コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

テレワークをするうえでの問題点とその解決策とは?

第21回 20年04月更新

鈴与シンワート企画部A氏

皆さんの会社ではテレワークはすでに導入されていますか?昨今の働き方改革によりテレワークが脚光を浴びています。しかしテレワークにはたくさんのメリットもある反面、問題点もいくつかあります。テレワークの問題点と、その解決策には何があるのかを見ておきましょう。

テレワーク導入により勤務時間を把握しづらくなる理由と解決策

テレワークは社外で働くことができるというように、働く場所を選ばない働き方になります。しかし、実際に導入すると、勤務時間を把握しづらいという問題が生じます。

理由は、社員の働いている様子を直接見ることができないので、仕事をしているのかどうかが分からないからです。また、サービス残業をしてしまったり、仕事のオン・オフが曖昧なために労働時間が無駄に長くなったりと、実際に何時間仕事をしていたかを正確に把握しにくいのです。

現在、企業では社員に仕事の開始・終了時にメールなどで報告させたり、PCのログインシステムによって勤怠管理をしたり、勤務日の操作ログにより勤怠を記録したりするという対策をしています。また、いわゆるテレビ電話のように、働いている様子が見える有効な方法もあります。

いずれにせよテレワークの導入にあたっては、まずは勤怠管理の仕組みをきちんと整備することを考えなければなりません。

テレワーク導入でコミュニケーションが取りづらくなる理由と解決策

テレワークを導入することで、社員間のコミュニケーションが取りづらくなるという問題が起こります。

従来の働き方では、会社で会うことで仕事の話やそれ以外の話も自由にできました。相手の表情を見ながら話すことになるので、相手の思いも容易に察知できました。話す機会さえあればコミュニケーションは十分に取れていたのです。

しかしテレワークになると社員同士が顔を合わせる機会は減り、必然的にコミュニケーション不足が生じます。テレワークだと大事な話も後回しになってしまいます。その結果、チームワークに支障をきたすことになるのです。

コミュニケーション不足の解消には、まずテレワーカー同士で一つのチームを組むことが求められます。同一環境で働けば、コミュニケーション不足をどう補うのかも考えるようになります。

Web会議システムなどのコミュニケーションツールを使ったり、共通の出社日を設けたりすることもコミュニケーション不足の解消に有効です。

テレワーク導入により情報漏洩のリスクが高まる理由と解決策

テレワークにおいては、セキュリティ対策が十分でない場所で仕事をするため、情報漏洩のリスクが高まるという問題があります。

まず業務に使用する端末の紛失や盗難といった危険があります。また、さまざまな場所で使える無料の公衆Wi-Fiを使うと、通信内容を盗み見られることもあります。カフェなどで仕事をする場合は、画面を覗き見られることもあります。

紛失・盗難による情報漏洩の対策としては、端末上のデータにパスワードをかけるという対策があります。また、紛失時に遠隔で端末上のデータを削除できる、リモートワイプの機能を利用することも効果的です。

通信を盗み見られないように暗号化されていない公衆Wi-Fiは利用しないこと、カフェなどで仕事をする時にはパスワードなど大切な情報は入力しないようすることも大事です。

他にも使用する端末のOSを常に最新の状態にしておく、端末にセキュリティ対策ソフトを導入してマルウェアの感染を防ぐ、といった対策もあります。

テレワーク導入により社員の評価をしづらくなる理由と解決策

テレワークには社員の評価をしづらくなるというデメリットがあります。働きぶりが見えないテレワークでは上司が仕事の難易度を理解していなければ、よく働いていても正しく評価されないケースが出てきます。

成果によっての評価は簡単ですが、プロセスの評価をするのが難しいということも問題の一つになっています。

この問題を解決するためには、評価する側と社員との間で確固たる評価基準を共有することが必要となります。従来のオフィス勤務の社員の評価基準と同じように評価してはいけないということです。

テレワーク導入でオン・オフの切り替えが難しくなる理由と解決策

テレワークの問題点の一つが「オン・オフの切り替えが難しい」という点です。ある調査では、約4割の方が自宅のリビングやダイニングで仕事をしていると答えています。そのせいで、育児や介護、また家庭の用事などが気になってしまい、集中できないということがあります。

自宅で作業をする場合は、意識的に集中できるような環境作りをする必要があります。もし、近くにコワーキングスペースなどがあれば、そちらを利用するのも一つのアイデアです。

長時間労働や深夜労働をしがちになり、オン・オフが切り替えにくくなるということがあります。誰もいない環境で仕事をしていると集中しすぎてしまい、休憩を忘れて長時間労働してしまいます。

これを防ぐには労働時間のルールを作り、全員に徹底することが大切です。労働時間を正確に分かるようにする仕組みも必要です。

テレワークを導入するうえでの問題点とその解決策について

テレワークで勤務時間が把握しにくいという問題は、ログインシステムの採用やテレビ電話が解決してくれます。コミュニケーション不足になるのは仕方ありません。これにはWeb会議システム導入や、共通の出社日を設けるという解決策があります。
テレワークでは情報漏洩も心配です。データにパスワードをかけたり、公衆Wi-Fiを使わなかったりすることが大事です。
社員の評価もしにくくなりがちです。評価基準の確立が求められます。オン・オフの切り替えも難しくなります。テレワーク導入時に労働時間を把握する仕組みを考えておかなければなりません。
便利なテレワークですが、考えられる問題点を導入前に拾い出し、事前に解決策を考えておくことが大事です。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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