コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

勤怠管理のクラウドシステム化とは?

第26回 20年06月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

皆さんの会社では勤怠管理をどのような手法で行っていますか?勤怠管理は従業員がいる限り必要となる基本的な業務です。集計のミスなどが起こり得る業務ですが、効率よい勤怠管理の仕方は無いのでしょうか?勤怠管理についての最新事情を見ておきましょう。

 

勤怠管理ってなぜ必要なの?

企業の勤怠管理とは、従業員の出退勤を、残業時間や欠勤、早退・遅刻も含めて正確に記録することです。

給与計算をする際に、正確な賃金を支払い、長時間労働を防止するためにも勤怠管理が必要になります。そして、勤怠管理をすることで、残業手当の未払いや、過労死の証拠としても採用できます。また、勤怠管理は人事考課にも必要となります。

客観的な方法で勤怠を記録しておくことが必要になりますが、それにより企業が健全に運営されているという証明にもつながります。

 

勤怠管理における企業側の課題ってなに?

企業が勤怠管理を適切に行うことは、労働者側と締結する三六協定や年次有給休暇の取得義務化といった焦点を含む労働基準法への対応だけではなく、労働生産性の改善につなげることができます。

最近では管理監督者の勤怠管理も義務化され、企業側の負担も増えている中、企業側が抱える勤怠管理の課題としては集計の煩雑なことと、それによる計算ミスがあります。

フレックスタイムなど雇用形態の多様化で、単純にタイムカードの集計で行っているエクセルを使用した手作業では完璧でなくなってきたのです。

厚生労働省のガイドラインが出ている中で、企業が従業員の勤怠管理を正確に把握する方法として導入しているのが勤怠管理・就業管理システムです。

このようなシステムを導入することで、エクセルを使用した手作業では実現が困難だった作業の正確性が担保されます。また労基法に沿った労働環境が実現することや、担当者の作業負担の軽減につながることで、従業員の満足度が向上するメリットを生み出します。

 

クラウドシステムって何?

クラウド (Cloud) は雲を意味する英語です。そこから、インターネットを雲に見立てて、その上にあるサーバーからさまざまなデータやサービスを受ける仕組みをクラウドシステムと呼んでいます。

従来のコンピュータの利用形態だと、手元の端末にソフトをインストールしたり、データを保存したりして利用していました。

しかし、クラウドシステムを利用することで、手元の端末にソフトをインストールする作業や、データを保存する作業をすることも必要なくなります。インターネットに繋ぐことで場所や端末にとらわれずに業務を行うことができるのです。

また、今までサービスのため、自社にサーバーを購入して設置するといったコストも場所も必要でした。ところがクラウドシステムを活用することで、コストを減らし、場所を用意する必要なく利用することができるようになります。

 

勤怠管理をクラウドシステム化するメリットとは?

勤怠管理をクラウドシステム化するメリットには、まず、法令遵守の労務管理の強化や不正防止ができるということがあります。

クラウド型勤怠システムではGPSによる打刻機能があり、打刻だけでなく位置情報も記録するため、直行直帰や出張、夜勤や休日出勤にも対応でき不正打刻を防げます。

また、人事担当者の入力・集計作業の効率化や従業員の入力・申請作業の簡略化、人事や管理職の労務管理の負担軽減というメリットもあります。

また、従業員一人あたり数百円で利用できるというコストの安さや、ペーパーレス化にも対応できるためコストを下げられるという点もメリットです。そして、PC、スマホなど、さまざまな所から打刻・確認することができるのも魅力です。

 

勤怠管理をクライドシステム化するデメリットとは?

勤怠管理システムの導入は一見、業務効率化が進むことに注目されますが、導入にあたり自社との相性を見極めずシステムを導入してしまうとシステムを扱いきれず、失敗してしまうこともあります。

勤怠管理システムの導入を検討する際は、自社の規模、ワークスタイル、勤怠形態、他システムとの連携を分析することが必要です。

また初期費用がかかるため、既存の運営方法との差別化を理解、説明ができないと経営陣の理解は得られません。仮に経営陣の了承を得たとしても、次の段階として全従業員の定着支援が課題となります。全従業員が同じ就業時間、雇用形態とは限らないので、全従業員に勤怠管理システムを対応させる難しさもあります。

導入後もシステムの使用マニュアルの作成、配布、各従業員からの質問対応など、定着までに多くの時間や手間がかかります。

 

勤怠管理のクラウドシステム化について

勤怠管理は給与計算だけでなく、長時間労働防止の観点や人事考課でも必要になります。この勤怠管理は集計が煩雑になるため、計算ミスが起こる業務でもあります。それを防ぐためにも勤怠管理のシステム導入が必要になります。
そこで最近多くの企業で取り入れられているのがクラウドシステムです。このシステムではインターネット環境があればどこででも業務ができます。勤怠管理でこのシステムを使うと、労働管理の強化や不正防止もできます。ミスも少なくなり、ペーパーレス化につながります。ただ初期費用がかかり、従業員の教育や定着に時間と手間がかかるというデメリットがあります。
しかし定着さえすれば効果があることは衆目の認めるところです。まだシステム化されていないのなら検討してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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