コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ペーパーレス化がもたらすメリットとは?

第23回 20年05月更新

鈴与シンワート企画部A氏

皆さんの会社ではペーパーレス化は進んでいるでしょうか?昔ながらの紙文化は経費削減という観点からも敬遠されるようになりました。それも含め、ペーパーレス化にはどのようなメリットがあるのでしょうか?ここではペーパーレス化について考えてみましょう。

 

ペーパーレス化を進めると印刷コストが削減される理由とは?

ペーパーレス化とはスマートフォン、タブレット、パソコンなどの端末を使い、今まで紙に印刷していた資料をすべて電子画面上で済ましてしまうことを言います。

企業が一年間に消費する資料用の用紙は膨大な量に及びます。一般的な企業で資料一枚のコピーを行うには、約5円の経費がかかります。一人が一日に10枚印刷したと仮定した場合、従業員100人の企業では年間で100万円を超す経費がかかっている計算になります。

そのすべてを電子情報に置き換えると、インクやトナー代、用紙代だけでも相当な額を節約できることが分かります。さらに、高額なコピー機が要らなくなることで、それに伴う保守点検費や光熱費、印刷する作業で必要となる人件費など、さまざまな経費を削減することができるのです。

このようにペーパーレス化は、コスト削減が命題となる企業にとって、推進する価値は大いにあるということが分かります。

 

ペーパーレス化が進むと書類保管コストが削減されるのはなぜ?

ペーパーレス化が進むと、書類保管コストが削減されます。インターネットが普及するまで、機密情報はすべて書類で保管されていました。

書類の量が増えるとファイリングする必要があり、保管しておく場所も必要となります。機密情報が書かれている書類となれば、それなりに厳重な管理が必要となります。

誰にも見られない場所に保管するのであれば、鍵のかかる部屋や金庫に置いておくことが求められます。即ち、保管しておく場所の維持費がかかるということになります。

ところがペーパーレス化が進むと、それらの資料はパソコンの中だけで保管されるようになります。

セキュリティシステムなどに費用が掛かる場合はありますが、どんどん増えていく紙の資料を管理するより、はるかにコストは安あがりです。

また、データ化すればウェブ上でその情報を共有することができるので、安価にどこでも情報にアクセスすることができるようになるのです。

 

ペーパーレス化が進むと情報の検索が簡単になる理由とは?

ペーパーレスが進むと、情報の検索が簡単になります。紙の資料から情報を探す場合、まず該当の資料を探し、必要な情報を見て確認していく必要があります。検索内容が複数の資料に書かれている場合は、すべてに目を通す必要があります。

しかし、ペーパーレス化されていると、検索内容のキーワードで検索するだけで、該当部分がピックアップされます。その中から、必要な部分だけを抽出するだけで探している内容が手に入ります。

紙の資料から探すという行為に比べると圧倒的に便利で、時間短縮となります。また、手元に資料がなくても、インターネット上で検索ができるので、いつでもどこでも情報を検索することができます。

また、検索履歴や予測変換などを残すこともできるので、別の日に検索内容を再現することも容易です。検索内容のURLを他者に送ることもできるので、情報共有という面においても便利です。

 

ペーパーレス化が進むと申請時間の削減になる理由とは?

企業においては、事務用品購入、経費精算、交通費精算、出張申請などの申請業務が多数存在します。

昔ながらのやり方なら、申請者が所定の用紙に必要事項を記入し捺印のうえ、上長の所に持って行きます。上長がいたらその場で承認されますが、不在だと承認まで時間を要することになります。

このよう昔ながらの方法では、書類を作成する時間、書類を運ぶ時間、承認を待つ時間など、非常に時間を要していました。

これをペーパーレス化すると端末上ですべてが完結します。社内に居なくても申請や承認の作業ができます。即ち申請から承認までの時間が短縮されるというメリットがあるのです。

 

ペーパーレス化が進むと企業イメージアップにつながるって本当?

ペーパーレス化を進めると、環境活動に積極的に取り組むエコな企業としてアピールできます。

日本の国民1人当たりの紙の消費量を見ると、2013年は年間約215㎏で世界でもトップクラスでした。1990年代半ば以降、オフィスにPCがある光景が定着してきました。それと共にエコの面から、再生紙の利用やペーパーレス化が課題となってきました。業務効率化のシステムがたくさん出てきたことも企業のペーパーレス化を後押ししました。

紙の原料は木です。森林伐採や地球温暖化などの環境問題が深刻化している今、「環境にやさしい」ということは企業イメージアップに大いにつながります。

 

ペーパーレス化がもたらすメリットについて

企業のペーパーレス化によるメリットは数多くあります。印刷の作業における用紙代、トナー代、人件費、コピー機の費用などの印刷コストが削減できます。
保管書類が多くなると、ファイリングし保管する場所が必要になります。紙が無くなれば書類保管経費も削減できます。書類を探すのも検索機能を使えば至って簡単です。
書類を作成したり、承認を取ったりする申請業務ではペーパーレス化により時間の削減につながります。使用する紙を減らすことができれば森林伐採や地球温暖化という大きな問題の意識も高まり、少しは貢献もできます。
これらの結果は単なるコストダウンに終わらず、企業イメージアップにもつながるのです。まだペーパーレス化が進んでない企業は、時代に遅れないようペーパーレス化を進めてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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