コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェア導入でできること、そのメリットとデメリットとは?

第04回 19年12月更新

鈴与シンワート企画部A氏

あなたの職場ではグループウェアを既に使っているでしょうか?グループウェアには社内メール機能、ファイル管理機能、スケジュール管理機能など、さまざまな機能が備わっています。それらに機能の詳細と、グループウェアを導入するメリットやデメリットを考えてみましょう。

グループウェアの社内メール機能とは?

グループウェアのメール機能というと余り馴染みがないかもしれません。既にメールサーバを導入済みであれば敢えてグループウェアのメール機能を使う必要性を感じないでしょう。しかし、グループウェアのメール機能を使う上でのメリットがあります。

1点目は、グループウェアのメール機能はWebインターフェースによって提供されているという点です。Webメールであれば、ブラウザがインストールされている端末であればどこからでもメールの確認をすることができます。

しかも、Webベースであるためメールが個々の端末に取り込まれてしまうことがありません。不意に外出先で過去のメールを参照しなければならなくなった場合でも、グループウェアのメール機能であればブラウザが使える端末があればすぐに確認することが可能です。

2点目として、同じメールボックスを複数人で共有することができるという点です。例えば、問い合わせメールの場合、複数人で同じメールアドレスを受け取り、返信する必要があります。

このような場合、多くはメーリングリストを使いますが、メーリングリストを使い個々人の端末から返信をすると返信内容の共有ができません。誰がどのメールに対して返信したかメールボックスが共有できればすぐに把握することが可能です。

グループウェアのファイル管理機能とは?

グループウェアの中でもファイル管理機能は使用頻度も高く、馴染みやすい機能であると言えます。

ファイル管理機能で実現できることとして、ファイル共有、アクセスコントロール、バージョン管理、履歴管理などがあります。

ファイル共有とは、その名の通りファイルを複数人で一元的に共有することを指します。広く情報を共有することが可能です。

アクセスコントロールをすることでファイルの参照、編集が可能な方の絞り込みができます。これはセキュリティーの向上に繋がります。

バージョン管理によって複数人の同時ファイル編集を防ぐことができます。これにより、ファイル名が同一で内容が異なるファイルが複数存在してしまうことを防げます。

履歴管理を行えば、いつ、誰がファイルを参照したか、もしくは編集したかを後から確認することができ、これもセキュリティー向上に寄与します。

グループウェアのスケジュール管理機能とは?

グループウェアのスケジュール管理機能とは、グループのメンバーのスケジュールを共有、管理することのできる機能です。

時間単位の細かい個人のスケジュールが色やアイコンのついた形で表示されるため、一目瞭然でわかりやすく、グループの予定を効率的に決めることができます。空き時間検索機能により、グループ間のスケジュール調整が容易に行えます。

スケジュールを共有、閲覧できる方の範囲は簡単に設定することができ、決められた担当者のみアクセス可能とすることもできます。予定の追加を各メンバーに通知することができる機能や、予定開始前にアラームで知らせる機能もあります。

グループウェアを導入するメリットとは?

グループウェアを導入するメリットでは、まず社内のコミュニケーションが円滑になるということがあります。グループウェアは全社的な情報共有インフラとなります。

コミュニケーションをとるうえでよく使われるメール、チャット、掲示板などの機能が備わっています。これらを上手に使えば、社員間でのコミュニケーションが円滑になり、意見交換などもスムーズになります。

時代の流れに沿ってペーパーレス化が進むというメリットもあります。ファイル共有やワークフローという機能を使えば資料や画像を電子化することができます。申請・決済業務などを始め、出退勤管理に至るまでペーパーレスで業務の効率化が図れます。

ペーパーレスもコストダウンにつながりますが、電子会議室の機能を使えば会議のための出張旅費、移動の時間などもカットすることができます。極端に言えば海外の支店との会議も行うことができ、大幅なコストダウンにつながります。

グループウェアを導入するデメリットとは?

グループウェア導入のデメリットには、導入がそれほど簡単ではないということがあります。グループウェアの製品は非常にたくさんあります。導入にあたってはまず自社にどのような機能が必要なのかを考えなければなりません。例えば支店がないのに電子会議室の機能は必要ありません。

含まれている機能が自社の業務形態にマッチしているかどうかも検討しなければなりません。

次に情報漏洩の危険性があるというデメリットがあります。社外のサーバーとインターネット経由でつながるタイプではセキュリティー面での不安は残ります。

また大事な情報を見逃してしまうというデメリットもあります。全社的に情報共有は可能になりますが、見ることができる情報量は膨大なものになります。これまでは関係のある書類だけが回ってきたのですが、社内に回る多くのドキュメントを見ることができます。その結果、自分に本当に必要なドキュメントを見逃してしまうことになりかねないのです。

グループウェア導入でできること、そのメリット・デメリットについて

グループウェアでの社内メール機能は、ブラウザがインストールされている端末で使うことができます。同じメールボックスを複数人で共有することもできます。ファイル管理機能ではファイル共有、アクセスコントロール、バージョン管理、履歴管理などの細かな作業も可能になります。スケジュール管理機能では各人のスケジュールを見ることができ、グループ間でのスケジュール調整も可能になります。グループウェアを導入することによって、社内のコミュニケーションが円滑になり、大きな情報共有インフラとなり得ます。業務の効率化、しいてはコストダウンにつながります。一方デメリットには、導入が簡単ではないということがあります。情報量が膨大になり、本当に必要なドキュメントを見逃す危険性も生まれます。メリットが多いグループウェアの導入で、これまでの業務を大幅に改善していきましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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