コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

業務効率化の方法とは?②

第90回 21年06月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

皆さんの会社では業務効率化の目的で、何か具体的に取り組んでいることはあるでしょうか?ここでは業務効率化に効果があるアウトソーシングの活用、ワークフローの効率化、タスク管理システムの活用、業務マニュアルの作成について考えてみましょう。

 

アウトソーシングってなに?業務の効率化にどうつながるの?

労働人口の減少に伴い、大手企業を始め中小企業でもアウトソーシングの導入を進める企業が増えています。そのアウトソーシングとは、従来は自社で行っていた業務の全て、あるいは一部を外部の業者に委託することで、自社の業務を効率化させる手法の一つです。

アウトソーシングにより、自社の人材をコア業務に集中させることで業務の効率化につながると共に、人件費等のコスト削減を図ることができます。

又、アウトソーシング先の持つ、自社には無い専門技術を積極的に活用できる等のメリットもあります。更に、新たな設備投資を必要としないため、投資のリスクを抑えることも可能になります。

 

ワークフローの効率化ってどうやるの?

ワークフローの効率化をするには、まずワークフローの構成要素を洗い出すことから始めます。一つの流れであるワークフローの中にはさまざまな処理やタスクが含まれています。それぞれに対し、担当者名・部署名、作業の工程や使用ツール、必要なスキル、作業にかかる時間、作業が発生する頻度を可視化していきます。

これができたら次に効率化する業務を選択します。定型化が図りやすい業務、発生頻度が多い業務、単純な業務などは効率化の対象となりやすいです。

次にその効率化の方法を考えます。その際、排除、統合、交換、簡略化・単純化という視点で考えると分かりやすいです。

業務が効率化できたら、それで終わりということはありません。検証と評価、さらなる改善策の立案が必要となってきます。

効率化できたかどうかは、実際に試してみなければその効果を正しく評価することはできません。そのうえで継続的改善手法であるPlan、Do、Check、ActionというPDCAサイクルを回すことで、より高い成果を上げる改善案の立案が可能となります。

 

タスク管理システムを使うとなぜ業務の効率化が図れるの?

業務の効率化で大切になってくるのが、それぞれの業務を誰に振り分けるかを考えたり、進捗状況を確認したりするタスク管理です。

その目的のツールであるタスク管理システムを使うと、従業員は割り当てられた業務が明確になることで、業務の抜け漏れやミスを防ぐことができ、企業全体としても業務の全貌を把握しやすくなります。

そして、重要度の高い業務を徹底的に管理したり、遅れている担当者を助けたりと、効率よく作業することができるというメリットがあります。

業務を可視化することで、業務プロセスなどの見直しも行いやすくなり、生産性の向上にもつながります。

ITツール内で日報を書くことで、「誰がどの工程にどのくらいの時間をかけているのか」ということを知ることができたため、改善しなければならない問題が一目で分かり、案件を重ねるごとに効率よく短時間で業務を仕上げられるようになったという例があります。

 

業務マニュアルを作ることはなぜ業務効率化につながるの?

作業のスピードには個人差があるため、業務の達成度合いは人によって異なります。この問題を解決する方法の一つに、標準的な業務を説明する業務マニュアルがあります。

本来業務マニュアルとは、指導者に頼らず誰でも業務を遂行できるようにするためのものです。新しく入ってきた従業員にとっては、すべてを聞くことなく自分で仕事の進め方を学ぶことができます。また、指導係にとっても一から十まで教える必要がなくなり、自分の業務に集中できるというメリットがあります。

しかしマニュアルを準備する場合、それを管理し、メンテナンスしていく担当者を決める必要があります。きちんとしたマニュアルを作り管理することができれば、業務内容を従業員全体で把握できるようになります。そして、もし急な退職者が出た場合でも、慌てることなく業務を継続できます。

 

業務効率化を進める上で注意しなければならないこととは?

業務効率化をすすめる上で注意しなければならないことが5つあります。

1つ目は急な変化、大きな変化により従業員の負担が増加してしまうということです。従業員の負担が増加しないよう事前の周知・研修が必要です。

2つ目は過度な業務時間の締め付けにより、業務の品質が低下してしまうということです。

また、3つ目は業務効率化の目的を見失い、手段ばかりが目的となってしまうということです。そうなると、本来の成果を達成できない結果となってしまいます。

4つ目はしっかりと効果検証を行わないと、誤った手段ばかりを遂行してしまうことになるということです。PDCAサイクルを回し、業務効率化のために打った施策がしっかり効果を発揮しているか確認し、改善して進める必要があります。

5つ目は現場をしっかりと把握する必要があるということです。現場を知らない従業員が手段を設定すると、現場の実態にそぐわない内容となってしまい業務効率が落ちてしまう可能性があります。

 

業務効率化の方法について②

アウトソーシングとは、自社で行っていた業務の全て又は一部を外部の業者に委託することで、自社の人材をコア業務に集中させることで業務の効率化につながります。ワークフローを見直すことでも業務効率化が図れます。
タスク管理システムを使うと、重要度の高い業務を徹底的に管理したり、遅れている担当者を助けたりできるため、業務の効率化ができます。業務マニュアルがあれば指導者がいなくても業務内容が把握しやすくなり、業務効率化につながります。
業務効率化が進めばムダを省けコストも削減できますが、進める上では、急激な変化、過度の締め付け、業務効率化の目的の喪失などを無くすことが大事になります。このような点に注意し業務効率化に取り組みましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

バックナンバー