コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアとメールの使い分けとは?

第10回 20年02月更新

鈴与シンワート企画部A氏

皆さんはグループウェアとメールの使い分けについて考えたことはあるでしょうか?ここではグループウェアやメールとはどういう機能があり、どのようなメリットがあるのかを考え、グループウェアとメールの使い分けについて考えてみたいと思います。

グループウェアってなに?

グループウェアは英語ではGroupwareあるいはCollaborative softwareになります。

企業などの組織においては多人数が意思疎通をし、同じ方向を向いて仕事を進めることが重要です。ところが従来の電話やメールだけでは完璧な意思疎通が難しい面もありました。

そこで意思疎通における壁をITの力で解決しようというのがグループウェアです。

ネットワークに接続された端末同士での情報の共有・交換、あるいはスケジュール管理などのさまざまな機能を利用して意思疎通を円滑にし、業務の効率化を目指すというのがグループウェアの使用目的です。

グループウェアを導入するメリットとは?

グループウェアの主な機能には社員各自のスケジュール管理機能、タスクの進捗状況を管理するTODO機能、設備の使用状況が分かる施設予約機能、社内の情報を共有できる掲示板機能などがあります。

グループウェアのメリットには、情報共有の円滑化、業務連絡の効率化、書類のデータ化、会議の効率化、情報漏洩のリスク軽減などがあります。

例えば掲示板機能を使えば、情報やナレッジを全社員にタイムリーに伝えることができます。また設定によってはマニュアル、社内規則などの分厚いファイルを出さなくても見ることが可能です。

もしワークフロー機能もあれば、申請や承認業務が効率的になり、無駄な時間を減らせます。

企業同士の競争で勝ち残るためには、グループウェアを利用して効率の悪い業務を減らすことが重要です。

電子メールって何?

電子メールは正式には Electronic mail(略して E-mail )と言い、インターネット環境とメールソフト(アプリケーション)を利用して、パソコンや携帯電話、スマートフォンなどで簡単に情報をやり取りする手段の一つです。

メールでは、本文に入力する文章や絵文字の送受信だけでなく、容量の大きな文書などのテキストファイルや画像ファイルなどを添付することもできます。

送信された電子メールは、宛先の端末にすぐに送られるわけではありません。まずは、送信者の契約するメールサーバに送られ、そこから宛先の受信者が契約するメールサーバに転送され蓄積されます。最終的な宛先である受信者は、自身のメールサーバにアクセスすることでいつでも電子メールの内容を見ることができるという仕組みです。

グループウェアの社内メールの特徴とは?

グループウェアに含まれる機能の一つ社内メールとは、一つのメールアドレスを複数人で共有して管理できるコミュニケーションツールです。

これを利用すると、例えば「info@…」や「support@…」といった各部署などが持っているメールアドレスを、その部署で作業する全員で確認できるようになります。

その結果、グループ内の作業の進捗情報や発生しているトラブルなどをスムーズに確認することができ、業務の効率化がもたらされます。

もちろん利用者別の細かな権限設定も可能です。受信したメールを参照できるだけの方から、参照するだけでなくそのアドレスを使ってのメール送信が許される方まで、さまざまな権限設定を行えるので、権限のない方が勝手にメールを送信、あるいは削除するなどのトラブルを未然に防げるようにもなっています。

グループウェアとメールの使い分けってどうするの?

グループウェアは、メールと異なって情報が共有の場に置かれています。情報が共有の場に置かれていると、見たい方は気軽に見ることができます。調べたい方も調べることができます。

グループウェアは、検索機能が優れている特徴もあります。情報を囲いこまないという魅力もあります。

メールにもメリットがあります。チャットなどと違って相手の時間を拘束することはありません。その点では気軽なコミュニケーションツールと考えられます。

また、メールは簡単に検索・履歴確認ができるというのもメリットといえます。「確認のメッセージを送った」「いや送られてない」などのトラブル防止も可能です。

しかし、メールはデメリットもあります。既読になったかどうかが分かりません。また電話と異なり時間の共有もできません。会話と異なり書かれた文章になるのでコミュニケーションが簡素になる傾向があります。

従って時間を共有したい時はグループウェアを使い、相手の時間を拘束したくない時はメールを使うことが望まれます。

グループウェアとメールの使い分けについて

グループウェアにはさまざまな機能があり、それらを活用し意思疎通を図り、業務の効率化を目指すツールです。電子メールは端末を経由して連絡を取り合う手段の一つで、文章だけでなく容量の大きな画像などの添付もできます。グループウェアの機能はたくさんありますが、そのうちの一つに社内メールがあります。これは特定のメンバーだけが共有するコミュニケーションツールで、利用者の細かな権限も設定できます。グループウェアは調べたい時にすぐにアクセスできます。メールは相手の状況に関わらず、いつでも送信・確認はすることができます。メールにはデメリットもいくつかありますが、それらを加味しグループウェアとメールの使い分けを行っていきましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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