コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローシステムの問題点とその対策とは?

第25回 20年06月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社ではワークフローシステムは導入されているでしょうか?いろいろな問題の解決につながるワークフローシステムを取り入れる企業が増えています。しかしせっかく導入するのなら失敗は許されません。ここでは導入で考えられる問題点と、その対策を拾い出してみましょう。

 

「電子化しない方がよかった」と言われないような対策とは?

ワークフローシステムは購入・支払い稟議、交通費などの経費精算、休日出勤申請などの労務管理で使われ、業務のスピードアップ化、ステータスの可視化、コスト削減などのメリットがあります。

今や多くの企業が導入を進めるワークフローシステムですが、導入事例の中には「電子化しない方がよかった」という現場の声や、システムの導入後も、従来の紙ベースに戻ってしまう失敗事例も少なくありません。

これを解決するためには、第一にワークフローの詳細な分析が必要になります。これにより、紙でしか運用できない書類が拾い出せ、システムの対象外となる書類がリストアップできます。

第二に直観的に分かりやすい操作方法や利用者への教育、簡易マニュアルの整備などが必要になります。人間は、画面や操作が分かりにくい、あるいは運用ルールが不明な新システムには拒絶感を持ってしまうのです。

 

承認者の負担が増える理由やその解決策とは?

ワークフローシステムでは承認や決裁のフローが固定化され、特定の承認者の負担が増える場合も考えられます。

役職がある程度高い社員は、多くの承認ルートに組み込まれがちです。その結果、承認や稟議では必ずその方を通らなければ進まないということになります。そういう方には申請者と最終の決裁者に挟まれ、早く処理しなければならないというプレッシャーもあります。

 大企業においては、このようにワークフローが特定の方を必ず通るということになりがちです。このような状況を防ぐには、最初に決めるワークフローをなるべく簡素化することが必要です。一人の人間に多くの負担がかからないような設計にしなければなりません。

ワークフローの設計は簡単ではありません。大規模な人事異動や組織改正があると、ワークフローは見直しを迫られます。たくさんの人間が承認に関わるようなワークフローであれば、頻繁に変更しなければなりません。システム導入時に決定するワークフローはなるべく簡素化したものにしましょう。

 

セキュリティリスクが上がる理由とその解決策とは?

ワークフローシステムのデメリットの一つが、セキュリティリスクが上るということです。
ワークフローシステムは社員のほぼ全員が日常的に使います。しかし社員の中にはセキュリティ面での知識や意識が低い方もいます。

そういう方がとる行動で、重要な情報が洩れるという事態になりかねません。ペーパーレス化でセキュリティ面では強化されていても100%安全とは言い切れないのです。

それを防ぐには、IDやパスワードの管理を徹底し、情報流出のリスクがなくなるような仕組みにしなければなりません。

また、業務で必要な情報以外は他人に見せない、内容ごとでアクセスできる場所を限定する、管理者の作業権限を細かく設定する、などの対策も必要です。

 

社員に浸透しない可能性がある理由とその解決方法とは?

ワークフローシステムの導入でよく起こる問題に、社員になかなか浸透しない可能性があるということがあります。

ワークフローシステムを導入しても社員に浸透しない理由としては、システム自体の複雑さにあります。設定の方法が難しいため、一部の方しか使えず、その方がいなくなった時に、どうしようもなくなってしまうという事態が起こりえます。

また、操作も複雑で機能も多いため、使い方を確認することばかりが多くなり、結果として手間が増えることにもなりかねません。使わない機能は無駄になり、余計なコストもかかります。

解決策としては、導入前に導入担当者以外の方に、触ってもらうことが大事です。実際に試してもらうことで、より実務に合ったものを選ぶことができます。

そしてもう一つ、ワークフローシステムを使ってポータルサイトを構築し、社員が確実に利用する仕組みを作るのもよい方法です。それにより、社員がワークフローシステムに触れる機会が増えるため早く慣れることができます。

 

ワークフローシステムの問題点とその対策について

ワークフローシステムでは作業の効率化はもちろんですが、ペーパーレス化などの効果も期待できます。
しかし導入すると生じるいろいろな問題もあります。そのうちの一つが、「電子化しない方がよかった」と後悔することです。対象とする書類を見直し、ワークフローから除外する書類を選ぶことも必要です。
承認者の負担が増えるという問題に対しては、ワークフローをなるべく簡単なものにすることが大事です。セキュリティリスクが上るということも考えられます。これにはIDやパスワードの徹底した管理も必要です。
社員に浸透しなくなるのは、使いにくいと感じるからです。導入前の試運転や、従業員が必ず触れる仕組みを考えることも大事です。
ワークフローシステムを導入するのなら、社員が使いやすさや効果が実感できるよう、計画的に進めることが大事です。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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