コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

社内でグループウェアの活用を促進するアイディアとは?

第39回 20年08月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

新しいシステムを取り入れると、全員が活用できるまで時間がかかります。全員が活用できるようになればよいのですが、失敗することも考えられます。では、社内でグループウェアの活用を促進するのに、何かよいアイディアは無いのでしょうか?考えられることを拾い出してみましょう。

 

グループウェアの活用促進はなぜ重要?活用できないとどうなる?

顧客の嗜好が多様化することにより、企業が生き残っていくには細かなニーズに対してスピード感を持った対応が必要になります。

このような状況では社内のコミュニケーションを円滑にし、顧客への共通認識を持つことが求められます。

社内のコミュニケーション手段として、古くからあるのが電話、FAX、電子メールというアイテムです。しかし電話では相手との1対1でのコミュニケーションしかできません。電子メールにしろFAXにしろ、一方通行のコミュニケーションになります。

コミュニケーションを円滑に、効率よく、またコストをかけずに行えるのがグループウェアです。グループウェアにはコミュニケーションが円滑に進む機能がいくつも搭載されています。

また、いまだに紙文化が残っている企業がたくさんあります。紙ベースでの仕事では、印刷費、用紙代だけでなく、書類の管理費など多くのコストがかかります。それらのコストを抑え、セキュリティー面でも安心できるのがグループウェアです。

グループウェアが活用できなければ、以上のようにコスト、コミュニケーション、セキュリティなどの問題が解決できないのです。

 

グループウェアの活用促進に部署ごとのキーマンが必要な理由とは?

グループウェアを実際に利用する現場では、ITの知識の乏しい社員も少なからず存在します。コストもかかるグループウェアは、導入自体が目的ではなく、定着して初めて意味を持ちます。

そのために導入するグループウェアがいかに便利で、業務効率の改善に役立つかを熟知し、啓蒙できるような人物をキーマンとして配置することが必要です。

キーマンを配置することで全社の意見を吸い上げることができ、業務の効率化や新規事業の立ち上げにも繋がります。そのためには、システムに詳しいだけでなく、コミュニケーション能力を持ったキーマンが理想です。

各部署に1~2人、およそ30~40人の社員に対して一人のキーマンを決めます。まず「パソコンが好きな方」というのが条件で、さらに発言力や調整力についても考慮し人選します。

 

グループウェアの活用促進に上司の積極的な使用が重要な理由とは?

グループウェアを導入し最大限に活用するには、社員全員が使うことが理想です。もし導入当初から上司が積極的に使用すれば、業務の効率化に対する姿勢を全社員に示すことができます。

例えば、グループウェアの機能の一つに申請業務のワークフローシステムがあります。申請を決裁する側の上司としては、このワークフローシステムを使用することにより、申請業務に慣れるだけでなく、率先して取り組んでいることを見せることができます。

社員間でITの知識には差があり、新しいものへの取り組み方も異なります。そのような中でも上司が積極的に活用すれば、全員が利用するような理想に一歩前進します。

 

グループウェアの活用促進のためにワークフローが重要な理由とは?

ワークフローは各種届出や申請書類を電子化し、端末上で申請から決裁までがスムーズにできる機能です。最近は専用ソフトでなくても、グループウェアに搭載されたワークフローシステムも充実しています。

この機能を最大限に活かすためには、個別のワークフローを見直すことが必要です。社内の複雑な組織に組み込まれたワークフローを見直せば、合理化にも繋がります。

ワークフローを見直す場合は、なるべく簡素化することが大事です。たくさんのメンバーが絡めば、それなりに時間もかかります。ワークフローに関わる人間は、できる限り最小限のメンバーに抑えたいところです。

しっかりしたワークフローができあがれば、実際のワークフローシステムの運用は楽になります。その結果、業務の効率化、ペーパーレス化に繋がります。

 

グループウェアの業務以外での利用がおすすめの理由とは?

実際の業務以外でグループウェアが使えるようになると、ある意味グループウェアの導入は成功したようなものです。

使用例としては、部署やチームの飲み会の日程調整や案内、昼休みに利用できるランチの紹介、最近ハマっている本・趣味などの紹介など、挙げればきりがありません。

これらでグループウェアを使用するようになると、仕事以外でも社員間のコミュニケーションが図れます。

その結果、仕事でのコミュニケーションもさらに円滑になるだけでなく、グループウェアを使うことへの抵抗感も薄れます。

 

社内でグループウェアの活用を促進するアイディアについて

グループウェアを活用することは、コミュニケーションの円滑化や業務の効率化には欠かせません。従来のやり方に頼れば、効率化は進まず、コストの削減もできません。
上手く活用するためには、IT技術やコミュニケーション能力を持つキーマンの選定が必要です。上司が積極的に使用するようになれば、自然に消極的な社員も引っ張られます。
グループウェアに搭載されているワークフローシステムを使いやすくするように、ワークフローの見直しも必要です。さらに業務以外の飲み会の案内などでも利用するようになれば、実務でのコミュニケーションは円滑さが増し、使うことへの抵抗感も薄れます。
このようなアイディアを取り入れ、グループウェアの導入を成功させましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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