コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

BPMツールとワークフローの違いって何?

第24回 20年05月更新

鈴与シンワート企画部A氏

業務の流れを効率化したい時に便利なのがBPMツールとワークフローシステムです。これらの違いはご存知でしょうか?使っていても説明するのが難しいBPMツールとワークフローシステムについて、それぞれのメリットや違いなどを調べてみましょう。

 

BPM(ビジネスプロセス管理)ツールとは?

BPMとは、Business Process Managementのことで、ビジネスプロセス管理と呼ばれます。各業務の開始地点から終了地点までをいくつかの工程に分解し、各工程で何をするのかを定めることを指します。各工程(プロセス)での作業を可視化し改善を支援することが目的です。

BPMツールには、業務の可視化と設計を可能にするモデリング機能、設計した業務プロセスがどのように作動するのか予測するシミュレーション機能、業務プロセスの実行状況を監視するモニタリング機能の3つの機能があります。

これら3つの機能を実行して、業務プロセスが期待どおりに機能しているか監視し、更に業務の改善や最適化を継続的に行うことが目的になります。

 

BPM(ビジネスプロセス管理)導入のメリットとは?

BPM導入により業務プロセスの可視化が可能となります。それにより業務に携わるメンバー全員が業務プロセスの状況がよく分かります。全員で共通の認識ができるため、業務の進捗などもよく分かり、お互いにフォローし合いながら業務を進めることができます。

途中でビジネスプロセスを変更したり、追加したりするのが簡単です。そのため、例えビジネス環境の急激な変化や、業務プロセス以外の理由での計画変更にも柔軟に対応できるというメリットもあります。

コスト削減ができるというメリットもあります。大きな組織では部署ごとに連携プログラムを開発していましたが、これをBPMツールで全体的に使うことになれば、開発などにかかるコストが削減できます。

 

ワークフローシステムとは?

ワークフローとは 業務の流れ、あるいはそれを図式化したものを指します。そのワークフローの流れをコンピューターに組み込んだものがワークフローシステムになります。

ワークフローシステムは近年では、企業の業務効率化に不可欠なツールとして多くの企業で導入が進んでいるシステムです。

ワークフローシステムに申請をあげると、設定されたルートで承認者のもとに届き、オンライン上で承認までの作業が完結するという仕組みになります。

ワークフローシステムには、申請書の作成、申請書の検索・履歴の表示、申請・承認のフローの設定、承認・差し戻し・却下の決定、申請時や承認時のメールやチャットでの通知などの機能が用意されています。

 

ワークフローシステム導入のメリットとは?

ワークフローシステムのメリットでまず考えられるのが業務の効率化です。

従来、案件毎に書類を手書きして、承認者や決裁者に説明しながら持ち回り、印鑑を押してもらうのが申請業務の一般的な流れでした。

ワークフローシステムを使うと、この煩雑な流れが端末での処理だけで効率的に進みます。例えば承認者が不在でも、承認依頼するメールが承認者の持っている端末に届いたり、代理の承認者に自動で承認依頼が回ったりと、いろいろな設定をシステムで実現できます。

業務品質が向上するというメリットもあります。書類の作成は、データベースを元に決まりきった内容は自動で入力されるうえ、自らが入力した内容も自動チェックが可能なので、記載ミスなどの防止ができ業務品質も向上します。

申請業務の進捗状況がよく分かるというメリットもあります。申請時や承認時に自動的に知らせてくれる機能もあるので非常に便利です。

ペーパーレス化が実現できるため、印刷コスト、書類管理スペースの費用、書類管理の人件費などの削減も可能です。

各業務に関する適正な設定をID、パスワードなどで管理することで、無関係な人間が書類に不正にアクセスをすることも防止できます。

 

BPM(ビジネスプロセス管理)ツールとワークフローシステムの違いって何?

業務の流れを効率化したい時、考えられる解決策にBPMツールとワークフローシステムがあります。

これら二つには規模の面での違いがあります。ワークフローシステムが申請業務の流れに特化したシステムであるのに対し、BPMツールは受注システム、製造システムといったより大きな業務の流れが対象となります。

システム面での違いもあります。ワークフローシステムが効率化はされていても人の手によってフローが進められるのに対し、BPMツールは人の手による処理に加え、業務アプリケーションによる処理も行われます。

搭載されている機能も異なります。BPMツールにはワークフローシステムと共通のワークフロー機能やフォーム作成機能を有するものもあります。しかしBPMツールには、モデリング機能、モニタリング機能、シミュレーション機能といった独自の機能が搭載されています。

 

BPMツールとワークフローの違いについて

BPMツールはビジネスプロセスを管理し、各プロセスの業務の可視化や改善支援を目的にしたものです。それらができるだけでなく、急激なビジネス環境の変化に対応できるというメリットもあります。
ワークフローシステムはワークフローをコンピューターに組み込んだもので、業務の効率化やペーパーレス化が可能となります。これら二つには、規模、システム、機能での違いがあります。
システムを導入する時は、どのような業務に対し、どういう観点で改善したいのかということを明確にする必要があります。
同じ業務の効率化という目的があるBPMツールもワークフローシステムも、適用範囲や目的などは異なります。それらを理解したうえで導入するようにしましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

バックナンバー