コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアの導入目的と必要な要件とは?

第29回 20年06月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

グループウェアを導入された会社では、どのような目的で導入されたのでしょうか?グループウェアにはいくつもの効果があるため、導入時の目的もさまざまです。ここではグループウェアの導入目的や、導入にあたって必要な要件について見ておきましょう。

 

コミュニケーション円滑化のためグループウェアのおすすめ理由は?

グループウェアは複数人での業務を効率化させるためのシステムです。メールやスケジュール管理、ファイル共有など、さまざまな機能が含まれており、そのグループ内でのコミュニケーションが円滑になります。

これらの機能を1つのソフトウェアが行ってくれるため、多くの機能を複数のソフトウェアで運用せずに済みます。コストを抑えられるだけではなく、グループウェアの使い方だけを理解すれば、誰でも簡単に効率化が図れます。

またセキュリティもしっかりしているため情報漏洩に不安を抱えることが無くなります。伝えたい方を絞ってメッセージを送れるため、情報の階層化や切り分けがとても容易に行えます。

グループウェアはその場にいない方でもパソコンやスマートフォン、タブレットを通して随時情報の取得や発信を可能にする同時性も兼ね備えているため、社内のコミュニケーションを円滑にするにはうってつけの手法です。

 

情報共有を簡単にしたい場合にグループウェアのおすすめの理由は?

グループウェアにはメッセージ機能、タスク管理機能、スケジュール管理機能、勤怠管理機能など多くに機能が搭載されています。

それらの機能を社内全員が同じツールでやり取りするため、情報の見逃しや共有漏れを防ぐことができます。最近はクラウドサービスによって自社にサーバーを置かずに利用できるようになったため、中小企業の間でも普及しています。

従来の電話やメールで関係者にいちいち連絡していたのでは、手間がかかり伝言漏れのミスも起きやすくなります。これらをグループウェアで管理することで正しく共有できるようになり、情報を発信する側にも受け取る側にも負担が減ります。

 

印刷コストなどの削減にグループウェアのおすすめの理由は?

グループウェアでは印刷コストの削減も可能となります。情報は電子化され、主に画面上での作業で業務が進行します。これまでのように「何でもかんでも書類」という状況が変わるのです。

そのため印刷にかかるコストが減ります。印刷が減るということは、用紙代やその他にも印刷機の維持費、電気代なども大きく削減されます。

また印刷に関わる人件費の削減も可能です。従来型の印刷においては、印刷をする方、印刷したものを配布する方、書類を保管する方など、たくさんの人員で成り立っていました。

グループウェアではこれらの作業はインターネットを通してできるため、人件費の削減にもつながります。

 

グループウェアを選ぶ際、全従業員が見る掲示板はなぜ必要?

小学生の頃、学校から生徒への連絡事項が掲示板に貼りだされていました。社会人になると掲示板ではなく、関係する社員に対し回覧や配布という形で連絡されるのが普通でした。ところが最近はグループウェアにより、これらすべてが必要なくなりました。

グループウェアのメリットの一つが情報共有の速度向上です。情報共有の機能には、掲示板機能、ファイル共有機能、チャット機能などがあります。

これらを活用することで、連絡が速く正確に伝わり、その結果、業務の効率化やペーパーレス化に結びつきます。

これらのうち掲示板機能は社内全体に向けた情報発信が可能です。業務に関する情報や知識が全社的に共有できます。

掲示板機能では情報を公開する範囲を限定できます。ある部署内の全社員に対してのみ発信することもできます。アクセス制限をかけておけば、知る必要のない部外者に情報が漏れることもありません。

 

グループウェアを選ぶ際、操作が簡単であることはなぜ必要?

グループウェアには複数人での業務を効率的に進められる機能が揃っています。そういった機能も使用する方が使いこなすことができなければ、せっかくグループウェアを導入したのに生産性が上がらないという結果に陥ります。

グループウェアを導入する目的はさまざまですが、業務の効率化というのは大多数の方が考えている目的です。実際に導入するにあたり利用規模やグループウェア導入で何を実現したいのかという導入目的を定めてからシステムや利用料金、機能などを比較します。

そのうえで操作性、つまりどんな方でも簡単に、そして継続的に使えるというのは利用規模が大きくなればなるほど重要です。グループウェア導入の効果を最大限に発揮するための大事なポイントになります。

 

グループウェアの導入目的と必要な要件について

グループウェアにはスケジュール管理、掲示板機能など、社内コミュニケーションを円滑にするツールが豊富です。いつでも、どこでもアクセスできるのもコミュニケーション円滑化に一役かっています。
情報共有のための機能もいくつもあり、これまで以上に情報共有は簡単になります。これまでの書類が電子化されるため、印刷に関するコストが削減できます。導入にあたっては全従業員が見ることが可能な掲示板機能が不可欠です。これにより情報が速く正確に伝わります。
また、全員が使用するものなので、操作が簡単であるということは大事な要件の一つです。グループウェアの導入にあたっては、まず目的を明確にし、操作の容易さなど、必要と思われる要件も考えておきましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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