コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェア導入で考えておかなければならないこととは?

第16回 20年03月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

数多くの機能を持つグループウェアを導入する企業が多くなっています。ただすべての企業で満足な導入になったのかと言うと、必ずしもそうではないようです。そこでグループウェア導入で失敗しないように、導入時に考えておくことを拾い出してみましょう。

いきなり全社導入すると失敗する理由とは?

グループウェアは社内業務の効率化を図るには最適のシステムです。ただ導入するには時間とコストがかかります。それだけにせっかく導入するのなら成功させたいものです。そのためには過去にある失敗例に学ぶことが大事です。

失敗する例の一つに、いきなり全社導入して失敗したということがあります。恐らくグループウェアの効果を鵜呑みにして、全社導入したのでしょう。

グループウェアを導入する前にはスケジュール管理やタスク管理は従来にやり方があったはずです。それは個人あるいは部署で異なっていたかも知れません。

その状況でいきなりまったく新しいシステムに切り替えるのは無理があります。何事でもそうですが、新しいものには何かの問題が発生するものです。また慣れるまでには時間もかかります。ある程度の時間が経って初めて気づく問題もあります。

それらを防ぐには小さな部署、あるいはグループでスモールスタートをさせることです。それによって不具合が生じたら、システムを変えるとか、あるいは導入を保留にするということもできます。

問題が無いようならグループウェアを使いやすい環境づくりになります。自社に最適な運用ルールも見えてくるかも知れません。

運用ルールを明確にしないと失敗する理由とは?

グループウェアの導入に当たっては、運用ルールを策定し、社内に告知することが大事です。

もし運用ルールがなく、個人が勝手にグループウェアを使うようになれば、情報の共有や意思疎通がスムーズに行われません。

運用ルールを作るにはシステムの管理者、部署ごとの責任者を決めることから始めます。彼らの存在があれば、実際に問題が生じても、言っていく先が明確です。

全体を見渡すようなシステム管理者がいなければ、勝手なルール作りがされる可能性があります。部署ごとでルールが異なるようなら、全社的な業務効率化には結び付きません。

ルールの中に、半強制的にグループウェアを使うというのも入れておくというのも効果的です。最初から全員が抵抗なく使えるとは思えません。その抵抗を無くすためにも、できれば「明日のスケジュールは今日中に全員が入力すること」というような、ストレスを感じない簡単なルールから始めてはどうでしょう。

そして段階的に細かなルールを、実際の業務に合わせて作っていけばよいのです。

現場の意見を取り入れないと失敗する理由とは?

グループウェア導入に失敗した例として、現場の意見を取り入れなかったというケースがあります。

確かにグループウェアは使いこなすことができれば効果は出てきます。しかし導入に当たっては現場の意見は大事です。そのことが分かっていても、意思決定権者たる経営陣と情報システム部門の人間だけでグループウェアを導入してしまうことがあります。

しかし経営陣はおそらくグループウェアは使いません。実際に毎日使うことになるのは、現場の社員たちです。この方たちが使いにくいグループウェアなら、導入しても業務効率化の効果は望めません。

導入の際には最もヘビーなユーザーである現場の社員の意見を取り入れることを忘れないでください。社員たちも自分たちで決めたものなら、使っていくことに高いモチベーションを保つことができます。その結果、納得して使い続けることができ、目に見えて効果は出てきます。

くれぐれも現場からのヒアリングもせずに、トップダウンで導入することは避けてください。

導入目的を明確にしないと失敗する理由とは?

グループウェア導入で失敗しやすいのが、「何のために導入して、どのような効果を得たいのか」を明確にしないまま、ただ何となく導入してしまったというケースです。

情報共有をスムーズにして作業が重複するのを防ぐとか、組織内のコミュニケーションを高め連絡漏れなどのアクシデントを防ぐ、といった具体的な目的とゴールが見えないまま導入するのは危険です。

もしメンバー内にグループウェア導入に否定的な社員がいたとしても、何のための導入か、あるいは最終的にどのようなゴールを目指したいのか、といったことがはっきりすれば、社員のモチベーションも上がり、導入後の利用率アップにつなげることができます。

自社の規模に合ったものを選ばないと失敗する理由とは?

ある調査では、グループウェアの導入率は従業員が1000名以上の大企業で90.3%、従業員が101名以上999名以下の中堅企業で88.6%、従業員が100名以下の中小企業で77.2%となっています。

しかしこれらの企業はみな同じグループウェアを導入しているのではありません。実は大企業向けのグループウェアと、中小企業向けのグループウェアでは設計や構造が異なっているのです。

そのためループウェア導入時に、会社規模に合わない製品を選んでしまって失敗したという例が少なくないのです。

例えば、従業員が多い企業が中小企業向けのグループウェアを導入してしまうと、社員全員が利用できず、再度規模に見合ったグループウェアに導入しなおすということになるのです。またこれとは逆のことも起こりえます。

そのためグループウェア導入時には、会社規模に合ったものを選ぶことが大事です。また導入時には、自社にマッチしたシステムであるか、各部門で使いやすいのか、なども検討課題にすることも必要です。

グループウェア導入で考えておかなければならないこと

グループウェア導入にあたっては、いきなり全社導入しないことが重要です。小さなグループでのスモールスタートから始めて下さい。運用ルールも明確にしておきましょう。

それと共に、システムの管理者や責任者を決めることも大事です。現場の意見もしっかり聞いておきましょう。一番よく使う社員の意見が取り入れられたものなら、導入後も使い続けることができます。導入にあたっては、導入の目的と最終的なゴールもはっきりさせておきましょう。また、グループウェアには会社の規模によって異なった製品が出ています。それぞれの規模に合う製品を導入すれば、効率化に一歩前進です。以上のような失敗例からの助言を参考に、せっかく導入するのなら必ず成功させましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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