コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

部署ごとのグループウェアの活用法とは?①

第65回 21年02月更新

鈴与シンワートDX推進部A氏

皆さんは会社の中でどの部署に所属しているでしょうか?会社には営業部、販売部、広報部、宣伝部など多くの部署があります。部署が違っていても、部署ごとで効果がある使い方ができるのがグループウェアというツールです。部署ごとのグループウェアの使い方などを見ておきましょう。

 

グループウェアって何?

グループウェアとはネットワークを利用し、情報共有やコミュニケーションをすることで、業務の効率化が図れ、コストダウンが期待できるというツールのことです。

メッセージのやり取りができる電子掲示板機能、情報・ファイルをメンバーで共有できるドキュメント共有機能、個人やメンバーのスケジュールを共有・把握できるスケジュール管理機能、資料や写真を共有できるファイル共有機能、会議室などの予約状況を管理する会議室予約機能など、たくさんの機能が一つのシステムに統合されています。

グループウェアは当初は大企業のみで取り入れられていましたが、コストが安くなりクラウド化も進んだ結果、中小企業でも盛んに使われるようになりました。

グループウェアのメリットには、組織内での情報共有が容易になる、社内コミュニケーションが円滑になる、コスト削減につながる、などがあります。

一方デメリットには、情報漏えいのリスクがある、浸透しない危険性もある、初期コストがかかる、などがあります。

 

営業部・販売部って何をする部署?

企業は扱っている商品やサービスを売ることによって利益を生み出します。その利益を生み出すための業務を担当するのが営業部や販売部です。

営業部とは新規顧客を開拓し、提案から契約までを行います。一方、販売部は営業活動のうち、商品やサービスとお金の受け渡しの部分を担当します。既に獲得している顧客に対する購入のサポート役になります。

これらの2つの部署の一番大きな違いは購入意欲の有無です。営業部は購入意欲が薄い顧客に対し商品やサービスの魅力を紹介し、購入意欲をあおる役割があります。一方、販売部が相手にする顧客は、既に購入の意思を固めている顧客になります。

 

営業や販売でグループウェアを使い売上管理をするメリット

グループウェアには日報機能が搭載されているものもあり、営業活動や保守作業などの報告を行うことができます。

顧客管理システム(CRM)と連携すれば、名刺管理のほか、顧客の趣味嗜好など必要な情報を簡単に管理できるようになります。情報の蓄積があれば、担当者が変わっても引継ぎはスムーズで、営業活動に影響はありません。

また営業支援システム(SFA)と連携すれば、営業部門の従業員の業務を効率化・有効化することで中長期的に着実な売上げ向上につながります。

これらのツールを使用することにより煩わしい業務を効率化することができ、売上管理も容易になります。

 

広報部・宣伝部って何をする部署?

広報とは社会の人々に理解してもらい、最終的にファンになってもらうための活動のことを言います。担当者がプレスリリースを作成したりブログ記事を発信したりと、自らメディアに取り上げてもらうための戦略的な活動をする部署が広報部です。発信した記事が新聞や雑誌の記事として実際に取り上げられることによって、結果的に自社情報が社外に伝わります。

一方で宣伝部では、予算を組んで広告代理店などプロの力を借りてテレビCMや新聞広告、チラシなどのさまざまな広告物を制作し、意図的に情報を社外へ広める活動をします。

最近は広報部、宣伝部が分かれている企業もあれば、同じ担当者が両方の仕事を担当している企業もあります。具体的に担当している内容は違っていても、自社の情報を社外へ発信するという点では共通しています。

 

広報や宣伝でグループウェアを使ってのスケジュール管理のメリット

グループウェアにはスケジュール管理機能が搭載されています。この機能では、個人のスケジュールだけでなく、広報部や宣伝部に属するメンバーのスケジュールが共有でき、随時確認できます。日単位、週単位で、誰がどのようなスケジュールが入っているのか一目瞭然です。

各メンバーのスケジュールが可視化されるため、業務の偏りを防ぎ、計画通りに業務を進めることが可能となります。

広報部や宣伝部ではメンバーが交渉などで外出することもよくあります。その場合でもスマートフォン一つでスケジュールの確認だけでなく、変更があれば書き換えも可能となります。

これらの部署では、チラシなどの広告物の調達業務も大事な仕事です。それら外部に頼るスケジュールも入れておけば、納期を気にせず自分の仕事に打ち込めます。

 

部署ごとのグループウェアの使い方について

グループウェアはネットワークを利用し、情報共有やコミュニケーションをすることで、業務の効率化やコストダウンが期待できるツールです。
営業部とは新規顧客を開拓し、提案から契約までを行う部署で、販売部は商品やサービスとお金の受け渡しの部分を担当する部署です。これらの部署では顧客管理システムと連携することで営業活動がスムーズになります。営業支援システムと連携すれば長期的な売上げ向上が望めます。
広報部は社会の人々に理解してもらい、最終的にファンになってもらうための活動をする部署で、宣伝部とはテレビCMや新聞広告、チラシなどを制作し、意図的に情報を社外へ広める活動をする部署になります。これらの部署ではスケジュール管理機能が有効です。
以上のような部署で働く方は、グループウェアを部署に特化した使い方で活用してみましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートDX推進部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、DX推進部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

バックナンバー