コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

社内ポータル、社内SNSとグループウェアの違いとは?

第09回 20年02月更新

鈴与シンワート企画部A氏

皆さんは社内ポータル、社内SNSとグループウェアの違いはお分かりでしょうか?即答するのが難しそうなこれらの言葉の意味、メリットやデメリットなどから、社内ポータル、社内SNSとグループウェアにどういう違いがあるのかを導き出してみましょう。

社内ポータルとは?

ポータル(Portal)には、玄関とか入口という意味があります。社内ポータルとは社内で使うアプリケーションにアクセスする場合、最初に通過する入口のことを指します。

最初に通過する入口とは、社内にたくさん存在するアプリケーションをまとめたWebサイトのことで、社内ポータルサイトと呼びます。

例えさまざまなアプリケーションが一目で分かるように表示されます。Google、Yahoo!もポータルサイトの代表的なものですが、社内ポータルサイトはこういったイメージになります。

社内ポータルを導入するメリットとデメリットとは?

社内ポータルのメリットは、社内の各アプリケーションへの素早いアクセスが可能となるという点です。各アプリケーションの入口を社内ポータルに集約しておくことで、利用者の手間や時間の浪費が減り、業務の効率化につながります。

反面、デメリットとしては社内ポータルそのものの管理に手間がかかるという点があげられます。

目的のアプリケーションへ素早いアクセスをするためには、ページデザインの見やすさ・分かりやすさが重要になります。これが不十分だと、かえってアプリケーションを使いづらいものにしてしまうことがあります。

また新アプリケーションの導入や新着情報などに合わせて、社内ポータルのページの仕様も更新していく必要があります。その作業を怠ると社内ポータルも各アプリケーションも徐々に利用者が減っていき形骸化してしまいます。そして

経費の無駄遣いといったことにもなりかねません。

社内SNSとは?

社内SNS(Social Networking Service)とは、多くの方が利用するコミュニティーサービスのSNSを社内向けに応用したシステムです。

会社という限られた組織内で使うコミュニケーションツールで、社内で使うTwitter、Facebookと考えれば分かりやすいです。組織内だけで資料や情報を共有したり、連絡のやり取りをしたりすることができます。

最近は写真や動画など大容量のデータをやり取りできるもの、テレビ会議ができるもの、一対一のチャットやグループチャット、全員への発信が選べるもの、外部のプロジェクトメンバーを招待できる機能を持つものも登場しています。

社内SNSを導入するメリットとは?

社内SNSを導入するメリットは、社内コミュニケーションの円滑化になります。メールと違って気軽に情報交換できるため、使用にあたってのハードルが低く、かつスピーディーです。

また社内SNSへのアクセスはネット回線と端末があればどこからでも可能になるため、外出先や自宅にいる社員との業務連携も可能になります。

そして社内SNSは「セクショナリズムからの脱却」、つまり各部署や肩書きといった垣根を超えたコミュニケーションを可能にしてくれます。

社内報はこれまで印刷したものが定期的に発行されていました。従来の社内報ではタイムリーに連絡できなかった内容も社内SNSなら解決できます。例えば社内行事などをタイムリーに社内SNSで発信すれば、より身近なものとしてとらえられます。

社内ポータルと社内SNSはグループウェアとどう違うの?

これまでは社内ポータルはさまざまな情報や各種アプリケーションの入口として利用されるWebサイトを指すのが一般的でした。

しかし単なる入口にとどまらずより多くのサービスと連携するため、今まで以上の情報やサービスを抱え込むことが求められるようになりました。

これによりグループウェアもそのサービスの一つとして、社内ポータルに組み込まれることが増えています。グループウェアは社内ポータルの一つのサービス、アプリケーションと考えることができます。

また社内SNSはメッセージを伝えたり、コミュニティを作ったりという、コミュニケーションが目的のツールです。

一方グループウェアはスケジュール管理、ファイル共有、掲示板など、主に業務支援を目的として使うツールです。

社内SNSとグループウェアはこのように目的や機能が異なり、使い分けることによりそれぞれの利点が活かせるのです。

社内ポータル、社内SNSとグループウェアの違いについて

社内ポータルは社内で使うGoogleやYahoo!と考えれば分かりやすいです。これがあると数あるアプリケーションへのアクセスが迅速になります。社内SNSは社内で使うTwitterやFacebookと考えれば分かりやすいです。限られたメンバー内でのコミュニケーションの円滑化につながります。さて社内ポータル、社内SNS、グループウェアはこれまでは独立したソフトと考えられていました。しかしグループウェアはアプリケーションの一つと考えられ、社内ポータルに組み込むこともできます。また社内SNSとグループウェアはお互いにできないことを補完し合うアプリケーションとなっています。これら3つを上手に活用し、業務のさらなる効率化を目指しましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。