コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェア導入を成功させる秘訣とは?

第08回 20年01月更新

鈴与シンワート企画部A氏

グループウェアをせっかく導入するのなら成功させなければなりません。そのためには何が必要だと思われますか?ここではグループウェア導入に際して、やっておかなければならないことを拾い出してみましょう。またどのようなケースで失敗するのかも見ておきましょう。

グループウェアの導入の目的を明確にする

グループウェアとは社内の情報共有やコミュニケーションの活性化を促す、さまざまな機能をまとめたものであり、その導入によって可能となることは多岐に渡ります。

豊富にある機能のどれを使って、どんな風に業務を効率化していくのかをきちんと考えておけば、導入前より働き方は大幅に改善されます。

そのためには「情報共有をスムーズにしたい」「自宅など遠隔地からのリモートワークを可能にしたい」「それぞれのスケジュールを一括管理・確認できるようにしたい」など、グループウェアによって効率化したい部分を具体化しておくことが重要です。

グループウェアの導入の際は少人数での試験導入がおすすめ

そもそもグループウェアとは社内SNSやスケジュール管理など、複数人での情報共有や業務効率化を図るためのツールをまとめたソフトウェアです。

導入時にうまく既存の社内システムと置き換えられれば期待通りの効果を発揮しますが、機能が多岐に渡るために導入時のトラブルが発生しやすいという問題があります。

そのため一気に社内全体のシステムを置き換えるのではなく、まずは特定の、それも少人数で構成された部署から試験導入することを考えましょう。

小規模の導入ならトラブルが起きた場合も素早い対応が可能です。またあらかじめ少人数で使い心地を試してみることで導入ツールの足りない部分、または自社の業務には不必要な部分も把握できます。

そうした導入試験から得られたものをフィードバックし、場合によっては導入ツールの選定のやり直しなども考えながら、後の本格的なシステム移行に繋げていきましょう。

グループウェアを導入前に運用ルールを明確にする

グループウェアは社内全体で利用・共有できるのがその強みである反面、各個人やグループ毎の判断で本来想定していなかった使われ方がされたり、それによって当初の目的だったスムーズな情報共有やコミュニケーションが妨げられたり、あるいは大事な社内情報が外部に漏出してしまったりする場合があります。

こういったトラブルを防ぐためには、導入前からグループウェアの運用について明確なルール作りをしておくことが求められます。グループウェア全体の管理者は誰であるのか、各部署の責任者にはどれだけのシステム権限を与えるのか、その他の一般社員にはどこまでのアクセスを許すのか、といった利用者の立場に応じたルールをしっかりと決めておきましょう。

例えば年配の社員が「こういう新しいことは分からない」などと言って、いつまでもグループウェアに触らないままでいたら、新システムを導入した意味がなく業務の効率も上がりません。その場合、グループウェアの使用を半ば強制させるというルールにしておくと誰もが使えるシステムに育ちます。

「出勤簿をつける」「一日のスケジュールを入力しておく」など簡単な作業でもよいので、毎日必ずグループウェアにアクセスしてもらうようにすれば、社内全体のシステム習熟度を少しずつ上げていくことができます。

グループウェア導入の失敗例とは?

グループウェアは以前に比べ初期費用が高額ではなくなってきました。ハードルは下がったからと言って安易に導入すると、想定外の理由などで使いこなせず、せっかくの導入も無駄になってしまうというケースがあります。

現場の声を反映させずに、一部の人間だけでグループウェアを導入してしまうことはよくあります。そのような場合に、もし使いにくさがあると、社員が使わなくなるというケースもあります。

全社員にグループウェアの使用を浸透させることができないというケースもあります。新しいシステムや機能に慣れることができず、反発する社員が出てくるからです。

グループウェア導入を成功させる秘訣について

グループウェアの導入では何を目的に導入するのかを明確にしなければなりません。どのような点で業務を効率化したいのかを決め、そのために必要な機能が入っているのかを確認しておきましょう。少人数で試験導入も役に立ちます。ツールの足りない部分や不必要な部分もよく分かり、場合によっては導入するグループウェアの見直しもできます。グループウェアの運用ルールを決めておくことも大事です。仮に使うのが苦手という方が出てきても、簡単な作業でもよいので使ってもらうというようなルールにしておくと前進します。これまでグループウェアを導入して失敗したケースもいくつかあり、典型的な例をあげてみました。これらの失敗例も参考に、同じ導入するならグループウェアの機能を最大限に活かすよう考えましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。