コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

社内コミュニケーションが不足する原因と解決方法とは?

第85回 21年05月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

業務を上手く遂行するにはコミュニケーションは欠かせません。コロナ禍でテレワークが進んでいますが、皆さんの会社ではコミュニケーションに問題は無いでしょうか?ここでは社内コミュニケーションが不足する原因と解決方法について考えてみましょう。

 

社内コミュニケーションが不足するとどうなる?

従業員同士、上司と部下、異なる部署間、対顧客など、業務は人と人とのコミュニケーションの上に成り立っています。コミュニケーションが重要であることをたいていの方は認識していますが、現実には上手く取れずに悩むことが少なくありません。

例えば、コミュニケーション不足で従業員同士の関係が希薄になると、個人のスキル任せの業務になり成長が見込めません。また、連携が無いことにより共通の目標意識も芽生えず、個人プレーが増えることになります。そうなると業務の効率化が図れないばかりか、離職率が高まることにもなります。

そうした悪循環を防ぐためにも、横のつながり、部署を超えての連携など、円滑な社内コミュニケーションが必要となります。

 

部署間でのコミュニケーションが不足する原因とその解決策とは?

部署間でのコミュニケーションが不足する原因としては、縦割り意識が強い、部署間の競争が激しい、そもそも他部署に関わる機会・場所がない等があげられます。

まず、縦割り意識や部署間の競争の問題を解決するには、人の異動を増やす、情報共有を促進させる、部署間横断のプロジェクトを増やし複数のプロジェクトに参画させるなど、組織のあり方から見直す必要があります。

一方で、他部署に関わる機会や場所がない場合、社内に休憩スペースやミーティングスペースなどを設置する、複数の部署共同の研修を行う、業務に関係ないことも発信できる社内SNSを立ち上げる、社内イベントを開催する等が考えられます。

部署間のコミュニケーションは、最終的に個人のコミュニケーション能力に依存します。どの解決策においても、リーダーが1人1人を気にかけることが肝心です。

 

経営陣と従業員とのコミュニケーション不足の原因とその解決策とは?

そもそも、経営陣と従業員とのコミュニケーション不足は当たり前のことと考えられていました。

原因としては、顔を合わせる機会が少ない、意見を述べ合う機会や場が設けられにくいという点があります。さらにテレワークの導入により、コミュニケーションを取る機会のさらなる減少や、双方向のコミュニケーションが難しくなるという原因もあります。

経営者と従業員の間と言っても、コミュニケーション不足があることは組織にとってよくありません。毎日決められた時間にコミュニケーションを取る場を設けたり、一対一の面談で従業員の現状を把握したりする方法があります。最近はアプリを使って、相互コミュニケーションを取れるようにしている企業もあります。

 

テレワークでコミュニケーションが不足する理由とその解決方法とは?

テレワークでは、従業員同士が離れた場所で業務を行うため、リアルタイムで会話することが少なくなることでコミュニケーション不足となります。ただ、それを補おうと電話をするようでは業務効率も低下してしまいます。

メールやチャットを活用するのもいいですが、文章だけになるので細かなニュアンスの違いや、意味の取り違えが起きる可能性もあります。

こうしたことを防ぐための解決方法としては、コミュニケーションツールをうまく活用することがあげられます。

最近では気軽に導入できるチャットやWeb会議システムなどを活用してコミュニケーションをとることで、業務効率を維持することができます。

また定期的に少人数での出社日を設けることも有効です。実際に人と会って会話することでリフレッシュできたり、気持ちを切り替えることができたりというメリットもあります。

 

コロナ禍でも社内コミュニケーションを活性化させる方法とは?

コロナ禍でテレワークが増えたこともあり、今までお互いを気遣い合い、励まし合いながら同じ目的に向かって仕事を進めていた仲間とのコミュニケーションがなくなり、仕事の相談やストレスの発散ができないことでモチベーションが保てなくなっています。

従業員同士が顔を合わせないからといって、コミュニケーションをないがしろにされるようでは業務も上手くいきません。今のコロナ禍の時代だからこそ、よりきめ細やかな報告や連絡が求められるのです。

そこでよく利用されるのが電子メール、掲示板、ファイル共有などスムーズなコミュニケーションに必要な機能が搭載されたグループウェアの活用です。伝えたい相手、求められるスピード、情報の性質によって使い分けられ、コミュニケーション不足を解消してくれます。

 

社内コミュニケーションが不足する原因と解決方法について

日常の業務は人と人とのコミュニケーション無しでは進みません。しかし現実はコミュニケーション不足により業務効率化が図れなくなること、離職率が高まることにつながっています。
原因としては、縦割り意識が強い、他部署に関わる機会が無いなどがあります。人の異動を増やす、複数の部署共同の研修を行うといった解決方法があります。日頃、顔を合わせることが少ない経営陣と従業員のコミュニケーション不足は、決められた時間に対話の場を設けるなどの対策があります。
コロナ禍に加えてテレワークが定着することで、コミュニケーションはさらに取りづらくなっています。これを解決するにはグループウェアなどのコミュニケーションツールを活用するのがベストです。
皆さんの会社でも、グループウェアの上手な活用で、コミュニケーション不足を解消してみてはいかがでしょうか。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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