コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアや社内SNSの特徴、それらの違いとは?

第05回 19年12月更新

鈴与シンワート企画部A氏

日頃の業務を効率化するためにどのようなツールをお使いでしょうか?最近普及しているツールにグループウェアと社内SNSがあります。これらはいったいどのようなものなのか、また違いは何なのかということに加え、社内SNSのメリットやデメリットについても取り上げてみましょう。

グループウェアとは?

グループウェア(Groupware)とはコンピューターネットワークを使用して、複数人で行う業務において情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させるツールのことです。

グループウェアが普及し始めたのは1990年代の後半になってからです。2000年代に入るとPC(パーソナルコンピューター)が急激に普及し始めます。ネットワーク環境も整ってきたためグループウェアを導入する企業が増えてきましたが、当時のグループウェア導入は高価で、失敗する企業も少なくありませんでした。

現在に至りグループウェアは安価に導入できるようになり、中小企業を中心に再び注目されるようになってきました。

グループウェアには自社でサーバを構築して導入するオンプレミス型と、インターネット環境があれば導入できるクラウド型の2タイプがあります。

社内SNSとは?

SNSの普及により連絡手段が簡素化され、離れた場所でも瞬時にやり取りができるようになりました。その利用範囲は個人間で行うメールだけでなく、会社組織でも活用されるようになりました。

つまり,社内SNSとは社内メンバーだけが閲覧することのできるSNSで,プライベートを公開するSNSとは異なります。

社内SNSが広まってきたのには二つの理由があります。まずコミュニケーション方法の変化があります。面と向かって対話をすることから、電話、メール、そしてSNSへとコミュニケーション形態が変わってきたことからSNSが活発になりました。

もう一つは働き方改革があります。IT技術の進歩もあり、働き方は多様化してきました。在宅勤務やリモートワークが進み、それに応じたコミュニケーション方法が進んできたのです。

社内SNSは継続して使われることに意味があるので,導入する目的を明確に設定する、既存ツールとのすみわけをはっきりする、社員にメリットとなるような活用しやすいものを選ぶ、運営担当のチームを構成する、などの土台作りをして社内SNSを定着させることが必要です。

社内SNSとグループウェアの違いとは?

社内SNSとグループウェアはともすると「情報共有ツール」「コミュニケーションツール」として同一視されがちです。しかし、両者は全く別ものです。

そもそも使用する目的、役割が全く違います。社内SNSは社内のコミュニケーションを円滑にするツールで、グループウェアは業務を支援するためのツールという違いがあります。

さらに言えば、社内SNSはコミュニケーションを円滑にすることで自由闊達な企業風土を育むことが目的で、グループウェアは情報共有を図ることで業務効率化を実現することが目的となります。

そのため、両者が持っている機能にも違いがあります。社内SNSには掲示板、個人ブログ、チャットなど、個人の情報発信と業務に限らないコミュニケーションに必要な機能が備わっています。

一方、グループウェアにはファイル管理、スケジュール管理、タスク管理、ワークフロー、電子会議室など、業務で使用する機能が備わっています。

掲示板、チャット機能があるグループウェアもありますが、あくまで業務使用に主眼が置かれています。逆に、社内SNSにはグループウェアにあるような管理機能はありません。

両者の違いを認識しないままツールありきで導入してしまうと、いざ使い始めた時に、使いたかった機能が備わっていない、使う目的がわからない、といった悩みに直面し結局使われなくなってしまう恐れがあります。

いずれにしても、導入するにあたり、まず課題は何か、何を目的としているかを明確にする必要があります。その上で、実現するためには社内SNSとグループウェアのどちらが適しているのか見極める必要があります。

社内SNSのメリット

社内SNSを利用することで、情報の共有がスピーディーになるというメリットがあります。同時に複数の方にメッセージを送るので、同じ情報を社内の方が一瞬で共有することができます。

そして社内コミュニケーションが円滑になります。会社全体にメッセージが投稿されるので、同じ部署など特定の方に限らず意見を共有できます。そのため、社内のコミュニケーションが活性化され、会社の発展につながります。

仕事中には分からない詳しい業務の進行具合を確認することもできます。仕事中は他の業務の詳細を確認することが難しいですが、社内SNSのメッセージを読むことで進行状況を詳しく知ることができます。

また場所と時間に縛られないので在宅勤務やリモートワークに対応できるようになるというメリットもあります。

社内SNSのデメリット

社内SNSのデメリットとして主にあげられるのは、使用に時と場所を選ばないことから起こるコミュニケーション疲れと、ソフトの導入に伴う社員教育にかかるコストです。

前者については、SNSが私物化され、仕事に無関係な話が行われたり、使用者の間でグループが形成されたり、文字だけで行われるコミュニケーションであることから投稿者と閲覧者の間に齟齬が生まれたりといった例があげられます。

他にも、ストックすべき情報が新しい投稿により流れてしまったりして、検索も難しいため、重要連絡の見落としが起こることもあります。

また、後者については、外部への情報流出・漏洩のリスクがあるため、社内SNSに対する社員の意識を高めなければなりません。先程述べたコミュニケーションの不適切な利用が起こらないためにも、社員教育を徹底する必要があるのです。これには大変なコストがかかります。

グループウェアや社内SNSの特徴、それらの違いについて

グループウェアは業務を支援するためのツールで、複数人での業務において情報共有やコミュニケーションを取り、業務効率を上げるというものです。一方、社内SNSとは社内コミュニケーションを円滑にするツールで、社内メンバーだけが閲覧できます。社内SNSのメリットには、情報共有がスピーディーになるということがあります。また社内SNSのメッセージを読むことで進行状況を詳しく知ることもできます。デメリットには、仕事に無関係な話が行われるということがあります。また社員教育にコストがかかるということもあります。これら二つのツールは上手に使えば業務の効率化が大幅に図れます。どのような目的でツールの導入をするのかを考え、業務形態にマッチしたシステムを導入しましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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