コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

部署ごとのグループウェアの活用法とは?②

第68回 21年02月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社にも総務部、法務部、人事部、あるいはそれに類する部署があるはずです。それらの部署ではどのような業務が行われているのでしょうか?また、それらの部署でグループウェアを活用できないのでしょうか?活用可能なグループウェアの機能を中心に考えてみましょう。

 

総務部ってなにをする部署?

総務部は、極端に言うと会社全体に関わる業務の中で、担当する部署がない業務を行う組織です。

具体的には、建物や土地、備品等の管理、文書の管理、株主総会や社内イベントの実施、社内報の作成、各部署への情報伝達などを行います。

経営陣に必要な経営に関する情報を提供することもあります。また、来客対応や電話応対も総務部が行う企業が多いです。

なお、法務部や人事部を置いていない企業では、法務部が行う契約書の作成などの業務、人事部が行う採用や給与計算等の業務を、総務部が行っていることもあります。

 

法務部ってなにをする部署?

法務部の仕事は、大きく5つに分けられます。1つ目は契約・取引法務で、取引先との契約内容をチェックする業務です。紛争を回避するために、あらゆる契約書に目を通し、法律に触れないことを確認します。

2つ目は組織・機関法務で、株主総会や取締役会を運営します。また子会社の設営や株式の発行、定款の変更等も行います。

3つ目はコンプライアンス・社内規定法務で、従業員が安心して仕事ができるよう相談窓口を設営します。また研修やガイドラインを作成し、従業員の意識を向上させます。

4つ目は紛争訴訟対応で、他社とトラブルになった際に弁護士と協力して訴訟の対応に当たります。また相手先と交渉し、訴訟に発展することを未然に防ぐことも大切です。

5つ目は法制度調査です。法律は改定されることが珍しくありませんが、それを調査し周知すること、また従業員からの法務相談を受け付けることも業務に含まれます。

 

総務部・法務部でグループウェアの情報共有機能がおすすめの理由

社内で情報共有がうまくできていないまま業務を行うと、認識齟齬による単純なミスや、対外的な失敗につながります。

情報共有の手段は電話やFAXからメールへと移っています。ただメールでは細かなニュアンスまで伝わらないため、情報の発信者の意図が読み手に伝わらないことも少なくありません。

これを解決するツールにグループウェアがあります。グループウェアの最も大きなメリットは、情報共有の迅速化による業務の効率アップだと言われています。

さまざまなドキュメントやファイルがグループウェア上で一元化され、その業務に携わるメンバーへは漏らさず情報が伝わります。

当事者同士が直接連絡を取り合う必要が無いため、次の行動にすぐに移ることができます。総務部や法務部の業務にはおすすめの機能だと言えます。

 

人事部ってなにをする部署?

人事部の業務は、人材の確保、そして管理と活用といった、経営における最重要要素である「ヒト」の部分を担っている部署になります。

人事部の業務には採用や研修、教育という人材育成・開発の部分、そして人事評価、労務管理や給与計算というオペレーションの分野も含まれます。

採用は年間の採用計画を、企業の経営戦略や事業計画に沿う形で決定し、その計画を元にして採用を遂行するという業務です。企業説明や面接、そして内定に関する連絡や手続きという採用業務全般が含まれます。

また研修や教育においては、企業のビジョンを実現するために必要な人材を育成するために、研修予算の確保も含めて研修計画を立て実行していきます。

従業員の成果を適正かつ公平に評価するための制度を設計し、運用していくのが人事評価です。人事評価制度は、昇給や昇格、それに伴う給与や賞与の設定、計算などにも活用される重要なものです。

また、給与計算では毎月の給与の振り込みの他、源泉徴収票などの発行も業務も含まれます。

 

人事部においてグループウェアの勤怠管理システムを使用するメリット

企業で働くうえで、勤怠管理は本人にとっても、管理部門にとっても大事なことです。勤怠管理は従来から人事部の担当者が行っていましたが、これをグループウェアで行うといろいろなメリットが生まれます。

まず、大きいのが勤怠管理業務におけるコスト、人員が削減できるという点です。それだけにとどまらず、ペーパーレス化によるコストダウンにもつながります。

適切な労働時間管理ができるというメリットもあります。通常の労働時間だけでなく、残業時間、休日出勤、各種休暇などの管理も可能です。打刻も簡単なシステムが多く、打刻漏れなども防止できます。

企業全体の業務・経営の効率化が図れるというメリットもあります。従業員全員の勤怠情報が簡単に集計・管理できるため、部署ごとの仕事量の偏りが可視化されます。忙しい部署への応援や、人員配置の見直しなどが可能となります。

 

部署ごとのグループウェアの活用法について②

総務部は土地、建物、備品、文書などの管理、株主総会や社内イベントの実施、社内報の作成などを行います。法務部の業務は、契約・取引法務、コンプライアンス・社内規定法務など、法律に関する業務が中心です。これらの部署でグループウェアの情報伝達機能を使うと、ミスや失敗の撲滅、情報伝達の迅速化による業務効率のアップが図れます。
人事部は人材の管理を行う部署です。ここではグループウェアの勤怠管理システムが役に立ちます。人員削減やペーパーレス化でのコストダウンが期待できます。
グループウェアには他にもさまざまな機能が含まれています。上記以外の機能にもチャレンジし、業務の効率化を目指しましょう。

 

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著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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