コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

ワークフローを改善する方法とは?

第96回 21年07月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

業務の効率化が進むにつれ、職場で使われる新しい言葉も増えています。皆さんは以前から使われているワークフローという言葉はもうお分かりでしょうか?ここでは日常の業務で軽視するわけにはいかないワークフローについて少し考えてみましょう。

 

ワークフローってなに?ワークフローを改善するとどうなるの?

企業にお勤めの方が耳にすることが多い言葉にワークフローがあります。ワークフローは、ルーチン化した業務において、それぞれの作業の過程を分かりやすくまとめたものです。

ワークフローでは、必要な書類に不備があること、書類を提出してから承認されるまでに数日を要すること、誰に書類を提出すればよいのか分かりにくいことなどの問題が何度も起こります。ワークフローを改善するためには、細かなフローをまとめて徹底するなどの工夫を行うことが大切です。

ワークフローの問題を解決すれば、他の仕事に時間を回せるようになったり、書類の提出率が上がったりするなどのメリットが生まれます。

 

ミスを防ぐためのワークフローの改善方法とは?

仕事にミスはつきものですが、ミスがあると業務が滞ってしまいます。できる限りミスを防ぐためにワークフローを改善する必要があります。

ワークフローを改善するには、オペレーションミスの防止、ワークフローシステムを使っての入力作業ミスの防止など、事務作業ミスの防止が大切になります。

改善にあたっては、業務ミス管理表を使って業務ミスの可視化を行うことで、ミスの再発を最小限に抑えることができます。

また、業務フロー図を作成することで、何度も繰り返し起こるミスの原因を発見することができます。

オペレーションミスの場合は、オペレーションミス防止・事務ミス防止研修を行うのが効果的です。

 

タイムロスをなくすためのワークフローの改善方法とは?

ワークフローにおけるタイムロスを改善するためには、ロスを起こしがちな問題点をあげていき、それらを一つ一つ見直していくことが必要になります。

例えば「書類の数や種類が多すぎる」という場合には「可能な限りフォーマットを改善・統一して管理しやすくする」、「承認者が多すぎる」という場合には「承認工程を見直して承認者を最小限に抑える」、「承認者が不在のことが多く待たされる」という場合には「誰かに代理権限を持たせるかオンライン化を検討する」、などの改善策があげられます。

そこでコンピューターによるワークフローシステムを導入すれば、これら複数の改善点をまとめてクリアできます。

PCやスマートフォンなど、個人の端末から書類の提出や承認ができるようになるため、書類を探したり承認者が戻ってくるのを待ったりするといったタイムロスの削減が期待されます。

さらにワークフローが可視化されるため、「フローのどの部分が停滞しやすいのか?」「書類のどこが分かりにくいのか?」といった問題点も明確になり、更なる改善にもつながります。

 

よくあるワークフローシステムの問題点とは?

ワークフローを改善する目的でワークフローシステムを導入することがありますが、使い勝手が悪ければシステムに業務を合わせなければならないという事態になりかねません。

そのような失敗を防ぐには、自社の業務に合ったシステムを選ぶこと、カスタマイズしやすいシステムを選ぶことが大切になります。

ワークフローシステムの問題には他にも、従業員になかなか浸透しないということもあります。電子化するより、以前の紙によるやり方の方がよかったというケースです。

また、従業員の中でセキュリティ面での知識や意識が低く、セキュリティリスクが上がるという問題もあります。

このような問題を防ぐには、システムを理解し、従業員に理解できるように説明することや、あまり複雑でなくシンプルで使いやすいワークフローシステムを選ぶことが大切です。

さらに、セキュリティリスクの面では従業員の意識改革はもちろんのこと、IDやパスワードの管理を徹底することが大切です。

 

新しいワークフローを従業員に意識させる方法とは?

これまでのワークフローが新しくなった際に、従業員間で認識の差が発生したり、すぐに定着しないということはよくあります。

従業員同士でミーティングを行なう機会を増やして、方針や目標などをしっかりと伝えて、認識してもらうというやり方もありますが、従業員が多い企業や、外回りの方が多い企業では時間を作って皆に徹底するのは少々ハードルが高くなります。

そのような場合、社内での情報を可視化して共有できるアプリを使うと、目標設定や進捗状況、情報の共有など、さまざまなことを一斉に伝えることができて便利です。

リーダーにとっても、同じことを何度も言わなくて済むので負担が軽減されるというメリットがあります。

 

ワークフローを改善する方法

ワークフローとは、一つの業務の流れを分かりやすくまとめたものです。ワークフローが改善できれば業務の効率化が図れ、余った時間を別の業務に回せるといったメリットが生まれます。
ワークフローにおける業務ミスを防ぐには、業務ミスの可視化をすることが大事です。ワークフローにおけるタイムロス防止には、ワークフローシステムの導入が効果的です。導入したワークフローシステムでよくある問題には、システムがカスタマイズにしにくいことや、従業員になかなか浸透しにくいといったことがあります。
いろいろな取組みの結果でワークフローが改善されたら、社内で情報を共有できるアプリを使って情報共有すれば、新しいワークフローも末端まで周知できるでしょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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