コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

業務効率化に経費精算システムを導入するメリットとは?

第11回 20年02月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社では経費精算の業務は効率よく行われていますか?システム化、ペーパーレス化が進んだ今日でも、手書きの申請書に領収書を添付したものが流れていくという手法がとられている会社も少なくありません。ここでは経費精算の効率化を図る経費精算システムについて調べてみましょう。

経費精算をするうえでの悩みとは?

会社などの組織では、費用が発生するたびに経費精算が行われます。申請者、承認者、経理担当者などが関わりますが、意外と非効率なやり方が行われています。

経費精算をする場合、「手続きが煩雑」、「外出先での申請ができない」、「手作業が多い」といった悩みが尽きません。手書きしたもの、あるいはエクセルで打ち込んだものを承認者が承認し、経理担当者が改めて会計システムに打ち込むというように、第三者が見ても改善の余地は十分にあります。

経理担当者独自の悩みとしては、現金の管理の難しさがまず挙げられます。また、申請に不備があり差し戻しが多いという問題もあります。頻度が高いのが、交通費精算で申請のルートが最適なものではなく差し戻すというケースです。

また、あってはならないことですが、架空請求や公私混同での請求も無いとは言えないため、経理担当者は細心の注意が必要になります。

これらをこと細かくチェックしていると経理担当者の業務が追いつかず、月次の締めの時期になると残業が発生する、というのはどの会社でもよくあることです。

経費精算システムとは?

経費精算システムは経費精算をするうえで必要になる申請、承認などの業務の効率化を目指したシステムです。会社などの組織での物品購入による経費精算、出張旅費精算、定期券などの通勤費精算など、お金にまつわる場面で適用できます。

グループウェアなどの他のシステムやスマートフォンといった端末とも連携させ、場所や時間にとらわれることなく即時に申請・承認作業が可能になります。また、支出の様子を逐一監視できるというメリットもあります。

経費精算はほぼすべての従業員が関わってくる作業なので、それを省力化することが企業経営の大幅な効率化をもたらすと期待されています。

反面、システムの導入と維持には一定のコストがかかってしまうというデメリットもあります。導入時のコストだけでなく、維持管理のコストも計算に入れておく必要があります。

またシステムを使いこなせなければ導入の意味がありません。実際に導入した会社での評判もリサーチしておくと参考になります。

経費精算システムを導入するメリットとは?

経費精算システムの導入に当たってはコスト面の問題もありますが、いくつものメリットもあるため導入する会社が増えています。

まず経費精算における手間が削減できるというメリットがあります。従来なら費用が発生した場合、申請書を手書きし、領収書を添付して申請していました。ところがシステムを導入すれば、申請者がシステムに直接入力するだけで申請の業務が完了します。

出張している時に費用が発生しても、その場でスマートフォンによりシステムに入力するということも可能です。

承認する業務もスピードアップします。入力した段階で申請が可能になるので申請書や領収書を待つこともありません。

本社で経費を管理する場合の一元管理も楽になります。全国の支店で申請された内容がリアルタイムで確認できます。これまでのように締め日を気にして仕事をすることもなくなります。

経費精算システムを導入すると申請者の手間の削減になる?

経費精算システムには、スマートフォンからも申請ができるものもあり、進化したものは領収書をスマートフォンで撮影して経費精算の申請ができます。

申請書に領収書の内容を転記する手間が省け、転記ミスによる申請の差し戻し、修正に時間を取られることもありません。

さらに、こういったシステムでは、交通経路検索サイトと連動していることが多く、交通系ICカードのデータと連動させることができるものもあります。

したがって、出張旅費精算などの申請が多い場合も時間や場所を問わず出張旅費などを申請することができます。また、交通経路検索サイトや交通系ICカードと連動できると、申請の際に、ルートを思い出したり、運賃を調べ直したりする手間が省けます。

経費精算システムを導入すると経理担当者の手間の削減になる?

経費精算システムの導入により経理担当者の省ける手間として、入力作業を削減できるということがあります。

スマートフォン対応なら領収書を撮影してセンターに送ると仕訳データが作成され、ITによる自動処理とオペレーターのチェックにより、ミスを最小限にすることができます。

交通系ICカードと連動して、使った分の旅費を自動的に取り込みます。これにより、経理担当者が調べる手間が省け、間違った請求も防げます。

業務効率化に経費精算システムを導入するメリットについて

昔ながらの経費精算業務では、申請者、承認者、経費担当者それぞれに悩みや不満があります。それを解決してくれるのが経費精算システムです。これにより経費精算業務での手間は、かなりの部分を削減できます。
申請者はスマートフォンでも簡単に申請できます。領収書をスマートフォンで撮影したものを申請に使えます。経理担当者も含め最適のルートや運賃も明確に分かります。申請と同時に承認に移れるため待つこともなくなります。経理担当者の入力作業も削減でき、ミスも最小限に抑えることができます。
このシステムで皆さんの会社に合った使い方がきっとできるはずです。今の経費精算業務では考えられないような経費精算システムの導入を一度検討してみてはいかがでしょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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