コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアを使用して経費精算を行うメリットとは?

第55回 20年12月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社では経費精算はどのような方法で行っていますか?経費精算の業務は、経費の項目や金額は違っても、行っている作業は毎回同じです。そこでグループウェアを使うと業務は効率化できます。グループウェアを使った経費精算のメリットを考えてみましょう。

 

経費精算ってなに?

従業員が一時的に立て替え払いした経費を、精算の手続きを経て会社が支払うことを経費精算と言います。

従業員の立て替え払いは、日常業務で使用する文房具などの消耗品費、得意先訪問時の交通費、出張や研修での宿泊費など、さまざまな項目があります。それら事業に関係する活動を行った時にかかった費用を、会社に申請して払い戻しを受ける行為が経費精算になります。

経費精算では、従業員は立て替えた費用が、事業に関係することを証明する領収書などを取っておかなければなりません。会社指定の精算に必要な書類に必要事項を記入し、領収書・レシートなどを添付し提出します。

職場の上司の承認、経理部門の担当者の確認、経理部門の責任者の承認を経て、立て替え分が従業員に払い戻されます。なお、出張などで従業員が仮払いを受けた場合は、差額が払い戻されることになります。

経費の対象となるものには、旅費、交通費、宿泊費、消耗品費、接待飲食費、通信費、福利厚生費などさまざまなものがあります。

 

グループウェアってなに?

企業などの組織においては、情報の共有やコミュニケーションの円滑化は業務を行ううえで非常に重要です。それらを改善してくれるツールにグループウェアがあります。

グループウェアは英語ではGroupwareあるいはCollaborative Softwareと言います。ネットワークを利用し、情報共有やコミュニケーションの円滑化を行い、業務効率を上げるというツールになります。

グループウェアの概念は1960年代にはすでに登場していましたが、本格的に普及し始めたのは2000年に入ってからです。ただ当時はコストもかかり、失敗する企業も少なくありませんでした。ところが現在に至り、導入のコストも下がったことから、中小企業などでも取り入れるようになってきました。

グループウェアには、電子メール機能、電子掲示板機能、ドキュメント管理機能、ワークフローシステム、会議室予約機能、ファイル共有機能など、便利な機能がたくさん備わっています。

 

グループウェアで経費精算を行うと人的ミスが減少する理由

グループウェアを使うと社員同士の情報共有が容易になります。例えば経費精算を申請すれば,その申請書を業務に携わる者全員が確認できます。

さらに申請のフローが事前に統一されるので効率的です。合理化された専用のフォームに必要事項を打ち込むだけで申請書が作れます。申請から、申請内容の確認、承認までが同一の画面でできるため、人的ミスがかなり減ります。

仮に何らかの間違いがあって差し戻しされた場合も、書類の持ち運び無しに画面上で訂正ができ、再び承認申請できます。

 

グループウェアで経費精算を行うと申請者の手間が減る理由

従来の経費精算では、申請者が申請用紙に必要事項を記入し、立て替え払いをした領収書などを添付し提出していました。

ところがこの申請業務をグループウェアで行うと、申請者の手間が省けるというメリットがあります。

申請の業務はインターネット環境さえあれば、いつどこにいても行えます。社内の自分の席に戻って申請業務をする必要はなくなるので、申請者にとっては楽になります。

申請書のフォームがいくつかに細分化されているシステムもあります。例えば出張なら、「国内用」「海外用」などに分けられており、その出張に当てはまる申請書を画面上で選べばすぐに打ち込むことができます。

申請書ができればそれを業務フローに流せば、自動的に申請業務が進行します。書類を持ち運ぶ手間も省け、ボタン一つの操作で申請がスタートするのも魅力です。

さらに経費精算がどこまで進んでいるのかを画面で確認することもでき、差し戻しなどがあればすぐに対応できます。

 

グループウェアで経費精算を行うと申請・承認が効率化される理由

グループウェアで経費精算を行うと、申請や承認の業務が効率化されます。従来の経費精算では、申請書を手書きで記入したり、申請書を上司の所へ持ち運んだりと、アナログ的な業務の流れになっていました。

ところがグループウェアで経費精算を行うと、書類の持ち運びは無くなり、作業も画面上ですべて行うことができます。申請から承認に至るまでのあらゆる作業が効率化されることになるのです。

申請のステータスも画面上で確認できるため、状況を電話などでいちいち確認したり、督促したりする必要もなくなりました。

 

グループウェアを使用して経費精算を行うメリットについて

経費精算とは、従業員が立て替え払いをした事業に関わる経費を精算して払い戻す作業です。これをグループウェアという便利な機能が備わったツールを使って行えば、たくさんのメリットが生まれます。
申請にあたっては、所定の合理化された入力フォームに必要事項を打ち込みます。その画面を業務に関わる複数の人間が見るため人的ミスも減少します。インターネット環境さえあれば会社に戻らなくても申請できるため、申請者の手間が省けます。また、申請から承認に至るまでの作業が効率化されるというメリットもあります。
慣れるまでは少し時間がかかる方もいますが、経費精算でグループウェアの利便性が分かれば、もう後戻りしたくなくなるのは間違いありません。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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