コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

テレワークに必須のグループウェア活用方法とは?

第30回 20年07月更新

鈴与シンワート企画部A氏

皆さんの会社ではテレワークは進んでいるでしょうか?コロナ対策によるテレワークが急務となっている昨今ですが、まだまだ実施に踏み切れていない企業も多いのではないでしょうか。ここではテレワークをするうえでおすすめのグループウェア機能を中心に考えてみましょう。

 

テレワークってなに?テレワークの語源とは?

テレワークとは、情報通信機器を使って場所と時間の制約を受けずに働く勤務形態です。古代ギリシャ語の「tel(遠くの)」と英語の「work(働く)」を組み合わせた造語になります。

テレワークと似た概念にリモートワークがあります。アメリカでは、オフィス勤務中心で、時々オフィス以外で働く場合をテレワーク、その逆をリモートワークと呼んでいますが、日本では両者がほとんど同じ意味で使われています。

日本ではテレワークの勤務形態を主に3つの働き方に分類しています。家で働く在宅勤務型、オフィス以外の場所や移動中に働くモバイルワーク型、本社オフィス以外の施設で働くサテライトオフィス型の3つです。

テレワークには、生産性の向上・地域社会課題の軽減・自然災害やパンデミック時のリスク分散と事業継続性の確保などのメリットがある一方、セキュリティー対策・労務管理・人事評価の難しさなどのデメリットもあります。

 

テレワークをするうえでスケジュール管理機能がおすすめの理由とは?

全メンバーがいる会社の中であれば、コミュニケーションが取れ、各自の仕事の状況も確認すればすぐに分かります。仕事の進み具合も、各人の様子を見ていたらある程度察知できます。

ところがテレワークになるとそれらは難しくなります。仕事の進み具合も人それぞれで、進捗状況も変わります。それを把握するにはどうしてもスケジュールを管理するツールが必要となります。

各人のスケジュールを作成して、常にメンバーの全員がそれを確認できる状態にしておくことは大事です。業務の生産性を落とさないためにも、グループウェアのスケジュール管理機能はどうしても必要となります。

 

テレワークをするうえでファイル共有機能がおすすめの理由とは?

企業がテレワークを有効な働き方にするには、オフィスと同等に仕事を行える環境づくりが必須です。

テレワークではナレッジが共有されづらいというデメリットがあります。情報が見えづらく、孤独感を感じさせたり不便さを感じさせたりしてしまっては、テレワーク導入は成功だとは言えません。

チャットやビデオ会議で意見交換はできたとしても、それはその場限りで流れていってしまう情報で、自動的に蓄積されるわけではありません。そこで、グループウェアのファイル共有機能が必要となるのです。

グループウェアには情報ポータルという側面があり、リアルタイムで情報共有を行えるツールとして非常に有効です。アクセス権限の設定などを柔軟に行うことができ、社内のネットワーク管理者の負担を減らすことも可能です。

グループウェアのファイル共有機能は、テレワークの土台となる環境を効率的に構築する有効な機能です。

 

テレワークをするうえで申請機能がおすすめの理由とは?

企業がテレワークを採り入れる際には、グループウェアの申請機能を活用するのが効率的です。その理由は、各種届出や申請する書類を出す時に、これらを電子化しておくことで、書類や決裁を行うために出社する必要が無くなるからです。

また、外出しているため業務が滞ることがあります。これを改善するには、グループウェアのワークフロー機能を使えば改善されます。特に、管理職は会議や取引先との打ち合わせなどで席を外しがちになりますが、このような時に申請・決済・承認の業務の効率化を図れるのがグループウェアのワークフロー機能を使う利点です。

オフィス外からでも業務を継続することができ、結果的に業務を行う時間を短縮するのに役立ちます。

グループウェアはクラウドシステムで構築されており、ネットに接続することができれば、自宅などオフィスの外からでも必要になる業務を継続して行える環境を整えることができます。

 

テレワークでグループウェアを使用する際の注意点とは?

テレワークでグループウェアを使用する際の注意点は三つあります。一つ目は不正アクセスです。グループウェアで用いるサーバーは提供会社のものなので、大事な情報が漏れてしまう可能性があります。

従って文面でのやり取りの際はパスワードをつけるなど、当事者しかアクセスできないように工夫する必要があります。

二つ目はグループウェアを使う際の共通したルールを決めておくことです。テレワークは離れた場所からつながるので、ファイルの形式や報告の方法がバラバラであれば、それらを確認する側は分かりづらくなります。よって一律のルールを決めておくことによって確認もしやすくなります。

三つ目はグループウェアの機能をしっかりと確認しておくことです。グループウェアの中にはテレワークに適していないものもあるので、テレワークをするにあって機能には問題がないか事前にチェックしておく必要があります。

 

テレワークに必須のグループウェア活用方法について

テレワークはギリシャ語と英語を組み合わせた造語で「遠くで働く」というニュアンスの言葉です。テレワークではグループウェアの機能の多くが役に立ちます。スケジュール管理機能を使えば、遠くにいてもメンバー全員の仕事の進み具合が把握できます。
ファイル共有機能を使えば、テレワークの欠点であるナレッジの共有も容易です。また申請機能を使うと、出社するまでもなく届け出や申請の業務はできます。
グループウェアをテレワークで使う場合、不正アクセスの防止、共通ルールの作成、使用する機能の把握、という3つの問題を解決するようにして下さい。
これらの問題がクリアできればテレワークはすぐにでも始められ、徐々にその枠を広げていくことができるでしょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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