コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

稟議書を電子化するメリットとは?

第15回 20年03月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

社内で煩雑になりがちな業務に「稟議」があります。皆さんの会社では稟議は円滑に行われていますか?今、稟議書を電子化することで業務の効率化を図ろうとする企業が増えています。本当に稟議書の電子化は業務効率化につながるのでしょうか?その辺りを検証してみましょう。

稟議書とは?

稟議とは自分に与えられた権限の範囲内で決めることができないことを、会社や役所などにおいて上層部の承認を得る手続きのことです。

例えば、「他社との契約を結ぶ」、「人材を採用する」、「出張をする」というような場面で稟議が必要になります。この稟議にあげる内容を説明した文書が稟議書になります。

稟議とよく似た言葉に「決裁」という言葉があります。決裁とはその権限を有する上長が、申し出られた内容の可否を決定することになります。一方稟議は、基本的に責任を有する複数の方に内容を周知させ、承認を得ることになります。

ただ稟議において承認を得ることは、一定の責任を有する方による決裁と言え、稟議は決裁の一つのケースとも考えることができます。

稟議におけるメリットは、時間や手間が省ける、稟議内容が迅速に実行できる、というようなことがありますが、反面、起案に時間がかかる、責任の所在があいまいになる、といったデメリットもあります。

稟議書の申請の流れとは?

稟議書を申請する際には、案件(事項)の把握、稟議書作成、稟議番号取得、稟議書の回覧、最終承認の5ステップが必要です。

まず担当者が案件あるいは稟議事項について把握しておく必要があります。次に、案件を基に稟議書を作成します。

ここには稟議に諮る事項の説明の他、具体的にどのぐらいの金額となるのか、契約内容は何か、どのような人材をいつからいつまで必要かという判断に必要な内容を記載します。別紙として添付する場合もあります。

次に起案した稟議書に稟議番号を付与します。稟議番号が割り振られた後、決定権者に回覧します。通常は担当者、上長、部長、部門長といった具合に、組織の下位から上位へ稟議書を回覧します。最終決定権者が承認した時点で稟議が最終承認されたことになります。

稟議書を電子化するとコストの削減になるって本当?

稟議書を電子化することでコストの削減につなげることができます。

経費面でのコストについては、紙ベースの稟議書を電子化することによって、単純に電子化できた分の用紙代や複合機からの出力経費などを削減することができます。

また、紙ベースでの稟議書を保管するファイルやキャビネットといった備品コストも削減することができます。

以上の理由から、稟議書の電子化は、企業においてコスト削減につながる可能性が高いものであると言えます。

稟議書を電子化すると作業効率がアップするって本当?

コスト削減と業務の効率化が求められる今、ワークフローの見直しは必須です。稟議書に限らず社内文書をペーパーレス化することで作業時間の短縮だけでなく、文書紛失のリスクも抑制することができます。

紙の稟議書では書類の送付・修正に手間がかかります。急ぎの要件でも責任者の手元に届くまでに時間がかかるので非効率的です。

しかし稟議書を電子化することで、申請から承認まで時間を大幅に短縮することができるのです。さらに、システム中のテンプレートやフォーマットを使用することで記入ミスを防ぐことが可能です。

保管場所のコストも大幅に軽減ができ、出張中に必要になってもPCやスマートフォン一つで書類にアクセスできるメリットもあります。

また承認フローを電子化すれば、上長がいるタイミングを見計らって承認を得るといったことも必要なくなります。

さらには申請に不備等があった場合、電子化されていればデータの一部修正のみで済ませることができます。

稟議書を電子化する際の注意点とは?

稟議書を電子化する時にはいくつかの注意点もあります。
まず、経費がかかることです。社内で稟議書を電子化するには人件費や導入コストが発生することは避けられません。
次に書類を閲覧するのに慣れが必要です。紙ベースに慣れている方にはPCの画面で見るとスクロールしなければならず、全体を見渡すのに時間がかかるということが出てきます。

しかし、作業効率という面では稟議書を電子化することの方がメリットは大きいため、これらの問題点があったとしても電子化の意味は十分にあります。

稟議書を電子化によるメリットについて

自分の権限を越える承認などの業務を上長に委ねることを稟議と呼び、使われる書面が稟議書になります。稟議書は、案件(事項)の把握、稟議書作成、稟議番号取得、稟議書の回覧、最終承認という流れとなります。これを電子化すると用紙代、出力費用、保管費用などのコストが削減できます。

ペーパーレス化することで稟議書を紛失することも無くなります。申請から承認までの時間も短縮されます。いつどこでも申請・承認が可能になり、稟議書のステータスもすぐに分かります。

電子化にあたってはコストや慣れの問題を解消しなければなりません。稟議書で発生するさまざまな問題で苦労しているようであれば、一度電子化について考えてみられてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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