コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

稟議書ってなに?

第102回 21年08月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社ではいろいろな場面で稟議書を使用することはあるでしょうか?稟議書とはどういうものなのでしょうか?ここでは稟議書について、それが必要な理由、それが必要になる時、稟議書に書く内容、稟議書のフローなどと合わせてまとめておきましょう。

 

稟議書ってなに?

会社ではお馴染みの稟議書とは、稟議をするための書類を指します。稟議書の「稟」という漢字には「申し上げる」という意味があり、自身の権限だけでは決定できないような事案、会社のお金を使うこと、クライアントとの契約を結ぶこと等を、上の方々に申し上げ了承を得る手続きということになります。

会社で「申し上げる事項」が出てくるたびに会議を開くのは手間がかかります。それに時間をかけるよりも、書類で回せる稟議書の方が合理的と考えられます。会議の代わりになるためには、件名・詳細内容・金額・予算内訳などをきちんと記しておかねばなりません。

それぞれの会社ごとにフォーマットは異なりますが、承認者が稟議の内容を検討しやすいものになっていることが大事です。

全員の承認者の判が押されれば、その内容に皆が納得しているということになり、その後はすぐにでも実行できることになります。

 

稟議書ってなんで必要なの?

会社や役所において、担当者が一人で決めかねるような重要な案件について、会議で検討するのは非常に時間がかかります。その代わりに稟議書を使用すれば、会議などで使われる時間を大幅に削減することができます。

会社や役所のお金を多く使う場合、その使用用途・費用対効果が十分であることを最高責任者や関係者たちに納得してもらうことが大事です。

稟議書はこのような重要な案件について、わざわざ会議を開くことなく、かつ上層部に認めてもらうために用意される書類なのです。

稟議書を出す際はいきなり出すのではなく、あらかじめその内容について関係者に説明して、概ねの内容について了解を得ておくことになります。他の方に納得してもらうためには、なるべく簡単で分かりやすいものである必要があります。

 

稟議書ってどんなときに必要なの?

稟議とは基本的に複数の関係者に稟議内容を周知させ、承認を得る手続きのことです。稟議書が必要になるのは、事前に取った合意や調整について再確認する時です。

稟議書を提出する前には、すでに提案書を見せてあったり、既に計画が決まっていたりするケースがほとんどです。このような状況下での稟議書は、提示された提案や計画について、既に得られた合意を再確認する時に必要となります。

組織内での認識のズレを防ぎ、計画通りに物事が進んでいるかの確認のための書類ということになります。

 

稟議書に書く内容ってどんなものがあるの?

稟議書は、取引先との契約締結を始め、物品の購入、社員採用などさまざまな場面で作成します。それぞれの内容によって書式は異なりますが、基本的な必要事項は次のような内容です。

まず、何についての稟議かがすぐに分かるように表題を簡潔にまとめます。決裁者や承認者の氏名、所属部門など関係者がサインできる欄も必要です。

稟議(申請事項)の主な内容は、承認してもらいたい内容(物品購入であれば物品名、購入先の会社名、仕様、購入時期など)、申請の目的・背景や意義など、実行された場合の効果・メリット、想定されるリスク・デメリット・その回避方法などになります。

添付資料として発注先、取引先の会社概要や所在地、社員数や資本金などの資料を添付します。他にも、カタログ・工事明細書・写真・図面・イラストなど、必要に応じて添付しておきます。

予算金額は必要となる金額を記入する欄です。見積書を入手して添付し、できる限り正確に記入します。システム導入の場合は、初期費用や運用コストを記入します。予算額と合わせ、当期の費用として計上済みであれば予算化されていること・予算残高・支払い条件などを記載します。

 

稟議書の承認フローってどうなっているの?

稟議が行われるのは例えば、パソコンや周辺機器の購入、外部との契約締結、求人広告など広告宣伝費の利用、人材の採用、出張の可否、エアコンなど設備の修理などさまざまなケースがあります。

稟議に必要な稟議書の作成から承認までのフローは、まず申請者が稟議書を作成することから始まります。稟議書は、会社全体や部署ごとで番号付けをして管理しているのが普通です。そのため、ルールに従って稟議書の番号を取らなければなりません。

稟議書のフローは、低い役職から高い役職へと回覧していきます。紙の稟議書なら承認のために回覧されることになりますが、担当者→直属の上長→部門長→…というように、役職が低い順に回覧していきます。

申請する案件の内容(重要度)によって、どの役職までの承認が必要になるのかは社内で決まっています。中でも重要な案件については役員の承認が必要になることもあります。

 

稟議書について

自身の権限だけでは決定できないような事案を承認者に申請し、了承を得ることを稟議と言い、それに使われる書類が稟議書です。
会議を開いて皆に集まってもらい承認を得るという時間や手間をセーブするために稟議書を使用します。稟議書が必要になるのは、事前に取った合意や調整について再確認する時です。
稟議書に書く内容には、申請事項の詳細、金額的なこと、添付書類など、とにかく誰が見ても分かるようなものとします。稟議書のフローは、担当者→直属の上長→部門長→…というように、役職が低い順に回覧していきます。
普段の業務において自分一人で決められることは限られています。責任のある方に内容を承認してもらうための稟議書に慣れ、業務がスムーズに進むようにしましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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