コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ハンコの廃止が持つ意味は?グループウェアで解決できることとは?

第57回 20年12月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

日本のデジタル化は進んでいると思われるでしょうか?紙文化やハンコ文化が残る日本は、お世辞にもデジタル先進国とは言えません。デジタル化は簡単に進めることはできませんが、ハンコの廃止はその第一歩です。ここではハンコの廃止について考えてみましょう。

 

デジタル化ってどういうこと?

カメラの世界においては、デジタルカメラの登場により、カメラをいちいち開けフィルムを入れる必要はなくなりました。このようにフィルムカメラがデジタルカメラに変わったことがデジタル化の一つの例です。

デジタルと対比して使われる言葉にアナログがあります。このアナログとは数値を、長さ・回転角・電流などのように、目に見える連続的に変化する物理量で示すことを指します。

一方デジタルとは段階的に区切って数字で表すこと、即ち、計器の測定値やコンピュータの計算結果を数字で表示することを指します。

アナログ時計の「針」やデジタル時計の「数字」を想像すれば、アナログやデジタルの違いが分かりますが、デジタル化とは、連続的に変化するアナログデータを段階的に表したデジタルデータに変換することを意味します。

 

企業におけるハンコの役割とは?

現在の日本の企業においては印鑑無しでの業務は考えられません。企業においては何種類もの印鑑を用意していますが、その印鑑の役割もさまざまです。

まず会社の実印である代表者印は法人登記の際に使用されます。また重要な契約書や官公庁への提出書類でも使われることがあります。銀行印は会社の口座を開設する際に金融機関に届け出るのに使います。

社名が刻まれた角印は、注文書、請求書などの一般的な社外文書の他、重要な社内文書でも使われます。

業務上での印鑑の役割には、署名代わりの記名押印の役割があります。書類が原本と写しなど2枚が対になっている場合、それを証明するために割印としての役割があります。

契約書が複数枚にまたがる場合、一そろいであることを証明するための契印としての役割もあります。また、文書に前もって押しておく捨印や、領収書の印紙に押す消印などの役割もあります。

 

ハンコ廃止って具体的にどういうことなの?

政府は行政改革の大きな柱として、デジタル化の推進により国民の利便性、効率性を上げようとしています。

そのためのオンライン化を進めるためには、紙にハンコを押すのではなく電子署名を使うことが必要となります。書類にいちいちハンコを押す作業を無くそうというのがハンコ廃止です。

自治体の中には、一部に実印の押印手続きなどが残るものの、既に廃止方針を決めたり、廃止を検討したりしているところもあります。

ただし、行政手続きのデジタル化による「ハンコ廃止」という言葉が先行したこともあり、ハンコ文化を守ろうと訴える声もあがりました。

しかし、今進められているハンコ廃止は、行政事務を効率化するということであり、ハンコ文化の否定ではありません。

 

なんでハンコ廃止が注目されているの?

テレワークが推奨されながら、ハンコを押すために出社するということに多くの方が違和感を持っています。

印鑑は紀元前から使われてきたツールで、長らく認証や確認に使われてきました。しかしスキャナや3Dプリンターなどが普及した今日、セキュリティの面でハンコの偽造防止は万全とは言えません。

業務の効率化という面でも、情報共有の目的でメールや電子回覧を利用すればハンコは不要です。

ハンコに代わるものとしての電子署名の普及も背景にあり、ハンコ廃止が注目されるようになりました。

 

グループウェアで社内の押印を省略できるって本当?

押印の目的は合意された事実を記録に残しておくことですが,これは電子署名でも代替可能です。

そして社内で申請書類が流れるワークフローなら、オンラインで完結させることができます。

例えば,申請者がシステム内から申請フォームを使って提出します。するとその申請依頼はメールなどのアラートで届くことになります。

承認者,決裁者はシステム上で「承認」「決裁」の処理をすることができます。データ上で誰がいつ承認したかの証拠が見えるため押印の代わりとなります。このフローはシステムにログインしていることが前提のため,本人確認も必要ありません。

決裁まで進んだ申請書類のデータは,社内のサーバーやクラウドなどに保管されることになります。

このシステムを構築しておけば,テレワークが容易になるだけでなく,承認者や決裁者を探す手間や、申請書類を整理する煩わしさからも解放されるメリットがあります。

 

ハンコの廃止と、グループウェアで解決できることについて

デジタル化の遅れに皆が気付き、取っ掛かりとしてハンコの廃止から進めようという雰囲気になっています。日本の企業では会社実印、銀行印、角印などがあり、記名押印、割印、捨印などの目的でいろいろな場面で押されます。
しかし、いくらテレワークを進めたくても、ハンコを押すために出社しなければならないというのでは意味がありません。ハンコ廃止とは法令で決められたハンコを除き、押す必要のない書類にはハンコを押さないようにしようという取組みです。
ハンコは電子署名でも代替できます。グループウェアではワークフローで申請から承認・決裁まで進みますが、その過程はすべてハンコ無しで進められます。グループウェアの助けも借りながら、皆さんの会社でもハンコの廃止やペーパーレス化を進めましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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