コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

BPMってなに?

第79回 21年04月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

企業の研修でもよく登場する言葉にPDCAがあります。日々の業務でも、これを意識されているでしょうか?また、最近はBPM(ビジネスプロセスマネジメント)という言葉も登場しています。BPMはどういうものなのか、また、どういうメリットがあるのか、などについて考えてみましょう。

 

PDCAってなに?

PDCAとは、Plan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)の4つの単語の頭文字をとった略語です。

PDCAサイクルという呼び方もあるように、Plan、Do、Check、Actionのサイクルを繰り返し行うことで、生産管理や品質管理などの継続的な業務の改善を促す手法です。

Planは目標を設定し業務計画を立てる段階です。DoはPlanで立てた計画を実際に行う段階です。Checkは計画に沿ってできたかどうかを評価する段階です。そしてActionは実施結果を検討し、業務の改善を行う段階となります。

このPDCAは1950年代に品質管理研究の第一人者であった、アメリカの統計学者ウィリアム・エドワーズ・デミング博士と、ウォルター・シューハート博士によって提唱され、現在では品質管理の国際基準にもなっています。

 

BPM(ビジネスプロセスマネジメント)ってなに?

BPM(ビジネスプロセスマネジメント)とは、業務プロセスを可視化し、業務の無駄やボトルネックを発見し、業務プロセスを最適化するということです。極端に言うと、現在の業務プロセスを見直し、よりよい姿に改善していくことになります。

業務プロセスを可視化・実行・改善といったPDCAサイクルを回し、業務課題の解決とその組織能力を形成する経営手法とも紹介されています。

BPMが重要である理由として、日々変化するビジネス環境で、業務の課題を早く見つけ、最適化していくことが、企業の経営にとって必要不可欠だからという点があります。

この手法は、業務プロセスを可視化・設計する手法、業務プロセスを実行・管理する情報システム、これらに基づく業務改革の活動体系の3つの要素から構成されています。

そして、BPMは業務の改善、サービスや営業活動の改善、システムの再構築などさまざまな場面で適用することができます。

 

BPMを導入することによるメリットとは?

BPMを導入する最大のメリットは業務プロセスの可視化で、そのことで素早く問題点を見つけ改善することができるということです。またBPMはそれらを継続していくことができるのが特徴です。そして業務プロセスを全体で共有することで、業務の効率化が図れます。

主な業務プロセスを変更しやすくでき、プロセスの追加も容易となるため、ビジネス環境の変化や新規の立ち上げにも柔軟に対応することができます。

BPMのツールを使えば、各業務間の連携プログラムを開発する必要が無くなるため、開発コストの削減にもつながります。

 

BPMを導入するときに考慮すべきこととは?

BPMの導入にあたってはいくつか考慮しておかなければならない点があります。

まずは基幹システムとの位置関係を明確にしておく必要があります。既存のERP(企業資源計画)にBPMを追加的に実施するのか、これから新たに導入するのかによってBPMの位置付けは大きく異なってきます。まずはどういう位置関係で導入するのかを明確にしておきましょう。

BPMのツールの選択も重要です。BPMツールには可視化を得意とするツールや、分析・モニタリングが得意なツールまで、さまざまなタイプがあります。企業が置かれた状況や、予算に応じたツールの選択が必要になります。

BPMを導入する目的を明確にしておくことも大事です。BPM導入での失敗例には、目的が明確になっていないことがあります。ミーティングなども行い、メンバー全員に導入目的を周知することが大事です。

運用体制も整えておかなければなりません。これまでと業務のやり方が変わると、現場スタッフは大きなストレスを感じることがあります。BPMを円滑に運用するためにも、現場スタッフへの啓もう・教育、マニュアルの整備などは欠かせません。

 

BPM導入の成功事例とは?

BPMの導入は業務プロセスの改善により、企業に利益をもたらします。BPMを導入して成功した大手通信会社では、労働集約的要素と知識・経験といった専門的要素がからんだ業務のワークフロー化をしました。

難易度の高い業務でしたが、マニュアルのルール化、ワークフロー化を進める中でシステム化が実現できました。

反復作業のほとんどが自動化され、大幅に業務時間が削減できたそうです。また、作業精度が向上しただけでなく、チェック作業も楽になり成功を収めました。

大学を始めとする研究機関では公的研究費の使用プロセスの健全化が急務となっています。某大学でBPMを導入し注目を集めました。導入の結果、使用プロセスの健全化だけでなく、プロセスの可視化も実現でき役に立ったと言われています。

これまで2~3週間もかかっていた業務が1週間程度でできるようになったそうです。それだけでなく、ち密な業務プロセスの管理が可能となり、業務の迅速化だけでなく内部統制も強化されたと言われています。

 

BPMという取組みについて

BPMとは簡単に言うと、現在の業務プロセスを見直し、よりよい姿に改善していくということです。これは業務の改善、サービスや営業活動の改善、システムの再構築など、さまざまな場面で適用することができます。
BPMの最大のメリットは業務プロセスの可視化で、素早く問題点を見つけ改善することができるという点です。BPMの導入にあたっては、まず基幹システムとの位置関係を明確にしておく必要があります。
最適のツールを選択することや、導入の目的を明確にすることも必要です。既に大手通信会社や大学での成功例が公表されています。
ビジネスを取り巻く環境は日々変化しています。BPMを活用し、その変化に迅速に対応できるようにしておきましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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