コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

勤怠管理システム導入のメリットとは?

第33回 20年07月更新

鈴与シンワート企画部A氏

小規模な会社ならともかく、社員の数が多ければ多いほど勤怠管理にはいろいろな問題を含みます。これが自動化されればどれ程のメリットがあるのでしょうか?ここでは勤怠管理システムとはどのようなものなのかを、そのメリットも合わせて考えてみましょう。

 

勤怠管理システムって何?

勤怠管理システムとは、名前の通り社員の勤務状況を管理するシステムのことを言います。具体的には出社時間、退社時間といった時間管理、有給休暇取得や欠勤、忌引きなどの休暇管理を行います。

勤怠管理システムによって勤務時間を管理し、社員の労働時間などの給与管理の基となる情報を取得します。そのため、勤務管理システムは給与管理システムと連携していることが多く、中にはその機能を含むものもあります。

一方、休暇管理によって社員がどの程度有給休暇を取得しているかということや、欠勤の有無を確認することができます。

多くの勤務管理システムには打刻を自動的に行う機能が備わっています。例えば、ICカード、デスクトップアプリ、スマートフォンアプリ、生体認証機能がそれにあたります。

 

勤怠管理システムを導入するとコストの削減になるのはなぜ?

勤怠管理するアイテムの代表的なものとして、タイムカードがあります。出社時や退社時にガチャンと打刻するものです。

打刻のデータの集計を基に給与計算などが行われます。1人1人のタイムカードの時間を確認して、集計していきます。間違いがないかどうかのダブルチェックも欠かせません。これが1枚だけなら大した作業ではありませんが、社員全員の分となると大変です。

給与計算のように直接会社の利益につながらない作業は、できるだけ時間や人手をかけずに行いたいものです。そこで勤怠管理システムと連携する給与管理システムにより、これらの作業の手間が省け、かかっていた作業の人件費などのコストは削減できます。

他にも、タイムカードの費用、タイムレコーダーの費用、インクカートリッジの費用などのコストも削減できます。

 

勤怠管理システムを導入すると打刻の不正を防止できるのはなぜ?

勤務管理システムの導入によるメリットの中で、最も大きなのが不正打刻を防止できるという点です。それだけでなく打刻忘れ、意図的な打刻によるサービス残業の抑止、給与システムとの連携による効率化など、その効果は計り知れないものがあります。

不正打刻が起こるのは、手書きで勤務表を記入する、手で勤務入力をする、タイムカードを手で打刻する、といった人の手での操作が介在する場合に発生します。

勤務管理システムでは手での操作によって、不正が行われる余地を限りなく無くすことができます。最終的には社員一人一人のモラルに因るところはあるものの、電子化による客観性が担保されることになり、不正を行う抑止力となります。

こうした不正を無くすことは財務の見える化、透明化を促進するだけでなく、社員の勤務管理、コンプライアンスの遵守においても大きな意味を持つことになるのです。

 

労働時間を管理するために勤怠管理システムがおすすめの理由とは?

勤怠管理システムの特徴は、まず、打刻の方法が、パソコン、スマートフォン、タブレットなどの端末から、しかも外出先など席を離れていてもできるという点です。

このようなシステムの導入によって労働時間を管理するうえでのメリットが考えられます。働く側にとって給与の根拠となる労働時間の記録が明確になります。

労働時間を記録することで、管理者にとって労使協定の遵守の取り組みに利用できます。労働時間の記録によって社内の仕事の偏りがわかり、人員配置の見直しを行うことができます。

このようにして勤怠管理システムを導入することにより、労働環境の改善につながり、働き方改革を推し進めることができるメリットがあります。

 

テレワークに勤怠管理システムがおすすめの理由は?

テレワークは場所や時間に自在性を持たせた働き方ができるという点で魅力があります。ただ勤怠管理が難しいというデメリットがあります。

始業時と終業時にメールを送信するなどの方法がとられていますが、テレワークという働き方には勤怠管理システムの導入がおすすめです。これはインターネット上のシステムを用い、始業・終業などを記録するツールです。

テレワーク勤務者にとっては、インターネット環境さえあれば、PCでもスマートフォンでもアクセスできるというメリットがあります。いつでも、どこでも打刻できるのが魅力です。

一方、管理者側にとっては、リアルタイムでテレワーク勤務者の就業状況が分かるというメリットがあります。複数のテレワーク勤務者がいても、同じ画面ですべての勤務者の管理ができます。

読みとった打刻データを基に、労働時間や休憩時間の集計も自動的にできます。給与計算などの業務との連携も考えられます。

 

勤怠管理システム導入のメリットについて

勤怠管理システムとは従来の手で行う勤怠管理と異なり、パソコンやスマートフォンなどの端末によって行うシステムです。勤務状況の管理だけに限らず、有給休暇などの休暇管理も行うことができます。
そのメリットには、給与管理システムとの連携により給与管理が簡単になり、人件費などのコストが削減できるということがあります。手動での勤怠管理の問題点の不正打刻も無くすことができます。労働時間が管理でき、人員配置の見直しも容易になります。
働き方改革で導入するテレワークでも威力を発揮します。社員の数にもよりますが、従来の勤怠管理で行き詰っている会社があれば、この機会に勤怠管理システムの導入を考えてみてはどうでしょう。

著者プロフィール(鈴与シンワート企画部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、企画部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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