コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローシステムを導入するメリットとは?

第120回 21年12月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社ではワークフローシステムは導入されていますか?一昔前、申請業務はすべてが書類で行われていました。ところがワークフローシステムではPC上ですべての処理ができます。ここでは、ワークフローシステムを導入するメリットについてまとめておきましょう。

 

ワークフローシステムを導入すると業務効率化ができる理由とは?

ワークフローシステムを利用するとさまざまな面で業務効率化ができます。申請者はPCで手軽に申請ができ、後はワークフローシステムが自動的に必要となる承認者や決裁者を選別し、それぞれの承認者に申請書を届けてくれます。

スマートフォンやタブレットでもログインすれば内容が確認できるシステムもあり、承認者が出張中などで不在の時でも承認を待つ必要はありません。承認者が複数の場合でも、スムーズに申請書が承認されるため、業務をスピーディーに進めることができます。

過去のデータの利用や他のシステムとの連携ができれば、入力項目が減り、記入ミスなどの人的ミスが減らせます。

業務プロセスの進捗状況も可視化でき、システム導入時はもちろん、導入後の定期的な見直しさえ欠かさなければ、継続的に業務効率を改善できます。

 

ワークフローシステムを導入するとペーパーレス化できる理由とは?

申請業務は組織の意思決定に関わる重要な作業です。従来なら申請内容ごとに書式があり、該当する書式を取り出し、必要事項を記入していました。申請業務が終わっても書類を保管する必要がありました。

ところがワークフローシステムでは内容が電子化され端末上での記入、訂正、承認などの作業ができます。また、データとして保管されるのでバインダーなども必要ありません。その結果、書類の劣化・紛失・災害時の消失のリスクもなくなるというメリットもあります。

また、印刷コスト、原本の保存管理コストの削減にもつながります。このワークフローシステムを皮切りに企業全体のペーパーレス化に一歩前進できるのです。

 

ワークフローシステムを導入するとテレワークを推進できる理由とは?

感染症の拡大もありテレワークという働き方に注目が集まりました。ただ、いくつかのリスクが存在することがその普及を妨げてきたのも事実です。

業務場所の分散による勤務体制や作業の進捗管理の難しさ、相談や連絡がスムーズに行えないことに起因するトラブルや業務の停滞などが一番にあげられます。

又、直接フォローや会話できない申請業務の停滞や、従来の文書管理などが利用できないための業務品質の低下も問題となりました。

そのような多くの問題は、ワークフローシステムの導入で解決できます。申請者は扱うツールやデータが規定されているために、システムのフローにそって作業すれば一定品質の業務が可能になります。

また、管理者サイドはリモートでも端末を通して作業状況をリアルタイムに管理できるために、勤怠、進捗、ミスなどが詳細に管理可能になります。

 

ワークフローシステムを導入すると管理職の負担軽減できる理由とは?

ワークフローシステムを導入する前に、従来のワークフローの見直しが行われます。各業務におけるルートが適正化され、従来存在していた無駄は無くなります。

申請業務においては内容に応じた承認者が設定され、形だけのフローは無くなります。ルートの適正化により、承認者の負担は軽減されます。

システムによってはPCだけではなく、スマートフォンやタブレットでの作業も可能となります。出張などで社内に不在がちな方でも、移動中など、簡単に申請書のチェックができます。

従来なら申請書にミスがあれば再度申請者に差し戻し、訂正された申請書がまた承認者のもとに回ってくるということも珍しくありませんでした。しかし、承認ルートが固定化されることで、申請から承認までのフローにおけるミスも減ります。同じ書類を何度も確認することもなくなるので、承認者の負担も減ります。

 

ワークフローシステムを導入するとデータ管理が簡単になる理由とは?

ワークフローシステムとは申請や承認といった業務手続の一連の流れを電子化・一元管理するシステムです。

出張や経費精算など企業にはたくさんの申請業務があります。新たな申請書を作成する場合、過去の申請書を参考にしたいこともあります。紙ベースの申請書なら、保管してある場所に行き、バインダーを探し、1ページずつ見て探さなくてはなりませんでした。

ところがワークフローシステムでは内部でデータベースが構築されており、申請フォームや承認ルート、テンプレート、権限情報、申請・承認のログなど、さまざまなデータが蓄積されています。そのため、申請されたデータを簡単に検索・抽出・集計することが可能となります。

一つの画面上で過去の申請書の情報も確認できるので、種々のデータを活用することで業務内容の分析や改善が可能となります。

 

ワークフローシステムを導入するメリットについて

ワークフローシステムを利用すると申請業務が無駄なくスピーディーに運んだり、記入ミスが減ったりするため、大幅な業務効率化が図ることが可能です。電子化され、端末上での記入、訂正、承認などの作業ができるためペーパーレス化が実現できます。
ワークフローシステムは社内から離れていても使用できるのが一番のメリットです。それはリモートワークをさらに推進する原動力にもなります。出張先でも確認できることから、管理職の負担も軽減できます。申請や承認といった業務手続の一連の流れを電子化・一元管理するシステムであるため、紙ベースの時代と異なりデータ管理は極めて楽になります。
ワークフローシステムには以上のような多くのメリットがあります。使い慣れれば、紙ベースの申請業務に戻ることはもう不可能です。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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