コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアで共同編集ができる?

第61回 21年01月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

離れた場所で仕事を一緒にする場合、共同で編集できれば便利だろうなと感じたことはありませんか?この機能を共同編集と呼びますが、一緒に編集をすることでこれまでより一層作業は効率化されます。ここでは共同編集の現状について見ておきましょう。

 

グループウェアの共同編集機能って何?

共同編集機能とは、一つの文書を複数人が同時に開き各人が編集できるため、他のメンバーと一緒にドキュメントを作り上げることができるという機能です。

複数人が一つのデータにアクセスするには、かなり難しい処理が必要になります。誰が、いつ、どのような処理をしたか、画面をリアルタイムで更新する必要があります。

たまたま二人以上が相反する変更を行った場合、どちらを優先するのかという問題が生じます。

このような処理はExcelなどのアプリケーションが行えることではなく、サーバーしか対応できないと考えられていました。

しかしネットワークの時代がやってくるとして、苦肉の策で実装されたのがExcelの共有ブック機能でした。しかしこれはかなり無理のある機能で、使い勝手の悪いものでした。そこで満を持して登場したのが共同編集機能になります。

 

共同編集を行うメリットって何?

感染症対策で在宅ワークへの関心が高まるに連れ、共同編集への注目が集まっています。共同編集とは、クラウドサービスなどを通じて、一つのドキュメントを複数の人間が編集し合うことを言います。

では、この共同編集にはどのようなメリットがあるのでしょうか?まずある仕事についての文章を、関連する人間同士で共有することによる作業の効率化があげられます。このことによってリモートワークでも速やかに互いの情報のやり取りが可能になります。

また、作成している文章を他人が客観的に読み校正を加えていくことによって、思わぬ新たなアイディアの創出につながることもあります。一人で作業をしていては気づくことができなかった問題点を洗い出すことなどにもつながり、より仕事の効率を高めることができると期待されているのです。

現在ではさまざまな企業が独自のファイル共有サービスを提供しており、現場への共同編集機能の導入も非常に容易なものになってきています。

 

共同編集を行うデメリットって何?

共同編集を行う場合のデメリットには、まずセキュリティ面での不安が考えられます。

共同編集では重要な情報を外部ベンダーが提供するオンラインストレージに預けて管理・運用します。そのためシステムや機能面で安全性が確保されているかどうかを、あらかじめ確認しておく必要があります。

ID、パスワード、URLさえ共有すれば誰でもアクセスできます。それゆえ情報漏えいの可能性も考えられるのです。

共同編集は、オンラインのサービスになるためインターネット環境が無ければ使えません。予めポケットWi-Fiを用意したり、スマートフォンのテザリング機能を用いたりすることで、出先で容易に利用できるようにしておかなければなりません。

またこのサービスの多くは気軽に導入できますが、パッケージ化されたもので販売されています。従って自社に合ったカスタマイズができないこともデメリットと考えられます。用途に応じたプランをあらかじめ確認しておきましょう。

 

共同編集機能を使う上での注意点とは?

プロジェクトで業務を進める場合、一つのファイルを複数のメンバーが同時に閲覧・編集したくなることがあります。

これまではファイルにデータを入力しようとしても、「編集のためロックされています」というようなメッセージが出て、作業できなかったという経験をされた方もいるはずです。

そんな時に便利な機能が共同編集機能です。便利な機能ですが、使用するうえでいくつかの注意点があります。

まず、Excelの場合は利用できる環境に制限があることを忘れてはなりません。

また、複数のメンバーが同じ個所を編集した場合、後から編集した内容がファイルに反映されるということも覚えておきましょう。

WordやPowerPointファイルの共同編集では仕様上の最大数は99人となっていますが、人数が多くなると編集競合が発生しやすくなるといった操作性の低下が起こります。その他のOfficeファイルも含め、推奨される最大数は10人となっている点も注意しておいてください。

 

グループウェアでできる共同編集について

共同編集機能とは、一つの文書を複数人が同時に開き、各人それぞれが編集し一緒にドキュメントを作り上げることができるという機能です。
メリットには、ある仕事についての文章を関連する複数人で共有・編集することによる作業の効率化があげられます。また、思わぬ新たなアイディアの創出につながることもあります。一方デメリットには、セキュリティ面での不安が考えられます。インターネット環境が無ければ使えないのもデメリットです。
便利な機能ですが、使用するうえでは複数のメンバーが同じ個所を編集した場合、後から編集した内容がファイルに反映されるという点に注意が必要です。また、推奨される最大数は10人となっている点にも注意しておかなければなりません。
これらさえクリアできれば極めて便利な機能です。大幅な業務の効率化が見込めるため、一度試してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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