コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローシステム導入によるコスト削減効果とは?

第28回 20年06月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

皆さんの会社ではワークフローシステムはすでに導入されているでしょうか?ワークフローシステムではいろいろな面でのコスト削減ができます。まだ体験されていない方のために、具体的にどういう面でのコスト削減ができるのかを探してみることにしましょう。

 

ワークフローシステム導入で業務管理コストが削減できる理由は?

ワークフローシステムとは、申請書類や稟議書をあらかじめ決められたワークフローで決裁し、端末の画面上ですべての作業を行うシステムです。

操作が至って簡単で効率が上がり、全体の労働時間が短縮されます。また会計や庶務など、申請作業に必要だった人員を大幅に削減できるので、コア作業に人的リソースを割くことができます。

ワークフローシステムを応用することで、業務自体を自動化するツールにすることも可能です。これによってプロジェクトにかかわる人数を最小限にし、トータルでの業務管理のコストが削減できます。

 

ワークフローシステム導入で決裁までの時間を短縮できる理由は?

紙の申請書に必要事項を記入し決裁に回すという旧来のやり方では、決裁が下りるまで非常に時間がかかっていました。特に決裁権者が休暇中や出張中などの場合、申請業務が滞るという事態も生じました。

ところがワークフローシステムを導入すると、申請から決裁までの時間が大幅に短縮できます。

まず、申請者は自分の目の前のPCから書式テンプレートを用い、申請書を作成し、すぐにワークフローに流すことができます。承認・決裁や否認・差し戻しという作業も決裁権者のPC上で行えます。

申請書が回ってきた時、差し戻しがあった時、決裁が下りた時はメールや画面上で通知があります。その結果、すぐ次のアクションに移れます。

これらの作業は社内のPC上だけでなく、スマートフォンでも行うことができます。申請が必要な時、仮に出張中や出先であっても会社に戻ることなく申請業務ができるのです。

このようにワークフローシステムでは従来の紙の申請書が動くのと違い、はるかに業務全体の時短が可能となるのです。

 

ワークフローシステム導入で印刷費を削減できる理由は?

経費の申請や稟議書など、ワークフローを使って申請・承認の作業を従来の紙で行う場合、何枚もの紙の印刷をするため印刷費がかかりました。申請書の用紙が切れた時も、余分に何枚ものコピーをとっていました。

ところがワークフローシステムでは申請書・稟議書は電子データで作成しやり取りが行われます。その結果、ペーパーレス化が実現でき、これまでかかっていた印刷費が大幅に削減できます。

ペーパーレス化によるコスト削減は印刷費だけではありません。用紙代、プリンター費用、メンテナンス費用など、これらすべてのコストが削減できるのです。

 

ワークフローシステム導入で書類保管費用を削減できる理由は?

ワークフローシステムを導入することで企業に多くの利益をもたらします。その中でも最も大きいものは書類保管費用の削減です。

ワークフローシステムを導入により申請書などがすべてデータ化できるので、新たな書類が生まれません。これまでその書類のために使われていたスペースを空けることができます。さらにこのことで書類の管理にかかっていた費用を大幅に削減することができます。

また後になって書類を検索するのも時間や手間を要しません。これまではファイルを調べて一枚ずつ探していましたが、ワークフローシステムを用いれば検索により一瞬で探し出すこともできます。書類の保管に対する人件費も削減できます。

 

ワークフローシステムで業務可視化ができ残業代が減らせる理由は?

ワークフローシステムを用いると業務内容が可視化され、非合理な部分や責任者が曖昧な作業、無駄な書類の作成などを最小限に減らすことができます。

これまでの企業の内部では、業務を処理するための申請・承認作業に多大な労力を費やしていました。しかしワークフローシステムの導入によってこうしたコストが削減され、一人一人の従業員の負担も軽減されるのです。

こうした合理化によって、より企業内部の統制が強力になり、末端での不慮のトラブルも少なくなります。さらに業務の流れが明確になったことで、その一部分を外部に委託することも容易になります。

このような複合的な要因が積み重なることで、ワークフローの導入は労働に関わる不確実性やコストを切り下げ、残業代を削減することができるようになるのです。

 

ワークフローシステム導入によるコスト削減効果について

ワークフローシステムは端末の画面上ですべての作業ができるのが魅力です。業務に要した人員の削減などができ、業務管理のコストが削減できます。
申請書作成、承認・決裁、通知までが画面上で可能となります。社外からのアクセスも可能となり、申請から決済までの時間短縮ができます。
ペーパーレス化が進むため、従来かかっていた印刷費も削減できます。書類が少なくなるため、書類の保管に要していたコストの削減も可能です。
ワークフローシステムの導入により、コストの削減と共に従業員の負担も軽くなります。要していた残業代をカットできるのもワークフローシステムのおかげです。コスト削減に行き詰っている方は導入を考えてみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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