コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローシステムとは何?導入によるメリット・デメリットとは?

第03回 19年12月更新

鈴与シンワート企画部A氏

ワークフローシステムは導入されたでしょうか?まだ導入されていないのなら、ワークフローとは何なのかから勉強しましょう。そしてワークフローシステムのメリット・デメリット、導入までの流れ、導入する際の注意点なども調べてみましょう。

ワークフローとは?

組織の中ではさまざまな文書が流通します。例えばある部署で文房具が不足した場合、購入する必要があります。ところが大きな組織になると一つの文房具を買うのにも、それ相応の手続きが必要になります。

担当者は購入申請の書類を作成し、その上司に承認依頼します。上司の承認が取れたら、その書類は決裁を行う方の所に回されます。決済者が印鑑を押して初めて文房具は発注担当の部署から注文されます。

このようにそれぞれの業務には決まった流れがあります。この業務の流れ、あるいはそれを図式化したものをワークフローと呼んでいます。ワークフローは組織内で複数の方が関与し、ある決まった流れが存在するという特徴があります。

ワークフローでは、関係する方の業務内容をはっきりさせ、流れを明確にする必要があります。そうすることで作業の単純なミスや滞留は無くなり、業務の効率化が図れるのです。

ワークフローシステムを導入するメリットとは?

ワークフローシステムを導入するメリットには、まずペーパーレス化による能率向上があります。

紙文書で情報をやりとりする場合に発生する、一枚の申請書や稟議書を探したり、手元に届くのを待たされたりといった無駄な手間や時間をカットできます。

ワークフローシステムではこれを電子化することで、各々の作業場所にある端末から申請・承認・決裁などを行えるようになるのです。

これは同時に業務全体の流れが今までよりも可視化されることにも繋がり、作業の進捗状況がより明確になって問題点や改善点の発見もしやすくなります。

紙文書の印刷・輸送といった時間がなくなり、さらに効率化された業務をスピーディーにこなしていくことは、会社全体に負担の軽減と時間の余裕をもたらしてくれるのです。

また場合によっては在宅でも作業が可能になるなど、働き方が多様化していく時代の流れにマッチしたシステムと言えます。

ワークフローシステムを導入するデメリットとは?

ワークフローシステムを導入するデメリットとしてまずあげられるのは、業務内容に合っていない不完全なシステム設計をしてしまった場合の作業量・コストの増大です。

ワークフローシステムは導入時のシステム設計が容易ではありません。システム化のメリットとしてはペーパーレス化や作業の効率化があげられますが、これも既存の業務を正確に分析しシステム化して初めてできることです。

シンプルなシステムにしようとすると足りない項目や機能不全に悩まされ、逆に対処の幅を広げすぎると多機能過ぎて使いこなせなかったりし、運用コストがかかったりする結果になります。

また、最適なシステム化が行われた場合でもあっても、その後に業務内容が変更されればシステムもその都度カスタマイズしていく必要が出てきます。

そうした手間に現場が追われ、逆にシステムに振り回されてしまうことも起こりえるので、システム導入の際は慎重な検討が必要です。

ワークフローシステムの導入の流れとは?

社内の申請業務を効率化するためにワークフローシステムを導入する場合の流れをみておきましょう。

社内にはたくさんの申請業務があります。どの申請業務にワークフローシステムを適用するのか検討に入ります。複数の申請業務がある場合、比較的多くの方が行っている申請業務を中心に優先順位をつけます。

次に実際に使っている承認フローを調査します。フローの中に無駄がないのかを考え、もし可能ならなるべく簡潔なフローに変更します。社内の諸規定に反していないかの確認もしながら新業務フローを構築します。

導入する前に、ワークフローシステムで考えている要件や、必要ないと思われる機能などを拾い出します。これらから最適でコスト的にも合うワークフローシステムを選定します。

運用前に必要なのは教育です。ユーザーやシステム管理者の教育を行う必要があります。ただ教育時間が長すぎると実際に使用するハードルが高まりますので注意して下さい。

導入された場合はいきなりすべての申請業務に適用しようとせず、部分的な業務からテスト的にスタートすることが大事です。

ワークフローシステムを導入する際の注意点とは?

ワークフローシステムを導入しても結果が出ず、失敗に終わることも少なからずあります。まずここでは失敗例のいくつかをあげてみましょう。

コスト面だけを考えて導入すると実際の業務内容に合わないというケースがあります。また過剰な機能のシステムになり、操作の難易度が高くなってしまうこともあります。

導入を急ぐ余り、業務の簡素化やフローの合理化ができていないことも考えられます。システムの操作性が難しくなり、活用されないこともあります。

そして他のシステムとの連携が取れないため、それぞれのシステムが孤立し合理化とは程遠いシステムになることもあります。

ではこのような失敗をしないためにはどうすればよいのでしょうか。まず考えなければならないのは、自社の業種・業務形態に合ったワークフローシステムを選ぶということです。できるだけ誰もが使えるシンプルなシステムが望ましいです。

また従来の申請業務のフローに無駄がないか、簡素化できる部分はないか等を事前に見直しておくことが大事です。

どの程度の業務を合理化するのかという目的を明確にすることも必要です。そして導入に際しての教育は極力最小限で行えるシステムを選び、誰もが直感的に使えるものであるのが理想です。

ワークフローシステムのメリット・デメリットについて

ワークフローとは、申請業務など複数の方が関わる仕事の流れです。それをシステム化したワークフローシステムを導入するとペーパーレス化が実現し、手間や時間が短縮できます。また業務が可視化できるというメリットもあります。一方業務内容に合致していないようなシステムを導入すると、かえって逆効果になるというデメリットがあります。導入にあたっては、業務の流れの見直しと合理化、ワークフローの決定、システムの選定、教育、テスト運用という流れとなります。その際の注意点では、業務形態に合ったシステムを導入することや、誰もが感覚的に使用できるシステムであることが大事です。導入にあたっては準備段階で慎重な検討を重ね、急がずに導入するように心掛けて下さい。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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