コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

部署ごとのグループウェアの活用法とは?③

第69回 21年03月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

たいていの会社には経理部が、また製造業には製造部や生産管理部があります。これらの部署ではどのような業務が行われているのでしょうか?また、これらの部署でグループウェアを使うメリットは無いのでしょうか?経理部、製造部、生産管理部の業務事情を調べてみましょう。

 

経理部って何をする部署?

企業には経理部という部署が存在します。仮に経理部が存在しなくても、経理の担当者は必ず存在します。

経理部の仕事は言うならば「企業の資金管理」を行う部署です。企業の活動で発生するお金に関する情報を収集し、帳簿を作成するのが基本業務です。

基本業務の中には、現金による各種支払いの残高管理、銀行の入出金管理をする出納業務、売上伝票などを起票し帳簿類を作成する記帳業務、決算書などの集計表を作成し経営者に報告する集計業務、各種手当、社会保険、住民税などを算出する給与計算があります。

日常的な業務としては企業活動の中で発生する現金や預金を管理することや、請求書・納品書・領収書の発行・確認をし、仕訳後に伝票を作成して記帳することが主なものです。

また経理部には月次、年次で行うことが決まっている業務があります。これは月次決算や年次決算を作成し、報告することです。

 

経理部でグループウェアの経費精算システムを使用するメリットとは?

経理部においては経費精算の業務は日常的にあります。難易度が高い業務ではありませんが、数が多くなると時間を取られます。そのような場合、グループウェアの経費精算システムを使うと多くのメリットがあります。

まず、申請・承認作業の手間や負担が軽くなるというメリットがあります。申請書を作成する従業員にとっては、同じことを何度も書く必要がなくなります。また、記入の仕方で悩むこともなくなり、記入ミスも減ります。

経理担当者の確認も楽になります。定期券の経費精算なら、乗車区間を入力すれば運賃が自動的に表示されます。申請書の確認も楽になり、不正な申請も防止できます。

従来の紙の申請と異なり、グループウェア上で申請から承認まで行われるので、ペーパーレス化への可能性が高まります。経費精算における作業や管理に時間を要しないため、業務の効率化が可能となります。

 

製造部って何をする部署?

製造部とは、調達した原材料や部品にさまざまな加工を施し製品にする部署で、製造業では中心となる部署です。

業務には定められた手順があり、それに従って作業を行うことが前提ですが、実際にはそれだけではありません。

エンドユーザーに優れた品質の製品を納期通りに納入するために、効率よく生産するための創意工夫をしたり、更なる品質向上のための取り組みを行ったりすることも含まれます。

このような業務は製造部の中の管理部門として、生産設備や製品品質を管理する業務を行っています。製造ラインと密接に連携しながら、エンドユーザーに満足いただける製品を届けられるよう努力しています。

 

生産管理部って何をする部署?

生産管理部の業務とは、製造業などの「ものづくり」の企業において、生産活動を効率的に進めるということです。

まず、販売計画や受注状況などから製品の生産計画を立てます。それに基づいて原材料をどこに発注するかを決定し、価格交渉をします。

実際の製品の生産は製造部が担当し、生産管理部では生産計画通りに製造が進んでいるかをチェックし、コントロールしていくのが業務になります。

工程管理の中で、生産計画より生産が遅れていたら、原因の究明や改善を行い納期管理していきます。必要あれば生産計画を見直すこともあります。

また製品の売れ行きをたえず確認し、適切な在庫管理をするのも生産管理部の業務です。売れ行きが落ちた時は、原材料の調達を抑え、生産量を減らすなどの臨機応変な対応も求められます。

 

製造部などのコミュニケーション不足にグループウェアが有効な理由

企業が円滑に業務を進めるには社内コミュニケーションが欠かせません。社内の情報共有が上手くいっていないと組織の意識にズレが生じ、思わぬトラブルが発生してしまいます。

最近はSNSやチャットなど、多種多様なツールを活用して社内コミュニケーション促進を図る企業が増えています。特にビジネス向けITツールの代表的なものにグループウェアがあります。

グループウェアには情報共有やコミュニケーションを強化するための多様な機能が備わっています。情報伝達の手段としてはメールよりも手軽で素早く伝えられ、端末さえあればいつでも確認できるため、重要事項の見落としや伝達ミスを減らすことができます。

チーム内はもちろんのこと、異なる部署間や外部の業者とでも業務連絡がスムーズにいけば、仕事の品質及び生産性の向上が期待できます。

製造部はオフィスと異なり、広い現場に従業員が分散して仕事をしています。このような現場において備えてある端末を見て情報が得られれば、職制を通して伝達することなく情報が共有されます。

 

部署ごとのグループウェアの活用法について③

経理部は企業の資金管理を行う部署で、残高管理、出納業務、記帳業務、集計業務などが主な業務です。経理部でグループウェアの経費精算システムを使うと、申請承認業務の手間や負担が軽くなるなどのメリットがあります。
製造部では調達した原材料などから製品を製造します。生産管理部では納期管理をしたり、生産量の調整をしたりするのが業務です。これらの部署ではコミュニケーションが取りにくいという問題があります。そこでおすすめなのがグループウェアのコミュニケーションに関わる機能です。
グループウェアではそれぞれの部署に大きなメリットがある機能が備わっています。他の部署に負けないよう、貴方の部署でもグループウェアを使いこなしましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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