コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローシステムとグループウェアの連携によってできることとは?

第02回 19年12月更新

鈴与シンワート企画部A氏

ワークフローシステムやグループウェアは導入していますか?
それらのメリットをご存知でない方も少なくないと思われますので、ここではワークフローシステムとグループウェアの特徴や機能、両者の違い、さらには両方の導入や連携でできることを考えてみましょう。

ワークフローシステムの特徴と機能とは?

ワークフローシステムとは、電子化された申請書を決められたフローに沿って流し、円滑に決裁処理を行うシステムのことです。

文書の直接のやり取りはなく、オンライン上でのデータ処理ですべてが完結します。そのため申請・決裁業務の効率があがり、ミスの防止にもつながります。

主な機能には、まずワークフローシステムで使用する申請書のフォーマットを作成する電子申請書の作成機能があります。また申請から承認に至るまでの細かなフローを設定できる申請・承認フローの設定機能もあります。

他にも、申請書の承認・差し戻し・却下機能、申請書が簡単に検索できる申請書の検索機能、自動メールが送信され申請者が承認に気付ける通知機能なども備わっています。

グループウェアの特徴と機能とは?

グループウェアとは、ネットワークを利用することにより情報共有やコミュニケーションを行い、業務効率を上げようというツールのことです。

ソフトウェアとしてさまざまなグループウェアが出ており、含まれている機能や使い勝手も異なります。うまく使いこなせば、社内においてのコミュニケーションが円滑になるなど、たくさんのメリットがあります。

代表的な機能には電子メール機能があります。また組織内でのコミュニケーションを円滑にする掲示板機能が備わっているソフトもあります。

日常的に取り扱うたくさんのドキュメントを集約し共有できるファイル共有機能もあります。他にも、個人やメンバーのスケジュールの管理機能、会議室などの施設予約機能、ペーパーレス化にも役立つワークフロー機能など、たくさんの機能が入ったグループウェアがあります。

ワークフローシステムとグループウェアの違いとは?

ワークフローシステムとグループウェアの違いをご存じでない方が非常にたくさんいます。

ワークフローとは申請業務の効率化と社内統制の強化を目的に作られたツールです。各種申請書類の申請から承認・決裁に至る業務の効率化を図る仕組みで、そのツールとしてワークフローシステムがあります。

このシステムでは申請から決裁に至るまでの業務を自動化し、電子化されています。そのため申請者や承認・決済を行う者は各自に端末から業務が行えます。申請書類のステータスが随時確認でき、業務が停滞することは少なくなります。また書類が改ざんされるという心配もなくなります。

グループウェアは組織内での情報共有を目的に開発されたツールで、電子メール機能、電子掲示板機能、スケジュール管理機能、ファイル共有機能、電子会議室機能など、さまざまな機能が入っています。

例えば、電子メール機能や電子掲示板機能を使えばコミュニケーションが円滑になり、連絡事項の徹底も行うことができます。また電子会議室機能を使えば遠方との会議が可能となります。

ワークフローシステムとグループウェアを導入することでできることとは?

ワークフローシステムは簡単に言うと「業務をつなぐツール」です。従来から使っていた申請文書などを電子化し、合理化されたワークフローに従って自動的に流します。申請や承認の業務だけでなく、申請文書の保管や破棄までの業務をつないでくれるのがワークフローシステムです。

一方グループウェアは簡単に言うと「社員同士をつなぐツール」です。備わっている機能を使うことで情報を共有できるだけでなく、社内のコミュニケーションも円滑になります。

さてこれらのグループウェアとワークフローシステムの両方を導入した場合、何ができるのでしょうか。考えられることは、コミュニケーションが円滑になったうえに、業務の流れもスムーズになるということです。

要するにグループウェアとワークフローシステムの相乗効果により、さらなる業務効率化ができるということです。

ワークフローシステムとグループウェアの連携によってできることとは?

多くの企業でグループウェアやワークフローシステムを導入しています。これらは単独で使ってもそれなりの効果はありますが、連携することでどのようなことができるのでしょうか。すぐにできるのはワークフローシステムとグループウェアのログインを共通化することです。

これによりシングルサインオンを実現したり、グループウェアのポータル画面にワークフローの画面を表示したりすることもできます。

一つの画面でワークフローに進んでいければ、例えば決裁依頼事項一覧などの画面を表示し、承認待ち案件の内容や進捗状況を把握することができます。

さらに案件の画面を承認者がクリックすれば、その申請文書が表示され、その場で承認または否認の決裁ができます。

ワークフローシステムとグループウェアの連携によってできること

ワークフローシステムは「業務をつなぐツール」です。申請業務においてスムーズに決裁処理を行うシステムで、業務の停滞が防げ、進捗状況も把握できます。一方グループウェアは「社員同士をつなぐツール」で、情報共有やコミュニケーションの円滑化により、業務効率があがります。ワークフローシステムとグループウェアの両方を導入すれば、コミュニケーションが円滑になり、業務の流れもスムーズになります。相乗効果により業務効率化が期待できるのです。またこれらの連携により、グループウェアのポータル画面上でワークフローシステムの画面を表示し、申請業務の決裁を行ったり、進捗状況を把握したりすることができます。業務の効率化を考えておられる方は、どちらか一つのシステムの導入から始め、徐々に適用範囲を広げていってはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。