コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアを導入する際の手順とは?

第12回 20年03月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

グループウェアの導入にはお金も時間もかかりますので、何とか価値のあるものにしなければなりません。そのために考えることは何があるのでしょうか?グループウェアを導入する際の手順を拾い出してみましょう。

グループウェア導入の目的をしっかり決める

グループウェアのスムーズな社内運用を実現するためには、まず会社として導入の目的をはっきりさせておかなければなりません。

例えば「作業のミスをなくしたい」、「情報共有の徹底を図りたい」、「ペーパーレス化を推進したい」というような課題を拾い出し、そのうち何をグループウェアで改善するのかという目的を明確にしなければなりません。

導入するにあたっては、その目的を社員にしっかり理解してもらい、浸透させることが大事です。その成果が数値化できるようなら、具体的な数字で目標を定めましょう。

現場に目的も知らせずにトップダウンで導入を決めてしまうと、導入するだけで満足してしまいます。また、うまく活用されず業務も効率化されなかったり、導入するグループウェアの製品選びに失敗して無駄にコストだけがかかってしまったり、ということも起こります。

現場の意見を反映させないと失敗する理由とは?

期待して導入したグループウェアも、使い勝手が悪いなどの理由で失敗する企業が少なくありません。その理由の一つが、導入に当たって現場の意見が反映されていないというケースで、この理由で失敗する例が結構多いのが現状です。

ありがちなのが業務の効率化を目指す経営陣が、トップダウンでシステムを導入してしまうというケースです。もちろん会社の経営方針を決めるのは経営陣ですが、実際にこの方たちはグループウェアをそれ程使いません。

一日中グループウェアと向き合うことになるのは末端の社員です。彼らは「何をどのようにしたいのか」を日々悩み、改善の努力をしています。もし彼らが使いにくいと感じるようでは業務の効率化は遠くなるだけです。現場は混乱し、半分の機能も利用できず使用するのをあきらめてしまうことになります。

新しいことを始めるには必ず抵抗感があります。現場の社員の抵抗にあわないよう、まず担当者ベースでプロジェクトチームを作り、グループウェアの選定にあたるのが理想的です。

要件に応じて最適のグループウェアを選ぶ

自社のニーズに合ったグループウェアを選ぶには、まず実際の業務を分析する必要があります。数あるグループウェアの機能の中で、どれが役立つのか見極める必要があるからです。

また導入時の社員にかかる負担も考慮する必要があります。これらの点について、アンケートをとるなど、社員の意見をしっかり取り入れることが重要です。これを怠ると活用が進まず、無駄になってしまうことがあります。

社内で使われている既存ソフトと連携ができるか、という点も考慮する必要があります。親和性がよいサービスを選ぶと業務の幅を広げることができます。

セキュリティについても確認しておかなければなりません。ほとんどのグループウェアはセキュリティの面で向上していますが、社内機密や個人情報を扱うものなので、しっかり確認しておきましょう。

グループウェアの運用ルールはどのように決める?

グループウェアの利用のしかたを統一するには、運用ルールの策定が欠かせません。運用ルールを決めるにあたって最初にすることは、管理者とルール作りの責任者を決めることです。これらが決まっていないと、一人一人が自分のルールでグループウェアを使用し統制が取れなくなります。

また、グループウェアを使ったり使わなかったりという状態になると効果にも疑問符がつくので、場合によっては使用を半強制的にすることも必要になります。

グループウェア導入時には必ず試験運用の期間を設けること

グループウェアの操作方法や運用ルールも分からないまま導入すると失敗の危険性もあります。これを防ぐには試験運用の期間を設けることです。

試験運用をすることで操作方法や運用ルールについての理解度を深めることができ、本稼働した際の混乱も最小限に食い止められます。

グループウェアの機能が実業務に適していなければ運用ルールの見直し、ワークアラウンドでの対応などで対処できます。

試験運用の期間を設ける際にはトップダウンで実行する必要があります。なぜなら、実業務で使用していないものを、新たに使い始めることに対する社員の抵抗感があるためです。既存の業務のやり方に慣れているので、新しいやり方に対して抵抗感を持つことはある意味当然であると言えます。

さらに試験運用に際しては全社一斉に行うのではなく、まずはスモールスタートさせ徐々に適用範囲を広げていくことが大事です。その方が効率的かつ確実にグループウェアを浸透させることができます。

グループウェアを導入する際の手順について

グループウェアの導入にあたっては、実務に携わる社員から問題点を出してもらうことから始めます。その中でどれを目的にグループウェアを導入するのかを明確にしなければなりません。
現場の意見は一番重要です。それを聞かずにトップダウンで導入し失敗した例はいくつもあります。問題点から目標が定まれば、それを解決するのに最適のグループウェアを選びます。どのような使い方をするのかという運用ルールも決めておきましょう。
導入はいきなり行わず、小さな部署・グループで試験運用の期間を設けることが大事です。一つ一つのハードルがクリアできれば、グループウェアの導入による業務効率化の明かりは見えてきます。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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