コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

新型コロナウイルス感染で浮き彫りになったテレワークの課題とは?

第46回 20年10月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

新型コロナウイルス感染拡大により、日常生活のさまざまな点で変革しなければならない状況となりました。働き方においてテレワークが進んだこともその一つです。ではテレワークは問題なく進んで行くのでしょうか?テレワークにおける課題について考えてみましょう。

 

新型コロナウイルス感染拡大によりテレワークが進んだ理由とは?

新型コロナウイルス感染拡大によって、世の中の働き方がかなり変わりつつあります。その中でもテレワークという働き方は、これ以上新型コロナウイルスの感染を拡大させないための有効な策だと言えます。

新型コロナウイルスは咳やくしゃみなどによって飛沫が飛び散ることにより、それを吸い込んだ別の人に感染を広げます。

飛沫が飛ぶ距離は約2mと言われています。そのため人と人との間隔を、ソーシャルディスタンスと呼ばれる2m以上に空ける必要があります。

他にも飛沫に触れることによっても感染は広がります。これは感染した人の飛沫が手などに付いた場合、そのままの手で鼻や目、口などを触り、粘膜を通じて感染していくという仕組みです。つり革や手すり、ドアノブなど、不特定多数の人々が触れるものからも感染するので、厳重な注意が必要となります。

これらを考えると、通勤における満員電車などの密接な環境や、オフィス内で十分な距離が保てないという環境は、感染リスクが非常に高まるということになります。このような密接を避けるためにも、それぞれが自宅等で仕事をするテレワークが推奨されているのです。

 

テレワークによりコミュニケーションが不足する理由と改善策とは?

テレワークを導入する企業が増えていますが、導入が進むにつれテレワークの課題も浮き彫りになっています。

まず、従業員同士が顔を合わせる機会が少なくなる結果、コミュニケーション不足になるのが大きな課題となっています。

テレワークによりコミュニケーションが不足する理由として、直接会う機会が少なくなりコミュニケーションの量が減ること、ICTツールではコミュニケーションが取りづらいこと、テレワークではタイムラグが生じること、などが考えられます。

コミュニケーション不足を改善するには、オンライン朝礼を行うなどして毎日時間を決めてコミュニケーションを取ること、オンラインで1対1の面談を実施すること、コミュニケーションを取ることができるアプリを利用すること、などが考えられます。

 

テレワークでの人材育成の難しさの理由とその改善策とは?

入社間もない従業員に対して、テレワークだと細かな指導はしにくくなります。プロセスを辿りながらのフォローがしにくくなるのが一つの原因です。また手本となるビジョンを示すのが難しくなり、組織の一体感を得にくくなります。

テレワークのように離れる機会が多くなると、従業員の教育のために綿密なコミュニケーションが必要となります。教育する管理者と教育される従業員の個人面談は有効になります。1対1でのコミュニケーションは、よりお互いの信頼感を増し、従業員の成長を促す効果が期待されます。

定期的な顔合わせも必要です。オンラインで円滑にコミュニケーションが取れるよう研修を行うのも効果的です。

 

テレワークにおける自宅での仕事環境の課題と改善策とは?

コロナ禍において、自宅で仕事ができるテレワークには多くのメリットがあります。しかし、機能が整ってなかったり、ネット環境が乏しかったりと、なかなか会社と同じように仕事ができないという問題もあります。

テレワークを採用する会社は、そういった従業員へのケアも大事になってきます。自宅で快適に作業できるように、回線やツールを整えてあげることが必要です。

そして、従業員がきちんと働いているか、また、過度に働き過ぎていないかというのが見えにくいのも問題になっています。今までは社内で働いている姿が見えていたので勤務時間なども管理できていましたが、テレワークになり勤務状態や時間は見えづらくなってしまいました。きちんと評価してもらえるか心配な方も少なくありません。

このような場合、パソコンの稼働状況がわかるようなシステムを取り入れることによって、そういった心配を軽減することができます。

 

ワークフローシステムによるテレワークの書類申請の改善策とは?

社外持ち出し禁止の書類や契約書を多く取り扱う部署の場合、自宅等でのテレワークに切り替えるのは容易ではありません。

そこでおすすめなのがワークフローシステムの導入です。ワークフローシステムだと紙ベースの書類を電子化し、署名も回覧もすべてクラウド上で行うため、時間や場所を選ばず仕事を進めることができます。さまざまなシーンで時短も図れます。

さらに、情報漏えいの多くは紙媒体を通じて発生するものがかなりの割合を占めます。電車の中に大切な書類を置き忘れたり、持ち歩いていて奪われたりといった原因でよく情報漏えいが発生します。ワークフローシステムのようにシステム上で完結するなら、これらのリスクがかなり軽減できます。

 

新型コロナウイルス感染で浮き彫りになったテレワークの課題

働き方改革に加え、新型コロナウイルス感染拡大の問題があり、テレワークを導入する企業が増えてきました。ただ、慌てて導入したという側面もあり、課題も浮き彫りになっています。
離れて仕事をすることになるので、コミュニケーション不足になるのは否めません。オンライン朝礼や1対1の面談などの対策が必要です。人材育成の難しさもコミュニケーションを増やせばある程度解決します。テレワークだと労務管理や評価も従来と違う方法で行わなければなりません。
また、紙ベースの仕事が多い部署はテレワークに切り替えにくいため、ワークフローシステムを導入するような変革も必要です。
実際にテレワークを導入しても、最初から完璧ということはありません。問題に直面しても後戻りせず、一つ一つクリアしていくことが大事です。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

バックナンバー