コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアを使ったペーパーレス化の方法とは?

第17回 20年04月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

皆さんの会社ではペーパーレス化は進んでいますか?なぜペーパーレス化を進める必要があるのでしょうか?企業においてなかなかペーパーレス化が進まない理由や、グループウェアを使ってのペーパーレス化について取り上げてみましょう。

ペーパーレス化とは?なぜペーパーレス化が必要なの?

企業におけるペーパーレスとは、単純に言うと紙の資料をやめて、電子資料に変えるということです。

ペーパーレス化が必要な理由に、作業が簡単になるということがあります。紙の資料であれば、一人が使っている間は、他の方は終わるまで待たなければなりません。しかし、電子資料にすると、何人もの方が同時に同じ資料を見ることができ、共同作業も可能となります。

また、紙の資料は保管場所を確保する必要があります。そしてそれをファイリングするのに多くの時間が取られてしまいます。

さらに、保管された膨大な資料の中から、必要な一枚を探し出すのは大変です。しかし、電子資料なら検索することですぐに見つかります。

ここにあげただけでも十分に時間と労力の節約になることが分かります。要するにペーパーレス化が進めば、今盛んに言われている働き方改革にもつながるのです。

企業におけるペーパーレス化があまり進まない理由とは?

業務効率化やテレワークの推進など、さまざまなメリットを企業にもたらすとされているペーパーレス化ですが、なかなか企業に浸透していないのが現状です。

進まない理由の中でも一番大きいのが、紙で提出・保管・配布する規定がある会社が多いためです。

システムの導入には初期費用や書類のデータ化にかける時間といったコストがかかります。これまでの業務の進め方を抜本的に変える必要があるので、なかなか進んでいないのが現状です。

また、システムの円滑な運用のためには社員のITリテラシー教育も不可欠であり、電子機器の操作に不慣れな社員が適応できるまでには相当な時間を要します。

また、電子資料は紙の資料とは違いネットワークシステムの不具合の影響を受けやすく、緊急時に必要な情報にアクセスできないという心配があります。

会社がペーパーレス化を進めていても、取引先から紙の資料を要求されることで歯止めがかかることも原因と考えられています。

企業内でペーパーレス化を進めるポイントとは?

ペーパーレス化は企業にとってさまざまなメリットをもたらします。しかしペーパーレス化を進めるうえでは上のような問題も出てきます。

改革に踏み切るためには、ペーパーレス化を行う目的を明確化して全社員で共有し、上層部が積極的に取り組む必要があります。

データ化する資料と紙で残す必要のある資料の選別を行い、ペーパーレス化が容易な業務や始めやすい部署から部分的に行うことも有効です。

徐々にペーパーレス化を進めることによって、紙の資料を使わない業務に慣れた社員が他の社員に活用法を伝えることができます。また、システム導入にかかる初期費用の支出時期を分散することも可能です。

ワークフロー機能で申請書類を無くせる理由とは?

グループウェアのワークフロー機能を活用することで、申請資料のペーパーレス化を実現できます。

現在も経費精算、交通費精算、出張旅費精算、物品購入、有給・欠勤、稟議依頼等の申請書類が紙で作成され運用管理されている企業が少なくありません。

これら紙の資料から既存業務に合わせた電子用のフォームを作成したり、資料の作成から申請承認ルートをシステムで連携したりすることによって、書類を電子化することができます。電子化した書類はクラウド上で管理し、申請も承認もシステム上で完結できます。

ファイル共有機能でペーパーレス化ができる理由とは?

グループウェアの中にファイル共有機能があります。この機能の利用でもペーパーレス化につながります。

具体的には、今まで会議の時などに紙で配布していた書類や資料を印刷することなく、電子化したものを一斉に配布できます。

印刷した書類の過不足や紛失などのトラブルがなくなるので、紙の無駄が出るのを防ぐことができます。

このように社内で書類の電子化と共有を徹底できれば、書類の印刷をわざわざする必要がなくなりペーパーレス化の実現ができるのです。

グループウェアを使ったペーパーレス化の方法について

ペーパーレス化とは従来の紙の資料を電子資料に変えてしまおうという取組みです。これが必要な理由は、情報共有が迅速になる、保管場所が不要になる、ファイリングや検索に時間をかけなくてもよくなる、などによります。ただ社内規定が紙ベースのものとなっている、社員が慣れるまでの時間や導入のコストがかかる、という理由で進んでいないのが現状です。
そこでペーパーレス化が進めやすい部署から始めるなどの対策も考えられます。その場合、ワークフロー機能で申請書類をペーパーレス化したり、ファイル共有機能で資料の共有を行ったりすることで、ペーパーレス化はスムーズに進みます。ペーパーレス化でお悩みの方はグループウェアでのペーパーレス化を一度考えてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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