コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

社内掲示板のコンテンツ例とは?

第74回 21年03月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

グループウェアの機能の中に掲示板というものがありますが、皆さんの会社では活用されているでしょうか?これまで掲示板は人がよく通る場所の壁面にありました。アナログなやり方で不便さもありました。その点、グループウェアの掲示板はメリットがたくさんあります。ここでは掲示板に掲載するコンテンツ例を取り上げてみましょう。

 

社内スケジュールを掲載しておくのがおすすめの理由とは?

グループウェアは組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にし、業務効率を向上させてくれるツールです。スケジュール管理、ファイル共有、ワークフロー、掲示板、設備予約など、さまざまな機能が搭載されています。

この中の掲示板とは、社内全体に情報発信ができるものです。発信できる内容は、社長からのメッセージ、管理部門からの連絡事項、社員の近況などさまざまです。

この掲示板に社内スケジュールを掲載しておけば、効率よく情報共有ができます。従業員の中にはテレワークで自宅にいる方もいます。また、営業や出張で社内にいない方もいます。

しかし、社内の壁面ではないグループウェアの掲示板なら、端末さえあればいつでもどこでも見ることが可能です。通知洩れなく全員に伝わるため、スケジュールの見落としも防ぐことができます。

また、スケジュール表を全員にコピーして配布するという手間や経費も削減できます。

 

会社のビジョンや社長メッセージの掲載がおすすめの理由とは?

掲示板は従業員全員に周知したい情報を発信する機能です。内容は自由で、まとまった文章を編集でき、常に最新の内容に更新掲示できます。

時間や場所に関係なく情報共有が可能なため、企業のビジョンや社長からのメッセージといった企業全体の概要を掲載するのに最適です。

社長のメッセージは生で配信することも可能です。しかし、従業員全員が同時にいずれかの場所で見る必要があります。

社内報などで社長からのメッセージを使えることもできます。しかし、社長が発信した内容が、社内報に掲載された時にはすでに古くなっているという問題があります。

その点、掲示板の機能を使えばアップされた瞬間からメッセージを見ることができます。掲示板で企業のビジョンや社長からのメッセージを知ることで従業員の意識改革を促し、自ら考え行動する習慣が身につくため、企業の発展につながります。企業の未来像の達成を従業員と共有し実現できるのです。

 

社内ルールの掲載がおすすめの理由とは?

掲示板では社内ルール、業務マニュアル、ノウハウ、業界の専門知識などの共有も可能です。内容ごとにアクセス制限をかけることもできるので、無関係の方に大事な情報が洩れる心配はありません。

社内ルールなどは、これまで分厚い冊子が各人に配布されていました。頻繁に見る書類ではないため、従業員は引き出しなどの奥の方に収納していました。そして必要な情報が知りたくても、すぐに取り出せなくて困ることもありました。また、自分が知りたい情報がどこにあるのか探すのに時間を要することもあったでしょう。

しかし、これを掲示板で一括管理すると、必要な情報をすぐに探し出せ、業務の効率化が進みます。また、ペーパーレス化になるため、経費の削減にもつながります。

 

「よくある質問」を掲載しておくのがおすすめの理由とは?

「よくある質問」をグループウェアの掲示板に掲載しておくことは、企業にとっていくつかのメリットがあります。

例えば、業務中に何かわからないことがあって困った場合、誰かに質問するという従来の方法では質問を受ける側の時間が取られるだけでなく、何人もの方に同じ質問をされ、同じ答えを返すという無駄が生じます。

その点、グループウェア内に「よくある質問」があれば、そこから情報を探し出すことで解決法をすぐに知ることができ、説明する側の手間が軽減されるのです。

また、社内のメンバーがこれまで培ってきた知識や経験を蓄えておけるので、それまでは特定の方だけしか知らなかったノウハウを社内全体で共有し、認識を統一できるようになります。

顧客への質問対応の履歴などを残しておけば、問い合わせに迅速に対応することもできるというメリットもあります。

 

掲示板のコンテンツ例について

グループウェアの掲示板のコンテンツの一つに社内スケジュールがあります。社内にいない方にも情報伝達できるため、洩れなく伝わります。スケジュールの見落としも無くなります。
企業のビジョンや社長のメッセージも掲示可能です。メッセージを発信してからタイムラグなく従業員が情報に触れることができます。
これまで分厚い冊子が配られていた社内ルールも、掲示板機能でコンパクトに掲示できます。ペーパーレス化で経費削減にもつながります。
業務の過程で、社内や社外を問わず、同じような質問を何度も聞き、何度も答えることが少なくありません。これが煩わしければ、掲示板に「よくある質問」というページも設けておきましょう。手間が省けるだけでなく、ノウハウの蓄積にもなります。
皆さんも必要な情報を考え、掲示板を有効活用してみて下さい。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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