コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

テレワークが進まない理由やその解決方法とは?

第58回 20年12月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社ではテレワークが順調に浸透しているでしょうか?まったく従来の働き方と異なるため、試行錯誤の中、問題点も出てきます。しかし、少々の障害でテレワークを後戻りさせるわけにはいきません。ここではテレワークが進まない理由、その解決方法について見ておきましょう。

 

弊害となるセキュリティの問題ってどういうこと?その解決方法とは?

テレワークをすることで、外部から社内システムにアクセスすることや、外部への機密情報の持出しが起こり、データ流出の危険性が高まることが問題となります。

企業からテレワークの環境を提供する場合は、従業員にノートパソコン等の端末を貸出したり、通信環境を用意したりすることになります。

その時は、ネット環境の安全面や厳格な社内ルールを整え、その社内ルールを企業全体で徹底し、従業員一人一人も問題意識を持つことでリスクを減らすことができます。

企業からテレワークの環境が提供されない場合は、自分自身で用意することになるため、種々のセキュリティ対策のガイドラインを参考に、リスクを軽減する努力が必要となります。

いずれにせよ、不具合や不明点などが発生した場合、自分のみで判断するのではなく、必ず会社に報告して判断を仰いだ上で解決するのが得策です。

 

弊害となる勤怠管理の難しさってどういうこと?その解決方法とは?

テレワークでは、管理者の直接見えない所で業務を行うので、労働時間や稼働状況の把握が難しくなります。

人の目が届かないことで働き過ぎや怠けが起こりがちです。また、業務への正確な評価や、労働時間の正確な算出・管理ができないので、労災認定の難しさにも繋がります。

そのデメリットを補うためには、テレワークを導入する際にきちんとしたルール作りをし、仕事とプライベートの区別と、業務状況の管理体制を明確にしておくことが必要です。

その具体的な解決方法としては、勤務管理ツールの導入があげられます。スプレッドシートやExcelを共有して、勤務時間・業務内容を入力したり、メールや電話で報告したりするルールを設ける、Web会議用のツールを使用して常時接続状態を保つ、パソコンの操作ログによって管理するシステムを使用するなど、さまざまな方法があります。

 

決裁書類の処理が弊害となるってどういうこと?その解決方法とは?

稟議などの申請や承認には押印が必要であり、決裁書類は紙が多いために、電子化でのやりとりが難しいことが弊害となります。

また、どちらも機密性が高く、社外持出禁止書類であるためテレワークでは業務ができないということもあります。

押印や紙という物理的な問題については、グループウェアなどを利用してペーパーレス化を進めることで解決できます。

ワークフローシステムは後方業務の課題や悩みを解決できるよう研究されているので、「自社の業務フローでは導入が難しい」と思わず、より効率的な業務へ進化するためと捉えれば、業務フローから見直す機会となります。

機密性の高い情報管理については、書類をペーパーレス化した場合、企業から従業員にPCなどの端末を貸出し、安全性の高いネット環境を整えてセキュリティ対策をすることで、情報漏えいのリスクを防ぐことができます。

 

対面で行う必要がある会議をテレワークで行うにはどうしたらいい?

対面で行うようなコミュニケーションをテレワークで行うには、それに必要な環境を整える必要があります。

情報格差が生じないように全員が同じシステムやプラットフォームを使うことが大切です。Web会議システムを上手に使えば対面に劣らないコミュニケーションが可能になります。

まず、従業員のデバイスやインターネットの環境が適正かどうかを確認します。そして参加人数や必要な機能、セキュリティなどを十分考慮して最も適したツールを選びます。そして実際の会議の前にきちんと運用できるかをテストしておきます。

そして会議を始める前に進行役とルールを決めておきます。資料などを表示する必要があれば画面共有の方法、マイクは発言者だけがオンにするか、それとも全員が随時発言できるようにオンにしておくかなども決めておくとスムーズです。

また、会議の前後にも周知しておく点やフォローしておく点などを、テキストチャットで共有しておくと、なおスムーズです。

 

テレワークが進まない理由とその解決方法について

何かの理由でテレワークが進まないのなら、原因を突き止め解決方法を探る必要があります。その原因の一つにセキュリティの問題があります。社内ルールの徹底や、セキュリティ対策の参照で解決に繋がります。
離れた場所での仕事になるため、勤怠管理の難しさはあります。勤怠管理ツールの利用、パソコンのログ管理などで解決を図って下さい。決裁書類があり、それが弊害になることもあります。ワークフローシステムなどでペーパーレス化を進める必要があります。
テレワークでの会議はWeb会議システムの利用が便利です。運用のルールを事前に決めておく必要があります。
今後も予想される感染症対策でもテレワークは必要となる働き方です。考えられるハードルを一つずつクリアし、テレワークを前進させましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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