コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアを有効活用するには?

第60回 20年12月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

今ではかなりの企業や組織で使われているグループウェアですが、皆さんの会社では搭載された機能を有効に活用されているでしょうか?スケジュール管理機能やファイル共有機能などはもう既にお馴染みの機能ですが、いくつかの機能について改めて見直しておきましょう。

 

グループウェアで進捗状況を可視化すると効率が上がる理由とは?

組織のリーダーは部下の仕事の進捗状況を把握しておく必要があります。ただアナログなやり方は時間や労力がかかる割に、全体の進捗状況は把握しづらいものです。

しかし、グループウェアを使えば、タスクの進捗状況を画面上で簡単に確認できます。どの部分でフォローが必要か、全体の動きはどうかなどが一目瞭然です。

特定の仕事のフォローに追われても、全体の動きが常に掴めるため、新たな問題点を見失うことはありません。

何が起こっているかを可視化できるので無駄な会議も無くすことができ、全体としての業務はかなり効率化されます。さらに普段何気なく行っていたタスク一つ一つを洗い出せるので、業務のシンプル化も期待できます。

 

グループウェアのスケジュール管理機能ってなんで便利なの?

グループウェアのスケジュール管理を利用すると、従業員同士でスケジュールの変更などが共有できるため連携がしやすくなります。

各自のスケジュールがいつでも見える状態にあるので、他のメンバーの業務量が把握でき、調整の時間を要せず会議を設定できます。

またツールを使用すれば、自分だけでなく相手のスケジュールに新たな書き込みをしたり、中止になった予定を削除したりといった編集もできます。急にスケジュールが変更になった場合でも、ツール上で登録し直してメール通知できるので、わざわざ変更になった旨を連絡する必要はありません。

スケジュールがオンライン上で常に管理されている状態なので、ダブルブッキングなどのミスも減らせ、スケジュール共有がかなり効率化されます。

 

グループウェアの電話メモ機能ってなんで便利なの?

電話メモ機能なら不在の方へ簡単に、そして確実に伝言メモを残すことができます。メモには時刻や電話番号、電話をかけてきた人、伝言、メモの作成者など、必要な情報がコンパクトにまとめられています。決まった項目に沿って入力するだけなので簡単に作成できます。

そして自分宛のメモが登録されるとすぐに通知されます。スマートフォンの画面上に未確認のアイコンが表示されたり、メールで通知されたりするので出先でもメモを確認できます。

電話番号をタップするだけで折り返すことができるので、非常にスピーディーです。また電話がかかってきた方の在席状況もすぐに確認できるのも便利です。

これまで電話メモを付箋やメモ用紙などに書き込むことがほとんどでした。しかしこれは紛失による連絡漏れや、書き込まれた個人情報が流出するなどのリスクがあります。しかしこの電話メモ機能なら、セキュリティ面での心配もありません。

 

グループウェアのファイル共有機能ってなんで便利なの?

グループウェアのファイル共有機能を使えばマニュアル、就業規則,業務連絡,営業資料などあらゆる文書を共有できます。文書の受け渡しのため、メールのやり取りにかかっていた時間を削減できます。

また,常に最新のものが格納できるので、どれが最新版かを探す手間も省けます。さらに誰が閲覧したかを確認できる機能がついていることもあるので、確実に伝える必要がある場合などに活用できます。

一度設定しておけばメンバー全員が閲覧できるので、情報の見逃しや共有漏れを防ぐこともできます。

さらに特定のグループ内のみで情報共有をしたい場合は、ユーザーごとに文書の閲覧制限を設定したり、その文書にコメントしたりすることなどもできるので連携がスムーズになります。

スマートフォンやタブレットでも共有された文書を編集できるため、営業などの出先での対応も可能です。

 

グループウェアの経費精算機能ってなんで便利なの?

経費精算機能はグループウェアの1つの機能ですが、社内で発生するさまざまな経費について申請や承認、精算処理まで電子化し、一元管理することで業務は大幅に効率化できます。

また、システムの中で申請を行うので、ペーパーレス化を推進することができます。申請の手順が統一化されるので、申請者は間違った申請を行わずに済みます。

とくに経費精算機能は、申請書の提出・承認だけでなく、出張の際などの交通費・宿泊費や経費の仮払いなど、社内で発生する色々な経費の申請、承認、処理の手順を電子化できるシステムもあります。これにより経費精算を可視化でき、不正なども防止できます。

申請・承認そのものは人の手によって行われますが、PCだけでなくスマートフォンやタブレットからの操作にも対応できます。場所や時間を選ばずに申請・承認·精算ができるので、業務の大幅な効率化が期待できます。

 

グループウェアの有効活用について

グループウェアで業務の見える化ができるとかなりの無駄が無くなります。スケジュール管理機能を使えば、他のメンバーの状況が把握でき、連携も取りやすくなります。電話メモ機能は入力も簡単で、出先でもメモの確認ができます。
ファイル共有機能ではあらゆる文書を、場所にとらわれず見ることができます。設定により情報漏れを無くしたり、閲覧制限をかけたりすることもできます。
企業での経費精算は日常的にある業務です。これを経費精算機能で合理化すれば、ペーパーレス化ができるだけでなく、内容の可視化も可能になります。
グループウェアには多くの機能が入っています。これまで使わなかった機能が意外に業務効率化に繋がることもあるので、落ち着いた段階で一度見直してみましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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