コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

デジタル稟議って何?

第95回 21年07月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

感染症拡大により行政面のデジタル化に遅れがあることが分かりました。その点、企業におけるデジタル化は業務効率化やコスト削減のための武器となっていると言えます。ここでは、企業などの組織で日常的に行われている稟議ということに絞ってデジタル化を考えてみましょう。

 

稟議書って何?

稟議書とは会社内で意思決定が必要な時に作成される書類です。個人の権限だけでは決定できない事柄を起案し、その後に承認が必要な各部署や上位役職者へと順に回していくことで会社の総意とします。

稟議書を作成する具体的な例として、取引先と何かを契約する場合や、人材の採用をする時、物品の購入時などがあります。

個人や直属の管理者が決定権を持つ場合には必要ありませんが、その決定権限を越えてさらに上位の役職者である部長や社長の承認が必要になる大きな事柄に関して作成されるケースが多いです。

ある程度大きな規模の会社では若手社員も作成することがあり、フォーマットは組織ごとに決まっていることがほとんどです。

 

通りやすい稟議書を書くポイントとは?

稟議書は意思決定の権限をもつ上層部に承認を得るために起草しますが、通りやすい稟議書を書くポイントは、その草案のメリット、デメリットが上層部に伝わるかどうかです。具体的には、詳細なデータや根拠を明記して、稟議内容の必要性を理解してもらうということです。

また、費用対効果や他の案の差別化も重要です。デメリットについては、解決策を同時に提示することで、より根拠が明確になります。

稟議書に記載する事項として、もう一つ大切なことがあります。それは予算です。初期投資としてどのくらいの予算が必要なのかはもちろんですが、内容によってはランニングコストについても明記するとより信頼性が高まります。

また、申請内容が当初の計画の予算内なのか、予算外ならば回収の見込みがあるのかについても触れると、「承認できる内容である」という根拠となります。

 

稟議書を電子化するとどんなメリットが有るの?

稟議書とは従来、紙ベースで作成されることが多いものです。紙で作成された稟議書は印刷やファイリングなどの管理の手間、各承認がどこまで行なわれているかの把握など、どうしても時間や作業効率の悪さを招いてしまうものです。しかし、稟議書を電子化することでその点は大きく改善されます。

まず、紙で印刷することがなくなるので大幅なペーパーレス化が進み、余計なコストが抑えられます。さらに、実際に場所を用意して管理、保管する手間が無くなります。

また、電子化しているので押印する必要がなくなり、申請者が稟議書の承認が現時点でどこまで進んでいるかを、いつでも確認することができるようになります。

 

稟議書を電子化するデメリットとは?

稟議書を電子化するデメリットの一つが、慣れるまでは担当者の負担が増えるという点です。

電子化した書類は画面上での扱いとなるため慣れない方もいます。これを防ぐには、電子書類の扱いや操作方法に関しての事前説明や研修を行い、導入後もサポート体制を整える必要があります。

コストがかさむというデメリットもあります。システムの中には高機能で高額なものもあります。紙で稟議書を作成していた頃よりコストがかかってしまっては意味がありません。自社のシステムに適したものであるかを導入前に検討する必要があります。

また、既存の書類を電子化するのに時間がかかるというデメリットもあります。既存の紙文書をそのまま保管すると、スペースや保管コストがかかります。これらを電子化するにはスキャナーや手入力によって行ないますが、これには時間と労力がかかります。

 

テレワークで稟議をスムーズに行う方法とは?

本来、稟議のための書類は担当者が作成・回覧の上、職制が承認し、最終決裁者の承認を経て内容が実行されるという手順となります。

誰がどこにいるかが分かるオフィス内での稟議の流れは想像できますが、テレワークが進むと稟議をスムーズに行うのにはどうすればよいのでしょうか?

テレワークでは離れた場所でインターネットや電話などを利用しコミュニケーションを取っています。

このような環境下での稟議で活用したいのがICTツールです。その中でもおすすめはグループウェアに搭載されたワークフローシステムの活用です。

ワークフローシステムで承認してほしいことを入力しリクエストすれば、提案内容などの詳細を関係者が確認できます。内容を確認し承認しますが、全員が情報共有できるので漏れることなく承認作業が進みます。

ハンコのための出社削減、承認期間の短縮、承認状況の可視化などのメリットもあり、最終的にはコスト削減にもつながります。

 

デジタル稟議について

稟議書とは会社内で意思決定が必要な時に作成される書類で、個人の権限だけでは決定できない事柄を起案し、承認を経て会社の総意を得るというものです。
稟議書作成上のポイントには、メリット・デメリットが伝わること、予算を明確にすることなどがあります。稟議書がデジタル化されると、ペーパーレス化によりコスト削減ができます。また、ステータスの確認も容易です。ただ、慣れるまでに時間を要したり、電子化するのに時間がかかったりするというデメリットがあります。
テレワークで稟議をスムーズに行うには、ワークフローシステムなどのツールを使うのがおすすめです。新しく導入したシステムは最初から100%の効果は出ません。しかし、それは時間の経過とともに解決できると考え、デジタル化の流れを止めないようにしましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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