コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

BPMで解決できることには何があるの?

第82回 21年05月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社ではビジネスプロセスマネジメント(BPM)を導入されているでしょうか?組織においては業務標準化など、慢性的に解決できない課題が存在します。ではBPMではどういう課題が解決できるのでしょうか?BPMで解決できることを考えてみましょう。

 

業務標準化ってどういうこと?

業務標準化とは、業務効率・業務品質・安全性などの視点を総合的に踏まえ、最適な業務手順を決め、その業務手順を徹底させることを指します。

その目的は、人による業務のバラツキを無くすこと、業務効率を向上させること、業務品質を向上させ安定的のものにすることなどがあります。

実際の業務標準化の作業においては、業務手順を決め、それを基に業務マニュアルを作成します。

業務手順を決めても、従業員全員がそれを守らなければ業務効率は上がらないばかりかミスも発生します。即ち、業務手順を決めることと合わせ、それを継続的に従業員全員に守らせるようなマネジメントも行う必要があるということです。

人によって業務の手順が異なっていることを整理し、組織として最適な業務手順を決めて徹底させることが業務標準化になります。

 

オペレーションコストの削減ってどういうこと?

企業が経費削減を行う場合に考えなければならないコストに、消耗品などにかかるオフィスコスト、電気・ガス等のエネルギーコスト、業務の中で発生するオペレーションコストの3つがあります。

このうちオペレーションコストとは、主に物流費や人件費のことを指します。例えば、商品の検品、ピッキング、梱包作業、在庫確認、棚卸し、受注処理、出荷指示、お客様からの問合せ対応等々があります。

オペレーションコストを削減する手段の一つにアウトソーシングの活用があります。これにより人件費を、入出荷の量の流動性に合わせたものにできます。

システムの導入もオペレーションコスト削減に役立ちます。人がやっていた受注処理、出荷指示など、自動化できることはいくつもあります。

また、オペレーションコストの削減は働き方改革とも無縁ではありません。テレワークやフレックス制の導入によるコスト削減も期待できます。

 

企業内コミュニケーションを活性化させる方法とは?

企業内のコミュニケーションを活性化するには、いくつかの方法があります。まず報告・連絡・相談をマメに行うという方法があります。このような習慣をつけることで、業務をスムーズに進めることができます。

また社内でのイベントを開催し、労働時間外で従業員同士が交流する場を設けるという方法もあります。また、社員食堂があれば、休憩時間に従業員が一緒に食事やお茶をしたりして、コミュニケーションをとることも可能です。

かつて冊子で配布していた社内報をメールマガジンや社内SNSによって流し、情報を共有するという方法もあります。大きな企業であるほど従業員同士の交流は難しくなりますが、社内報によってどんな従業員がいて、どのような仕事をしているのか知ることができます。

コロナ禍が続く昨今、Web会議によりコミュニケーションを活性化させることもできます。特に自宅での作業が多くなっている場合、その進歩状況の確認やミーティングをオンラインで行う方法は重要になります。

 

属人的ノウハウ共有のためにBPMが役立つって本当?その理由は?

BPMの導入で解決できる課題の一つに、属人的ノウハウを共有できるという点があります。どの企業でも、「この仕事はあの人にしか分からない・できない」ということがあるはずです。

BPMにより業務の可視化ができると、この属人的ノウハウは共有できるようになります。業務を可視化するとともに、マニュアルを用意しておけば、その担当者が不在の時でも別の従業員が代わり行うことができます。また仮に担当者が退職するようになっても業務の引継ぎはスムーズです。

業務の可視化により、企業全体の仕事の流れが把握できるようになります。どの従業員が何をしているのかも分かります。その結果、担当者がミスをしても、他の従業員がカバーすることもできます。

 

BPMでコンプライアンスの強化ができるのはなぜ?

急速に変化する社会情勢に対応できる基盤を作り、競争力を高めるという観点でのBPM導入が進む一方、コンプライアンス(法令遵守)の一環としてビジネスプロセスの見直しが避けられないという状況にあります。

企業の不祥事は後を絶たず、コンプライアンスに対する注目は消えることはありません。BPMの仕組みを構築するうえでコンプライアンスは必要不可欠な要素となっていますが、BPMの構築でコンプライアンスが強化できるという側面もあります。

BPMは、昨今の課題ともなっているコンプライアンスへの、さまざまな対応を差し置いて導入することはできません。

個人情報保護法を含む法令は年々強化されています。その結果、企業のビジネスプロセスや情報に対する整備・管理への規制は強まっています。

BPMではビジネスプロセスの流れに沿って、企業の重要な情報がやり取りされます。情報漏えいに限らず、コンプライアンスの強化に十分考慮する必要があるということです。

 

BPMで解決できること

企業の課題の一つである業務標準化とは、人によって業務の手順が異なることを整理し、組織として最適な業務手順を決めて徹底させることです。
物流費や人件費などのオペレーションコストは、システム導入や働き方改革により削減できます。企業内のコミュニケーションの活性化には、徹底したホウレンソウ、メルマガの活用、Web会議の利用などがあります。
BPMにより業務の可視化ができると、「あの人しか分からない」という属人的ノウハウは共有できるようになります。BPMの仕組みを構築するうえで考えなければならない要素の一つにコンプライアンスがありますが、BPMの構築でコンプライアンスが強化できるという側面もあります。
社会情勢は日々変化しています。その中でも他社との競争力を高めるため、BPMの導入をお考え下さい。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

バックナンバー