がなくなります。

会議についてもグループウェアによってはインターネットを介したビデオ会議が行え、いちいち会議室に集まらなくても、また遠方へ出張しなくても会議が行えます。これにより会議にかける時間の短縮が見込めるとともに、コスト削減にもつながります。

グループウェアを導入することによるメリットについて

情報共有がスムーズになれば会議資料などの社内情報の共有ができます。個々のスケジュールを管理することで、仕事の割り振りに役立てることができます。また納期遅延などのリスクが回避できるタスク管理を行うこともできます。コミュニケーションではホウ・レン・ソウが大事だと言われます。
グループウェアでは普段つながりのない部署の方ともコミュニケーションが取れます。会議などの資料は電子化されるため、これまでのような紙の資料が減りペーパーレス化につながります。チャット機能で連絡の手間が省け、ワークフロー機能で申請業務の改善につながります。たくさんのメリットがありますが、皆さんの組織ではどの点に魅力が感じられるでしょうか?一番改善したい点から始めて業務の効率化、コスト削減につなげてみましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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