コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

災害時の安否確認など、BCPを支えるグループウェアの機能とは?

第37回 20年08月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

みなさんはBCPという言葉を聞かれたことはあるでしょうか?日本語では、事業継続計画と訳され、自然災害などでは策定しておかなければならない計画になります。では、具体的にはどのような意味を持つ言葉なのかを調べてみましょう。

 

BCPってなに?

BCPとは事業継続計画のことで、英語のBusiness Continuity Planの頭文字をとったものです。

企業は、地震・台風などの自然災害、大火災、テロ、感染拡大、システム障害などの緊急事態に遭っても、事業資産の損害を最小限に留めなければなりません。また中核となる事業を、極力早期に復旧しなければなりません。

そのため平常時に行わなければならない活動や、緊急時の事業継続の方法・手段を取り決めておかなければなりません。この計画がBCPになります。

 

BCPはなぜ重要なの?

たいていの緊急事態は突然やってきます。その際、有効な手段を打つことができなければ、企業は廃業に追い込まれる恐れがあります。特に経営基盤が弱い中小企業は深刻です。

緊急事態が起こっても、事業を縮小したり、従業員を解雇したりする最悪の事態だけは避けなければなりません。そうならないためにも、平常時からBCPを周到に準備し、緊急時に事業の継続や早期復旧を図ることは極めて重要です。

BCPの重要性は、奇しくも東日本大震災で証明されています。東日本大震災が起こり、たくさんの企業が倒産や事業の縮小などに追い込まれました。

また、実際には地震の影響がなかった企業も、得意先の倒産、親会社の倒産、仕入れ先の被災など、間接的な原因で倒産してしまったのです。あらかじめBCPが策定されていたら、倒産を免れる会社は少なくはなかったはずです。

そういった意味では、資本が小さく脆弱な会社であればあるほど、BCPの必要性はさらに高くなるということです。

 

災害時の安否確認にグループウェアがおすすめの理由とは?

自然災害などの重大インシデントが発生した時、状況を迅速に把握することは、事業を継続するうえで最初に行わなければならない業務です。

社員の安否確認が瞬時に把握できれば、その後の救助活動や事業復旧に向けての対応もスムーズになります。

そのためには社員全員が日常使いなれたグループウェアで安否確認ができれば便利です。日々の仕事で使っているグループウェアであれば、落ち着いて対応することができます。

グループウェアは便利な機能がいくつも搭載されていますが、これらは頻繁に見直され、より使い勝手のよいものへと進化しています。例えば安否確認ができる災害対策機能も搭載され、簡単な操作で社員の安否確認ができるようになっています。

防災管理者は安否確認メールを一斉送信し、それを受け取った社員は被害の状況、出社の可否などを入力し送信するだけです。

 

災害時の連絡にグループウェアの掲示板機能がおすすめの理由とは?

緊急時の社員の安否確認作業のために多くのソフトが開発されていますが、日ごろから使用しているグループウェアの掲示板機能を使用するのもおすすめです。

会社のグループウェアは日常的に使っているので、社員はあらためて使い方を勉強する必要がありません。また情報漏洩などのセキュリティ対策もすでに取られています。

掲示板機能の魅力は、双方向での情報提供ができるということです。緊急時は速やかに情報を把握し、集約した結果をもとに担当者間で議論をし、社員へ指示を出すということを、電話やメールを介さずに行えます。

災害時は電話やメールが繋がりにくいことは東日本大震災でも分かっています。それぞれが自分のタイミングで見ることのできる掲示板機能は、通信障害が起こりやすい災害時に大変便利です。

また、緊急時ゆえ操作はなるべく平易であるのが望ましく、その点でも日常的に使っているものの方が便利です。日ごろの連絡やイベントの出欠などでもこの掲示板機能を使用することで、いざという時の訓練にもなります。

 

災害時にクラウド型ファイル共有機能がおすすめの理由とは?

災害が起こり電話回線や交通網が遮断された時でも、グループウェアのクラウド型ファイル共有機能があれば、社内や支店との連絡や情報共有、迅速な安否確認や情報把握、情報発信が可能です。

クラウド型の大きなメリットは、社内にサーバーが無く、災害時にシステムごとダウンしてしまうリスクが少ないということです。ファイルを共有することで、画像や映像の共有も可能です。またインターネットに繋がりさえすれば、どこからでもアクセスできることも魅力です。

被災後の事業再開時にも、復旧のためのコミュニケーションをすぐに開始して、スムーズに再開へと進めます。

同一のグループウェアを取引先でも導入していれば、災害時でも連絡を取り合い、進行中の事業の継続を円滑に行うことができます。

 

災害時の安否確認など、BCPを支えるグループウェアの機能について

BCPとは事業継続計画のことで、自然災害などの緊急時のために事業継続の方法・手段を取り決めておくことです。
突然やってくる緊急事態に対し、有効な手段を打つことができなければ、企業は廃業に追い込まれる恐れがあります。それを防ぐために平常時からBCPを周到に準備し、緊急時に事業の継続や早期復旧を図ることは極めて重要です。
緊急時の企業の任務に社員の安否確認があります。この場合、日常で使っているグループウェアの利用は非常に便利です。搭載されている掲示板機能、ファイル共有機能が大事なライフラインとなります。
まだBCPを策定されていない会社は、グループウェアをベースに考えてみられてはいかがでしょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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