コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアによる情報共有で業務効率をアップさせる方法とは?

第27回 20年06月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

皆さんの会社では業務効率をアップさせるため、どのような取り組みをされていますか?一通りの努力をすれば、業務効率アップも限界が見えてきます。それをさらに推し進めるのがグループウェアなどのツールです。グループウェアの情報共有で業務効率をアップさせる方法を考えてみましょう。

 

情報共有を効率化させるとどんなメリットが有る?

グループウェアで情報共有を行うメリットは大きく分けて三つあります。一つ目は、個人の状態や情報を共有することにより、業務の「見える化」を行うことができるという点です。

情報の共有化を行えば、グループ内で同じ情報を持つことが可能となります。今誰が何をしているのか、誰がどんな情報を持っているのかが明白になります。業務の「見える化」により情報の属人化を防ぎ、誰もが同じ情報を活用できるようになります。

二つ目は、効率的な時間の活用が可能になるという点です。情報が共有化されていないと、情報を所持している個人へ毎回確認しなければなりません。あらかじめ情報共有しておけば、確認の手間や伝達ミスなどが格段に減少します。

三つ目はグループ内の信頼関係を強くすることができる点です。意志の伝達も円滑になり、何より一斉に同じ疑問や議題を見ることができるということは、意思決定までの時間の短縮になるのです。

そのため、事前の話し合いや衝突もある程度抑えることができ、結果としてグループ内のメンバーすべてに信頼関係が生まれてきます。

 

グループウェアのファイル共有機能で業務効率がアップするって本当?

紙ベースで情報を共有する場合、必要な書類を必要な枚数、コピーすることから始まります。それをメンバーに配布し、各メンバーは書類をファイリングしなければなりません。書類はたまる一方で、次にその書類が必要な時に取り出すのに時間がかかります。

その業務をグループウェアに変えるだけで、必要となる時間も短縮でき、業務効率はアップします。

業務に関する資料やマニュアルなどをグループウェア上で共有すれば、印刷、配布、保管という手間が省け、大幅に業務効率がアップします。

 

情報共有効率化にファイル名の命名規則などのルールが必須な理由は?

情報共有を考えずにいくつものファイルを作った場合、取り扱いはあまり効率的とは言えません。

例えば自分自身でいくつものファイルを作った場合、直後はファイルの内容は思い出せますが、時間が経つと何について書かれたファイルなのかが思い出せなくなります。こうなると、これと思ったファイルをいちいち開けてみて確認することになります。

何人かのメンバーでファイルを共有する場合も同じです。ファイル名の付け方に一貫性がなく、メンバーのそれぞれが思い思いの名前を付けるようだと効率は悪くなるばかりです。
情報共有を効率化させるには、ファイルの名前の付け方に規則を設けておくことが望まれます。

ファイル名の命名ルールを決めるメリットには、ファイルを探す時間が短縮でき、業務の効率化につながるということがあります。また検索性も上がり、情報資産としての価値も高まるということもあります。

 

グループウェアのタスク管理機能で業務効率がアップする理由は?

多くのグループウェアに搭載されている機能にタスク管理機能があります。これは同じ仕事をするメンバーの進捗管理や共有が簡単にできるという機能です。

一人一人が担当するタスクの情報を一元で管理し、情報をメンバー内で共有できるため、一つのプロジェクトを進める場合に役立ちます。

タスク管理では各工程の進捗状況が一瞬で把握できます。当初に想定した工程表から進んでいるのか、遅れているのかもすぐに分かります。これによって遅れている部分に注力することができます。

またタスク管理機能があれば、効率的に作業が進められます。作業効率がアップすれば残業も減らせます。余裕で生じた時間を、他の重要な仕事に注ぐこともできます。

働き方改革が叫ばれる昨今、タスク管理機能は従業員に余裕をもたらしてくれます。

 

情報共有効率化に社内コミュニケーションが重要な理由は?

社内コミュニケーションを活性化させることの重要性については、縦の関係で言うと、部下の要望や不満をボトムアップしていくことや、会社のポリシーの伝達などがあります。また、横の関係としては、同僚間でのスキルの紹介や、業界内の情報共有などがあげられます。

これらの目的は、顧客満足度、生産性、社員満足度、社員定着率の各々を向上させていくことにあります。さらにこれらをすることにより会社のブランド力がアップし、優秀な人材の確保や売上の増加が期待できます。

社内コミュニケーションを活性化させる方法としては、社内報、面談、後輩を育成するメンター研修、食堂やカフェブースの設置などがあげられます。このようなツールやスペースの創設と同時にコミュニケーションする側も準備が必要です。

まずは自社のことを知ることが最も大切な作業であり、心の準備でもあります。そして、面談や研修やカフェブースでの会話を実践してみます。やがてコミュニケーションで社内の人同士がつながり、新しいタスクチームが生まれたりすると効果が見えてきます。

 

グループウェアによる情報共有で業務効率をアップさせる方法について

情報共有を効率化させると、業務の「見える化」ができます。効率的な時間の活用ができ、グループ内の信頼関係も強くなります。
ファイル共有機能により、紙ベースの印刷、配布、保管という手間が無くせます。ファイル名の命名規則を決めるだけでファイルを探すという時間の短縮が可能になります。
また、タスク管理機能を使えば、業務の進捗状況が一瞬で把握でき、効率的に業務が進められます。顧客や社員の満足度を上げるためにも社内コミュニケーションは欠かせません。
グループウェアを使えばこのように数多くの分野での業務効率のアップが図れます。皆さんの会社でもグループウェアで業務効率アップを推し進めてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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