コラム

業務ツール考察『徒然なるままに、、、』

社内ポータルってなに?

第99回 21年07月更新

鈴与シンワートマーケティング部A氏

ITが進歩するにつれ、業務をするうえでの効率化やコストダウンが進んでいます。今回取り上げるのは社内ポータルという仕組みです。社内ポータルというのはどのようなことを言うのでしょうか?メリットやデメリットも合わせ、社内ポータルについて考えてみましょう。

 

社内ポータルってなに?

社内の情報を簡単に知るために欠かせない役割を果たす仕組みとして、社内ポータルと呼ばれるものがあります。

ポータル(portal)には「入口」とか「玄関」という意味があります。それにより、社内ポータルとは社内で使うアプリケーションへのアクセスで、最初に通る「入口」ということが想像できます。

社内ポータルは、あちこちに散らばっている社内の情報に短時間でたどり着けるという利点があります。

しかし、便利だからといって考えを深めないまま社内ポータルを使い始めると、社内で上手く活用されなかったり、アクセスできる情報が少なくなったりするなどの問題が生じることもあります。

そのため、各地に点在している事業所間でのコミュニケーションを迅速に取れるようにするなど、目的を明確にして導入することが求められます。

さらに、社内ポータルに関して専門で管理する従業員を複数人置いて、社内ポータルに関する質問やトラブルにいつでも対応できるようにしておくことも大切です。

 

社内ポータルの役割ってなに?

社内ポータルが担う役割の一つが、一度のアクセスでさまざまな情報が閲覧できるため、業務の効率化が図れるという点です。

迅速かつ円滑な情報共有を行うという役割もあります。情報の集約によりアクセスが習慣化されれば、より情報共有の浸透度合いも増します。

また、コミュニケーションを活性化するという役割もあります。部署や業務内容、勤務場所に違いがあっても、社内ポータルを介せばコミュニケーションが容易に取れます。

 

社内ポータルを使うメリットとは?

社内ポータルを使うメリットには、「従業員同士の交流が活発になる」、「社内情報へのアクセスが簡単になる」、「リモートワークが進みやすくなる」といったものがあります。

まず従業員同士の交流については社内SNSが活躍します。今はメッセージアプリなどで情報交換するケースもありますが、専用の社内SNSはそれ以上に社内情報の共有や意見交換が活発に行えます。

また社内情報へのアクセスがしやすくなることで、作業全体の効率化が図られます。例えば社内にある特定の端末からしかアクセスできないシステムの場合、そこへ移動するための時間や、先に使っている方の作業が終わるまでの待ち時間などが発生してしまいます。

しかし社内ポータルで自分のPCやスマートフォンからアクセスできるようになれば、そういった無駄を省くことができるのです。

さらに会議室の予約システムや各部署のスケジュールカレンダーなども社内ポータルで一括管理していけば、それぞれの仕事状況が見えやすくなり効率的なコミュニケーションが可能となります。

特にリモートワークの重要性も増してきている今日は、何かある度に直接顔を合わせて確認に出向くよりも、インターネットを介して情報を素早く正確に共有できるのが理想的です。社内ポータルは遠隔地からの情報共有に大いに役立ちます。

 

社内ポータルを使うデメリットとは?

社内ポータルを導入するに際して考えられるデメリットの一つが、社内ポータルそのものの管理に手間がかかるという点です。

目的のアプリケーションに素早くアクセスするためには、ページデザインが見やすいものになっている必要があります。これが不十分だとアプリケーションが使いづらいものとなってしまうことがあります。

また、新たなアプリケーションの導入や新着情報などに合わせて、ある程度頻繁に社内ポータルのページの仕様を更新していく必要があります。この作業を怠ると、社内ポータルやその先のアプリケーションの利用頻度が徐々に減り、やがては無駄な経費と考えられることになってしまいます。

社内ポータルサイトは自社の重要な情報が集約されています。そのためセキュリティ対策を常に万全にするという管理も必要となります。

 

社内ポータルとグループウェアの違いってなに?

社内ポータルサイトでは多くのアプリケーションが一目で分かるようにまとめられています。言うならば、社内ポータルとは「社内で使うGoogleやYahoo!」というイメージになります。

社内ポータルサイトは単なるアプリケーションの入口にとどまらず、より多くのサービスと連携するため、今まで以上の情報やサービスを抱え込むことが求められるようになってきました。

そういう経緯でグループウェアもそのサービスの一環として、社内ポータルに組み込まれることが増えてきました。要するに、グループウェアは社内ポータルの一つのサービス、あるいは一つのアプリケーションと考えることができます。

 

社内ポータルについて

社内ポータルとは、社内で使うアプリケーションの入口と考えられます。そのメリットには、従業員同士の交流が活発になる、社内情報へのアクセスが簡単になる、リモートワークが進みやすくなるという点があります。逆にデメリットとして、管理に手間がかかるといったことがあります。
社内ポータルはアプリケーションの入口にとどまらず、多くの情報やサービスを抱え込むことが求められています。グループウェアもそのサービスの一環となり得るので、グループウェアは社内ポータルの一つのサービスと考えることができます。
社内ポータルを活用するにあたっては、その役割やメリット・デメリットを十分に把握したうえで利用するようにしましょう。

著者プロフィール(鈴与シンワートマーケティング部A氏)

2016年鈴与シンワート株式会社へ中途入社し、マーケティング部に所属し、今年で4年目。
元々はアシスタント業務をしていたが、現在は宣伝広告・広報担当として自社サービス、IT業界のマーケットを勉強中です。
日々の学習成果をコラムに綴り連載予定!!
よろしくお願いします。

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