コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

グループウェアの社内掲示板がおすすめの理由とは?

第64回 21年01月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

社内掲示板は多数の方への情報発信には不可欠な存在です。従来は従業員が通るよく見える壁などに社内掲示板がありましたが、パソコンで使える社内掲示板があるのをご存知でしょうか?これまでの社内掲示板以上に優れているようなので、早速調べてみましょう。

 

社内掲示板って何?なぜ今、社内掲示板が重要視されるの?

一般に、掲示板とは誰もが通る動線上の定点に設置されたボードを指します。企業においては社内掲示板と呼ばれ、勤怠提出や経費精算の締切日の徹底、新商品などの社内周知、健康診断などの社内行事の案内など、さまざまな内容の情報発信と共有を行うためのアイテムです。

各部署からの印刷物が貼り出され、従業員はそれを見て内容を知ることになります。掲示されるのは業務連絡のみならず、個人が持っている情報及びノウハウなどに発展することもあり、業務の効率化にも役立ちます。

社内掲示板には昔からある壁などを利用したアナログの社内掲示板と、グループウェアなどのソフトウェアによるデジタルの社内掲示板があります。

 

社内掲示板を使ってコミュニケーションを取ることが重要な理由とは?

コミュニケーションを取るために社内掲示板を使う理由として、情報を共有することで業務の効率化が図れるということがあります。

また直接関係の無い部署からのアイデアやアドバイスが出て、問題解決につながるという効果もあります。

また、ポジションを問わない意見の交換は、予期せぬ人間関係が生まれるばかりか、組織の風通しもよくなるため企業全体の士気を上昇させます。

こういったことにより、無駄な会議の削減や新規のプロジェクトの推進など、企業全体に波及効果をもたらすものとなります。

しかし、社内掲示板を活用することはあくまでも手段に過ぎません。このツールを使い意見を吸い上げ、それをフィードバックしてこそ有意義なものになるのです。

 

アナログの社内掲示板のメリットとデメリットとは?

アナログの社内掲示板のメリットは、大きなコストがかからないということです。パソコンやタブレットなどの媒体を用意しなくてもよいというのが最大のメリットです。

社内や現場、工場などの壁に掲示板を設置し、伝えたい情報が記載された紙類を貼っておくだけで、多くの人が見ることができます。パソコンを使う頻度が少ない従業員や、パソコンが苦手な従業員が多い職場などでは大きなメリットがあります。

その反面、社内の壁に貼り出されるために見落としが多発する可能性があるというデメリットがあります。出張の多い従業員や、派遣などで社内に常にいない従業員に対しての通達が遅れるといったデメリットもあります。

また、紙を貼って情報を提供するため、情報量が多い場合、沢山の紙に目を通すことになります。情報を確認するのに多くの時間を要してしまうのも問題です。

 

デジタルの社内掲示板のメリットとデメリットとは?

デジタルの社内掲示板とは、連絡事項や社内スケジュールなどの情報が一括で管理できるソフトウェアになります。

PCの他、スマートフォンでも見ることができるため、出張や営業で社外にいる時間が多い従業員には至って便利です。

デジタルの社内掲示板では、社内の情報や部内の情報を管理するのが容易になるというメリットがあります。必要な情報をたくさんの書類の中なら探す必要はなく、簡単に検索できるのも強みです。

支店や営業所が多い企業などでは一斉配信が可能です。また過去の情報の蓄積が可能になる、ペーパーレス化につながりコストダウンになる、ノウハウや知識の蓄積が可能になるといったメリットもあります。

ただ社内でPCを使わない従業員が多い企業は情報の周知が難しくなります。それに代わるスマートフォンの活用が求められます。

デジタル化する場合は、初期費用やサーバーなどのランニングコストがかかるというデメリットもあります。

 

社内掲示板の運用において共有者範囲の設定が重要な理由とは?

社内掲示板では予め組織情報やグループ情報を設定しておけば、共有できる範囲の設定が可能になります。

もし共有できる範囲を設定しなければ、すべての情報が全員に届くことになります。中にはその情報がまったく不要な方もいます。そのような方にとって、送られてくる関係の無い情報すべてに目を通すのは時間の無駄で非効率です。関係ある情報だけが送られてくるようにするためにも、共有範囲の設定は必要です。

またすべての情報が関係の無い方にまで送られると、情報漏えいの可能性も生まれます。このような心配をしないためにも、共有範囲を正しく設定するよう心掛けましょう。

 

グループウェアの社内掲示板がおすすめの理由について

社内掲示板は情報が必要な方へ発信する手段として、昔から無くてはならない存在です。単に情報の伝達だけでなく、従業員の士気を高めたり、意見を吸い上げたりする役割も果たします。
社内掲示板には壁を使ったアナログの社内掲示板と、グループウェアを使ったデジタルの社内掲示板があります。アナログの社内掲示板は安上がりで、PCを使わない従業員がいる企業では有効です。ただ見落としが発生する可能性があります。デジタルの社内掲示板は出先でもスマートフォンで確認することができます。しかし、初期費用やランニングコストがかかります。社内掲示板では、不要な方へ情報が行かないよう共有者の範囲を設定すると便利です。
情報漏えいに神経を使う今の時代には、グループウェアによるデジタルの社内掲示板がおすすめです。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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